Come posso modificare o annullare una fattura non pagata?
Ci vuole molto rigore per redigere correttamente una fattura... ma si possono comunque commettere degli errori. Ecco perché ogni fornitore deve annullare una fattura non pagata. La procedura può sembrare più semplice rispetto a quando la fattura è già stata pagata, ma deve essere eseguita in modo da rispettare la legislazione francese.
Come si fa, quindi, a cancellare legalmente una fattura di un fornitore a fini contabili? Vi spieghiamo tutto.
Quando si deve modificare o annullare una fattura di un fornitore?
Ci sono diversi motivi per annullare o modificare una fattura già inviata al cliente:
- è stato commesso un errore nell'importo;
- il documento non è conforme agli standard (ad esempio, mancanza di informazioni obbligatorie );
- la fattura è in partita doppia;
- si desidera concedere al cliente uno sconto dopo l'invio del documento, ecc.
D'altra parte, una fattura può essere annullata solo se l' errore di fatturazione causa ambiguità e ha un impatto significativo. Non ha senso apportare modifiche per un semplice errore di ortografia!
Chi annulla o modifica la fattura?
Spetta all'azienda che ha commesso l'errore annullare la fattura iniziale. Il cliente, invece, non può toccarla: il nuovo documento creato non avrebbe alcuna ripercussione sul fisco.
Tuttavia, se si accorge di qualche problema, può informare il suo fornitore con una lettera di annullamento della fattura, in modo che possa prendere le misure necessarie.
Come posso modificare o annullare una fattura?
Cosa dice la legge?
In realtà, non è possibile annullare una fattura in quanto tale. Questo perché il vostro cliente ha già inserito l'originale nella sua contabilità.
Inoltre, dalla legge antifrode sull'IVA del 2018, i software di fatturazione e i registratori di cassa devono garantire l'inalterabilità delle transazioni registrate. In altre parole, non avete il diritto di cancellare o modificare una fattura non pagata creata con questi strumenti.
Infine, in caso di controllo da parte delle autorità fiscali, tutte le transazioni devono essere tracciabili. Di conseguenza, non sono ammessi "buchi" nella numerazione delle fatture: qualsiasi mancanza in tal senso costituisce un reato.
💡 Buono a sapersi: conservate tutte le fatture per almeno 10 anni, anche quelle che contengono errori.
In queste circostanze, quale soluzione avete a disposizione?
La fattura rettificativa
Per modificare o annullare una fattura non pagata, è necessario emettere una fattura di rettifica.
Questa ripropone la fattura originale, integrandola se mancano informazioni o correggendo eventuali errori.
Tuttavia, per la stesura di questo documento è necessario rispettare alcune formalità:
- La fattura rettificativa deve avere una numerazione propria, non quella del documento da annullare. La legge :
- non permette che due fatture abbiano lo stesso numero,
- impone regole di numerazione molto precise: deve essere continua e cronologica.
- La fattura di rettifica deve fare esplicito riferimento a quella da annullare. Per questo motivo, il numero e la data della fattura originale devono essere citati nel corpo del documento, ad esempio indicando: "Annulla e sostituisce la fattura n. [numero della fattura sostituita]".
- La fattura rettificativa deve contenere tutte le informazioni richieste in una fattura tradizionale. In particolare, le informazioni relative all'identità della vostra azienda e del vostro cliente.
Infine, vi consigliamo di contattare il cliente il prima possibile se vi accorgete di dover annullare la fattura:
- in questo modo eviterete di dover pagare la fattura nel frattempo, il che vi obbligherebbe a emettere una fattura con nota di credito;
- confermate che la prima fattura è nulla.
Esempio di fattura di annullamento
Come posso evitare di annullare o modificare una fattura già emessa?
Il modo più semplice per evitare di dover emettere una fattura modificata è semplicemente quello di limitare il rischio di errori.
Per questo vi consigliamo di utilizzare un software di fatturazione.
Questi strumenti offrono una serie di vantaggi:
- Automatizzano l'emissione delle fatture (conversione dei preventivi in fatture, calcolo automatico dell'importo al netto dell'imposta, dell'IVA e dell'importo comprensivo dell'imposta, ecc.
- Forniscono modelli di fattura standard: non è necessario cercare le informazioni legali da includere, basta compilare il documento con i dati del cliente.
- Sono configurati per essere conformi alla legislazione e alle normative vigenti. In questo modo è più facile rispettare i principi di numerazione delle fatture.
Articolo tradotto dal francese