Perché non si può più fare a meno delle fatture automatiche per clienti e fornitori

La fatturazione, che si tratti di quella dei clienti o dei fornitori, pone molte sfide a un'azienda. E questo diventa ancora più evidente con l'aumentare dell'attività e quindi del carico di lavoro amministrativo.

Le organizzazioni dedicano troppo tempo ad alcune attività legate alla fatturazione. Eppure queste attività aggiungono poco valore, anche se gravano pesantemente sui costi di gestione.

La soluzione a questo problema è una sola: l' automazione.

Grazie alla tecnologia, alcune operazioni possono essere svolte da macchine o software, senza l'intervento diretto dell'uomo. Interessante, vero?

L' automazione delle fatture presenta molti altri vantaggi, come illustrato in questo articolo scritto in collaborazione con Charlène Serayet, amministratore delegato di Dasmind ed esperta di gestione amministrativa. Scoprirete anche alcuni esempi di strumenti che vi aiuteranno a fare il grande passo.

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Che cos'è l'automazione delle fatture?

Per automazione delle fatture si intende il meccanismo per cui molte fasi del processo di fatturazione vengono digitalizzate e svolte dalla tecnologia.

L'obiettivo? Risparmiare tempo nelle operazioni contabili ed evitare una gestione dispendiosa.

Questo processo va necessariamente di pari passo con l' utilizzo di una tecnologia dedicata, solitamente un software, sia esso :

• fatturazione;
• contabilità;
• fatturazione elettronica, ecc.

☝️ L'automazione delle fatture riguarda sia le fatture dei clienti che quelle dei fornitori e fa quindi parte dei cicli procure-to-pay e order-to-cash.

Come funziona l'automazione delle fatture?

I meccanismi di automazione possono intervenire in molte fasi del processo, a seconda della soluzione installata.

In breve, quasi tutto può essere automatizzato 🤖.

Per la fatturazione dei fornitori

Il processo di fatturazione dei fornitori consiste tradizionalmente nelle seguenti fasi:

• ricezione della fattura ;
• inserimento dei dati nel sistema contabile
• riconciliazione del documento con gli ordini di acquisto o i contratti;
• approvazione ;
• pagamento ai fornitori.

Grazie all'automazione, le macchine fanno il lavoro al posto vostro per ognuna delle operazioni sopra descritte.

💡 A d esempio:

• ricezione delle fatture in formato elettronico, via e-mail, portale fornitori, integrazione EDI, ecc;
• configurazione di regole per verificare che il documento contenga tutte le informazioni obbligatorie;
• acquisizione dei dati tramite la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), che estrae le informazioni chiave e le trasferisce direttamente alla contabilità;
• confronto dei dettagli della fattura con i dati dell'ordine di acquisto e della bolla di consegna e segnalazione delle discrepanze per una revisione umana, se necessario;
• impostazione di flussi di lavoro per inoltrare il documento alle persone appropriate per l' approvazione, in base a regole predefinite;
• impostare autorizzazioni di pagamento elettronico per le fatture approvate, con opzioni quali trasferimenti bancari automatici o pagamenti con carta di credito;
• archiviazione elettronica dei documenti.

Per la fatturazione dei clienti

Per quanto riguarda i clienti, è altrettanto possibile affidare i propri compiti a un software, che si adatterà alle fasi specifiche del processo:

• emissione della fattura
• invio del documento al cliente
• monitoraggio e riconciliazione dei pagamenti
• solleciti in caso di ritardo nei pagamenti
• registrazione dei pagamenti ricevuti;
• aggiornare i file dei clienti.

Anche in questo caso, la tecnologia si rivelerà utile in diversi modi.

💡 A d esempio:

• generazione di fatture in pochi clic a partire dalle informazioni sull'ordine o sul cliente, applicando modelli predefiniti;
• trasmissione del documento via e-mail o tramite portali online per i clienti, secondo un calendario specifico;
• identificazione dei pagamenti in sospeso o in ritardo;
• confronto dei pagamenti ricevuti con le fatture emesse;
• solleciti automatici via e-mail o SMS, secondo le proprie regole e scenari (il software è in grado di adattare il tono al tipo di cliente);
• registrare i pagamenti ricevuti e aggiornare i conti dei clienti.

Perché automatizzare la fatturazione? I 5 vantaggi principali

#1 Risparmio di tempo

I processi di fatturazione, sia per i clienti che per i fornitori, occupano una grande quantità di tempo per i dipendenti. Tuttavia, è impossibile ignorarli, perché comportano un'enorme posta in gioco dal punto di vista finanziario, legale e relazionale.

Grazie all'automazione, le ore passate a svolgere attività manuali come :

• produrre fatture a mano
• controlli e convalide varie
• sollecitare i clienti
• registrazioni contabili, ecc.

Il software se ne occupa per voi! E questo riduce i costi delle risorse umane e libera banda da dedicare ad attività più strategiche.

😀 Maggiore efficienza significa anche tempi di elaborazione più brevi. Un motivo in più per migliorare le relazioni esterne, soprattutto con i fornitori, che saranno felici di essere pagati più velocemente!

#2 Ridurre il rischio di errori

Ci dispiace dirlo, ma il vostro cervello è più fallibile di una macchina 🤯!

In altre parole, gestire le fatture a mano è fonte di errori, a maggior ragione se si tratta di una grande quantità di documenti: refusi, errori di calcolo, ecc.

Con l'automazione, tutti i dati circolano tra i sistemi e vengono utilizzati per eseguire le operazioni di inserimento, verifica e calcolo dei dati (ad esempio dell'IVA) senza l'intervento umano.

☝️ Un altro problema che spesso si presenta nei processi di fatturazione è la perdita di documenti tra i vari reparti o durante l'archiviazione. Ma questo problema appartiene ormai al passato, poiché è ora possibile automatizzare l' archiviazione dematerializzata delle fatture.

Una parola dall'esperto

Oltre a risparmiare tempo, ridurre gli errori umani e garantire una gestione più fluida del flusso di cassa, è importante sottolineare che l'uso degli strumenti di automazione non si limita ai processi tecnici, ma può anche migliorare le relazioni con i clienti.

Le fatture inviate in modo rapido e costante creano fiducia ed evitano i ritardi di pagamento. Lo stesso vale per le relazioni con i fornitori, dove l'automazione consente di concentrare gli sforzi su attività a maggior valore aggiunto, come l'analisi finanziaria e la strategia di espansione.

Charlène Serayet,

#3 Conformità

L'utilizzo di una soluzione di fatturazione facilita il rispetto delle varie norme in vigore.

Ad esempio, quando si redige una fattura, ci si assicura di :

• di non dimenticare nessuna informazione legale
• di numerare correttamente il documento
• di non commettere errori in materia di IVA, ecc.

L'automazione garantisce anche registrazioni contabili conformi, che non compromettano i vostri bilanci e non portino ad accuse di frode.

Infine, grazie alla tecnologia, tutte le operazioni diventano tracciabili. Sapete esattamente chi ha fatto cosa in quale momento del processo, in modo da poter correggere più facilmente la situazione, se necessario.

💡 Buono a sapersi : la legislazione è in continua evoluzione e sembra sempre più difficile fare a meno del software. E non è la riforma della fatturazione elettronica, su cui torneremo più avanti nell'articolo, a suggerire il contrario.

#4 Riduzione dei costi

Meno tempo si dedica a compiti che richiedono tempo, più si riducono i costi di manodopera. E le risorse liberate da queste operazioni noiose possono dedicarsi a missioni che generano molto più valore (e quindi denaro 🤑 ) per l'azienda, come l'analisi dei dati finanziari o l'attuazione di strategie.

Secondo gli studi del gruppo Aberdeen, il costo di elaborazione di una fattura è compreso tra 13 e 15,60 dollari per l'elaborazione manuale, mentre scende a 8,60-9 dollari per l'elaborazione elettronica.

👍 Altri vantaggi finanziari dell'automazione:

• il rispetto dei requisiti legali, già menzionati, evita le spese per la risoluzione delle controversie;
• il rischio di mancato pagamento, che rappresenta una grave perdita di liquidità per un'azienda, si riduce grazie alla semplificazione delle procedure di sollecito;
• si risparmia anche sul fronte della fatturazione dei fornitori: se si velocizza l'elaborazione e l'approvazione delle loro fatture, spesso si può beneficiare di vantaggi finanziari come sconti per pagamenti rapidi o sconti commerciali.

#5 Migliore visione analitica

La maggior parte degli strumenti di automazione delle fatture include funzioni analitiche, con report, dashboard, ecc.

Questa visione consolidata di dati aggiornati fornisce un quadro dettagliato della situazione reale della vostra organizzazione. In questo modo è possibile :

• rendere più affidabili le previsioni finanziarie
• misurare efficacemente la vostra redditività
• essere attenti a determinati problemi (come le fatture non pagate).

In breve, l'automazione delle fatture vi aiuta a reagire più rapidamente a qualsiasi problema si presenti e a costruire una strategia vincente.

Automazione delle fatture: aspetti legali e riforma della fatturazione elettronica del 2026

Dopo aver letto tutti questi vantaggi, capirete perché è così importante dotarsi di un software per automatizzare, e quindi velocizzare, i processi e renderli più affidabili...

... e affrontare efficacemente una serie di sfide legali!

Avrete sicuramente visto le notizie, ma la fatturazione elettronica sta per diventare obbligatoria per le transazioni BtoB, secondo il seguente calendario 📆 :

• 1 settembre 2026: ricezione delle fatture in formato elettronico per tutte le aziende;
• 1° settembre 2026: emissione di fatture in formato elettronico per le grandi imprese e gli ETI;
• 1° settembre 2027: emissione di fatture in formato elettronico per le VSE e le PMI.

In questo modo, lo Stato intende combattere le frodi (in particolare quelle legate all'IVA), ma anche alleggerire gli oneri amministrativi delle organizzazioni, al fine di migliorarne la competitività.

💡 Nota : in questo contesto, è importante utilizzare un sistema in grado di emettere e ricevere documenti nel formato corretto (in particolare il formato fattura-X) e di effettuare le comunicazioni elettroniche obbligatorie.

Si noti inoltre che questi documenti saranno ricevuti e inviati tramite un portale di fatturazione pubblico o tramite una piattaforma di dematerializzazione partner (PDP). È quindi meglio optare per un software compatibile!

Quali sono le soluzioni per automatizzare le fatture clienti e fornitori?

Caratteristiche previste

A questo punto della lettura, avete già un'idea delle funzioni che ci si aspetta da un buon pacchetto software di automazione delle fatture... lo spettro è piuttosto ampio!

Ecco un rapido riassunto delle più importanti:

• La presenza di diversi canali per la trasmissione e la ricezione dei documenti, siano essi e-mail, portali per clienti o fornitori, ecc;
• Compilazione delle fatture dei clienti utilizzando i dati disponibili nella soluzione (catalogo dei prodotti e dei servizi, nonché informazioni sui clienti);
• Gestione di vari processi dispendiosi legati alla fatturazione dei clienti, come la fatturazione ricorrente e i solleciti per le fatture non pagate;
• Tecnologia OCR;
• Riconciliazione automatica a 3 vie, ovvero la riconciliazione delle fatture con gli ordini di acquisto e le ricevute delle merci;
• flussi di lavoro configurabili per i processi di convalida, con notifiche e promemoria in caso di ritardi;
• Integrazione con i sistemi di pagamento delle fatture dei clienti o dei fornitori;
• strumenti analitici e altri cruscotti;
• Interfacciamento con altri software aziendali, come l'ERP o la soluzione di contabilità;
• sicurezza dei dati e conformità alle normative sulla riservatezza e sulla protezione delle informazioni personali (funzioni di gestione degli accessi e delle autorizzazioni, ad esempio).

Infine, nella scelta della piattaforma, chiedetevi quali sono le vostre reali esigenze. Alcuni pacchetti software si concentrano sull'elaborazione della fatturazione dei clienti, altri sulla fatturazione dei fornitori e altri ancora su entrambi. Inoltre, alcuni strumenti si spingono oltre, offrendo un supporto completo per i processi order-to-cash e procure-to-pay (con la gestione degli acquisti o il sourcing dei fornitori, ad esempio).

In breve, la scelta è vostra!

Esempi di software per l'automazione delle fatture

Se avete l'imbarazzo della scelta, vi diamo comunque una mano con alcuni esempi di soluzioni adatte a diverse esigenze e tipologie di aziende 😉 .

• Compleo Invoice Platform è un pacchetto software di gestione documentale interfunzionale progettato per PMI, ETI e grandi gruppi, che dematerializza il processo di fatturazione dei fornitori dall'inizio alla fine. Questa soluzione tecnologicamente potente automatizza il riconoscimento dei dati, la corrispondenza a tre vie e la convalida attraverso flussi di lavoro personalizzabili. Come operatore di dematerializzazione, Compleo Invoice Platform vi prepara anche alla riforma della fatturazione elettronica: si connette con Chorus Pro e converte i documenti nei formati giusti (Factur-X, UBL, CII, ecc.).
  
  
• Sellsy Facturation è una soluzione per la fatturazione dei clienti per le aziende e le PMI. Il suo obiettivo? Aiutare le piccole e medie imprese a risparmiare tempo con uno strumento facile da usare che incorpora tutte le funzioni necessarie per automatizzare le operazioni principali: creazione di documenti conformi, conversione dei preventivi in fatture con un solo clic, gestione delle fatture ricorrenti, promemoria automatici, pagamento online... Sellsy sarà anche in grado di supportarvi nel processo di riforma, poiché è compatibile con Factur-X e offrirà al più presto servizi di operatore per la dematerializzazione.
  
  
• Yooz è un pacchetto software completo in grado di gestire la dematerializzazione dei processi di fatturazione dei fornitori e dei clienti. Grazie a tecnologie avanzate di AI e deep learning e alla potenza del suo database di Big Data, promette un altissimo livello di automazione in tempo reale, in ogni fase: richiesta d'acquisto, acquisizione dei documenti, controlli e convalide varie tramite flussi di lavoro personalizzati, registrazioni contabili, pagamenti dei fornitori, ecc. In breve, utilizzare Yooz significa ridurre i costi di gestione fino all'80%. Inoltre, garantisce la totale sicurezza dei dati e fa di tutto per diventare una piattaforma di dematerializzazione dei partner.

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L'automazione delle fatture in breve

Come avrete capito, al giorno d'oggi è difficile rimanere competitivi senza automatizzare i processi di fatturazione dei clienti o dei fornitori. Tra risparmi di tempo, denaro e affidabilità, i vantaggi reali sono indiscutibili. Per non parlare del fatto che la riforma della fatturazione elettronica è dietro l'angolo!

In considerazione di ciò, probabilmente state pensando di dotarvi del software giusto, se non l'avete ancora fatto.

La buona notizia è che c'è qualcosa che si adatta a tutte le esigenze e a tutti i budget. Sta a voi trovare il vostro 😉.