Contabilità? Potete farcela! Seguite i 10 passi

Tutte le aziende sono tenute a registrare le transazioni che riguardano i loro beni e le loro attività.

Ogni registrazione contabile è necessaria per tracciare il flusso delle attività, ma anche per tracciare un ritratto standardizzato, affidabile e fedele della situazione finanziaria dell' azienda.

Che siate abituati a farlo o che non l'abbiate mai fatto prima, se siete qui è perché la contabilità è uno dei vostri compiti e state cercando una consulenza contabile. Come si registrano le transazioni contabili? Come si compila il giornale contabile e come si inserisce una fattura?

Seguite questa guida, redatta da Raphael Berguig, dottore commercialista e revisore legale presso Nexco!

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Registrazioni contabili: definizione

Una scrittura contabile consiste nel registrare nella contabilità ogni transazione che entra o esce dall'azienda, con una voce in uno dei giornali contabili.

L'insieme delle registrazioni contabili, che costituiscono la voce contabile, viene poi utilizzato come base per il calcolo del risultato e del bilancio.

Non esiste un obbligo di legge che stabilisca chi debba effettuare le registrazioni contabili. Anche se non è necessariamente necessario avere un diploma di ragioneria, è comunque utile avere qualche nozione di contabilità.

Tuttavia, a seconda del tipo di azienda, questo compito viene generalmente svolto da :

• il responsabile dell'azienda, nel caso di un'impresa molto piccola,
• dal contabile o dall'ufficio contabilità
• un commercialista.

Come si registrano le transazioni contabili?

Passo 1: raccogliere i documenti di supporto

Per legge, ogni acquisto o vendita deve essere accompagnato da una fattura. Inoltre, quando si effettua una registrazione in contabilità, è necessario essere in grado di giustificare ogni voce con il relativo documento di supporto in caso di controllo da parte delle autorità fiscali.

Oltre alle fatture di vendita e di acquisto, esistono anche :

• la fattura di mosto, che è una nota di credito che registra un debito del cliente nei confronti del fornitore,
• e la nota di credito, che è una nota di credito che registra un debito del fornitore nei confronti del cliente.

Queste fatture vengono utilizzate per correggere potenziali discrepanze tra la fattura e la realtà, sia nel caso di uno sconto commerciale concesso a posteriori (se la consegna è in ritardo, ad esempio), sia nel caso di un reso di merce.

Esistono tuttavia alcune eccezioni, il che non significa che non sia necessario presentare qualsiasi documento che possa essere utilizzato per giustificare un acquisto o una vendita in caso di controllo fiscale: foglio di peso, foglio di uscita, scontrino, estratti conto bancari, scheda di cassa, ecc.

Una parola dall'esperto

La raccolta rigorosa dei documenti di supporto è essenziale per garantire la trasparenza e la verificabilità di ogni registrazione contabile. Ciò include non solo le fatture di acquisto e di vendita, ma anche altri documenti come i bollettini bancari e gli estratti conto, essenziali in caso di verifica fiscale.

Raphael Berguig,

Fase 2: scegliere il giornale

Se si opta per il giornale unico, detto anche giornale di centralizzazione, si potranno registrare tutte le transazioni, indipendentemente dalla loro natura, nello stesso giornale. In questo modo si registrerà tutto ciò che riguarda gli acquisti, le vendite, le operazioni bancarie o di cassa, ecc.

Ma l'opzione più comune è quella di utilizzare diversi giornali sussidiari per separare le transazioni in base alla loro tipologia:

• Il giornale delle vendite, per le vendite di merci, prodotti finiti e servizi.
• Il giornale degli acquisti, per gli acquisti di merci, materie prime e alcune spese generali.
• Il giornale di cassa, per la registrazione delle transazioni commerciali legate al registratore di cassa. È essenziale per le attività di vendita al dettaglio e per le vendite al pubblico.
• Il giornale bancario, per le operazioni sul conto corrente. È particolarmente utile alla fine di ogni mese per riconciliare i movimenti bancari.
• Il giornale delle transazioni varie (OD), per le transazioni non legate alle vendite, agli acquisti o al flusso di cassa.

Una parola dall'esperto

La scelta del giornale contabile influenza l'organizzazione e l'efficienza del monitoraggio delle transazioni. L'utilizzo di riviste specifiche per diverse categorie di transazioni, come le vendite o gli acquisti, consente una migliore segmentazione e un'analisi più accurata delle attività finanziarie.

Raphael Berguig,

Fase 3: inserimento degli elementi della registrazione contabile

In cosa consiste effettivamente una registrazione contabile? È necessario inserire le seguenti informazioni

• la data
• l'importo di debito
• l'importo del credito,
• il titolo della transazione
• il numero di conto della transazione
• il numero del buono.

Dimenticare uno di questi elementi può avere un impatto notevole sui vostri registri contabili. Per essere sicuri di non tralasciare nulla, procuratevi un software di contabilità: oltre ad automatizzare i vostri registri contabili, vi farà risparmiare tempo prezioso nella gestione contabile e amministrativa.

• Indy, ad esempio, è il software contabile di riferimento per i liberi professionisti . Facilissimo da usare e completamente personalizzabile, si sincronizza con la banca e analizza e classifica automaticamente le transazioni nei conti giusti, assicurando che le registrazioni contabili e i conti economici siano chiari e precisi. È inoltre possibile usufruire di dichiarazioni fiscali e di dichiarazioni IVA precompilate , che vengono caricate automaticamente alla vostra AGA o CGA e alle autorità fiscali, per una chiusura fiscale in un solo clic.
  
  
• È doveroso citare anche Regate,il software di gestione finanziaria e contabile di riferimento per le PMI e i commercialisti. Progettato come un vero e proprio cockpit finanziario, Regate consente di automatizzare la fatturazione, di recuperare facilmente i documenti giustificativi e di effettuare riconciliazioni bancarie in pochi clic. Integrato al 100% con il vostro abituale software di produzione, Regate genera automaticamente le giuste registrazioni contabili.

Una parola dall'esperto

Ogni voce deve riportare chiaramente la data, gli importi di debito e credito, il titolo della transazione e il numero del voucher. L'accuratezza è essenziale per mantenere l'integrità dei conti e facilitare le verifiche.

Raphael Berguig,

Fase 4: seguire i principi contabili

La registrazione di una voce contabile è un'operazione relativamente semplice. Tuttavia, è necessario osservare alcuni principi contabili:

1. registrare le transazioni in ordine cronologico
2. seguire la contabilità a partita doppia, il che significa che le colonne di debito e credito devono essere in equilibrio;
3. utilizzare la scrittura inversa per annullare una registrazione e, se necessario, effettuarne una nuova;
4. ogni voce contabile deve fare riferimento a un documento giustificativo numerato, per dimostrarne l'esistenza.

Una parola dall'esperto

Il rispetto dei principi della partita doppia e la registrazione cronologica delle transazioni sono fondamentali per una contabilità accurata e affidabile. Ciò garantisce che tutti i conti siano bilanciati e che le registrazioni riflettano fedelmente la realtà economica dell'azienda.

Raphael Berguig,

Fase 5: registrazione di una fattura d'acquisto

Come si prenota una fattura d'acquisto?

1. Trovate le seguenti informazioni sulla fattura: importo IVA esclusa, importo IVA inclusa, importo IVA inclusa (ed eventuali altre spese come quelle postali).
   
   
2. Registrarle nei conti corrispondenti:
   • accreditare al conto Commercio l'importo comprensivo di IVA.
   • addebitare il conto 4456 IVA deducibile per l'importo dell'IVA,
   • addebitare il conto Spese di acquisto (classe 6) per l'importo IVA esclusa.
     
     
3. Registrare poi la corrispondente transazione bancaria quando il debito viene pagato:
   • addebitare il conto 401 Fornitori per l'importo comprensivo di IVA,
   • accreditare il conto 512 Banca per l'importo comprensivo di IVA.

Passo 6: Inserire una fattura di vendita

Come si inserisce una fattura di vendita?

1. Individuare le seguenti voci della fattura: importo IVA esclusa, importo IVA inclusa, importo IVA inclusa (ed eventuali altre spese come quelle postali).
   
   
2. Registrarle nei conti corrispondenti:
   • addebitare il conto dei ricavi (classe 7) per l'importo IVA esclusa,
   • addebitare al conto 4457 IVA incassata l'importo dell'IVA,
   • accreditare al conto Clienti l'importo comprensivo di IVA.
     
     
3. Registrare poi la corrispondente transazione bancaria quando il debito viene pagato:
   • accreditare il conto 411 Clienti per l'importo comprensivo di IVA,
   • addebitare il conto 512 Banca per l'importo comprensivo di IVA.

Fase 7: prenotazione di uno sconto

Affinché il cliente possa prenotare uno sconto ottenuto da un fornitore, è necessario :

1. addebitare il conto 401 Fornitori,
2. accreditare il conto 765 Sconti ottenuti,
3. accreditare il conto 44566 IVA su altri beni e servizi.

Affinché il fornitore registri uno sconto concesso a un cliente, è necessario :

1. accreditare il conto 411 Clienti,
2. addebitare il conto 665 Sconti concessi,
3. addebitare il conto 44571 IVA a debito.

Passo 8: registrare una nota di credito del fornitore

L 'emissione di una nota di credito per correggere la differenza è quindi una pratica comune. Ma come si registra questa nota di credito?

Durante il periodo contabile

Registrazione di uno sconto

1. addebitare il conto 4011 Fornitori - Acquisti di beni e servizi,
2. conto di credito 44566 IVA in entrata su altri beni e servizi,
3. accreditare il conto 609 Sconti e abbuoni sugli acquisti,
4. verificare a fine anno che il conto 609 sia in equilibrio e che l'importo sia stato trasferito al conto acquisti.

👉 Nel caso di un'immobilizzazione, addebitare il conto 4041 e accreditare il conto 44562 e il conto di classe 2 pertinente.

Registrazione di un reso

Accreditare la nota di credito al conto spese addebitato al momento dell'acquisto.

Alla fine del periodo contabile

In altre parole, quando la nota di credito non sarà ricevuta fino al periodo contabile successivo.

Registrazione di uno sconto o di un reso

1. conto di addebito 4098 Sconti, abbuoni e restituzioni da ottenere e altre note di credito non ancora ricevute,
2. accreditare il conto 44 586 Imposta sulle vendite su fatture non ancora ricevute,
3. accreditare il conto corrispondente della classe 6.

Fase 9: registrazione di una nota di credito cliente

Come si registra una nota di credito concessa a un cliente?

Durante il periodo contabile

Registrazione di uno sconto

1. addebitare il conto 709 Sconti e riduzioni concessi dall'azienda,
2. conto di addebito 44571 IVA incassata,
3. accreditare il conto 4111 Clienti - Vendita di beni o servizi,
4. a fine anno, verificare che il conto 609 sia in equilibrio e che l'importo sia stato trasferito al conto acquisti.

👉 In caso di immobilizzazioni, addebitare i conti 775 e 4571 e accreditare il conto 4111.

Contabilizzazione di una restituzione

Addebitare il conto 672 Oneri eccezionali degli anni precedenti.

A fine anno

Contabilizzazione di uno sconto o di una restituzione

1. addebitare il conto corrispondente della classe 7,
2. addebitare il conto 44587 Imposta sulle vendite su fatture da emettere,
3. accreditare il conto 4198 Sconti, abbuoni e restituzioni da concedere e altre note di credito da emettere.

👉 Se i crediti commerciali sono a credito alla fine dell'anno, rettificare addebitando il conto 4111 e accreditando il conto 4197.

Fase 10: registrazione della destinazione dell'utile

Registrazione di una perdita

Se alla fine dell'esercizio si registra una perdita, è necessario riportarla all'esercizio successivo.

1. conto di addebito 119 Disavanzo riportato,

2. conto di credito 129 Perdita dell'esercizio.

Contabilizzazione di un utile

Quando una società genera utili alla fine dell'esercizio, deve destinarli :

• alla riserva legale (minimo 5% degli utili),

• ad altre riserve facoltative (come la riserva legale),

• ai dividendi da pagare agli azionisti.

Ecco come fare:

1. 1. addebitare il conto 120 Utile dell'esercizio,
   2. accreditare il conto 1061 Riserva legale,
   3. accredito (a seconda dei casi) del conto 1068 Altre riserve,
   4. credito (a seconda dei casi) conto 457 Dividendi da pagare,
   5. credito (se gli utili portati a nuovo sono a debito nell'anno N-1) conto 119 Utili portati a nuovo debito.

Esempio di registrazione contabile

Facciamo l'esempio di un'azienda che svolge un'attività di acquisto e rivendita. Questo ci permette di vedere sia le scritture relative all'acquisto che quelle relative alla vendita:

• acquista dal suo fornitore uno stock di merce del valore di 5.432,89 euro, IVA esclusa,

• poi rivende ogni unità ai suoi clienti a 49,90 euro IVA inclusa.

💡 A volte non sapete in quali conti registrare le spese e le entrate? Consultate il nostro articolo dedicato al piano contabile generale e scaricate il nostro PCG.

Registrazione contabile per l'acquisto

Registrazione contabile per la transazione bancaria corrispondente all'acquisto

Registrazione contabile di una vendita

Registrazione contabile della transazione bancaria corrispondente alla vendita

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Software per automatizzare le registrazioni contabili

Tutti questi meccanismi di registrazione contabile vi sembrano un po' complessi? Lo capiamo!

Allora perché non utilizzare un software per semplificare questo noioso compito? Automatizzando processi come le registrazioni contabili e le riconciliazioni bancarie, potete :

• risparmiare tempo
• ridurre gli errori
• facilitare la verifica e il controllo.

Una parola dall'esperto

L'automatizzazione delle registrazioni contabili con software come Indy o Regate semplifica l'inserimento dei dati, riduce gli errori e aumenta l'efficienza. Questi strumenti facilitano anche la conformità fiscale e la riconciliazione bancaria, rendendo più agevoli le chiusure mensili e annuali.

Raphael Berguig,

Ecco alcuni esempi:

• Dext è un pacchetto software precontabile che raccoglie e centralizza le fatture di acquisto e converte tutti i dati in voci contabili, facilitandone la registrazione. Può gestire un volume molto elevato di fatture dei fornitori e si integra perfettamente con la vostra soluzione di gestione contabile.
  
  
• iPaidThat è un software di gestione e automazione della contabilità che renderà la vostra vita quotidiana molto più semplice.Grazie all' intelligenza artificiale e all'apprendimento automatico, raccoglie le fatture, le inserisce nella contabilità e le riconcilia con la banca, il tutto automaticamente. Così potrete essere più efficienti e affidabili, con uno strumento incredibilmente facile da usare.
  
  
• Macompta.fr è una soluzione online pensata per i lavoratori autonomi e le piccole imprese. Offre un buon rapporto qualità-prezzo ed è facile da usare, consentendo di automatizzare un'ampia gamma di operazioni, tra cui la contabilità e la riconciliazione bancaria. La piattaforma è completa, con funzioni avanzate come il bilancio e il conto economico, la gestione della liquidità e la dichiarazione dei redditi.
  
  
• Pennylane è un pacchetto software di contabilità completo, perfettamente adatto alle esigenze delle PMI e dei loro commercialisti. Per quanto riguarda la contabilità, lo strumento automatizza il più possibile le operazioni e riduce le azioni manuali. Così potrete concentrarvi maggiormente sulle attività a maggior valore aggiunto! Ma Pennylane va oltre, occupandosi di tutta la gestione (fatturazione, acquisti, ecc.) e della gestione della liquidità. Così risparmiate tempo prezioso e prendete decisioni migliori sulle vostre finanze.
  
  

• QuickBooks vi farà risparmiare tempo sulla contabilità! Questo software, pensato per i lavoratori autonomi, le PMI e le aziende, automatizza i processi contabili: dall'inserimento delle spese al controllo delle previsioni di bilancio, dai pagamenti ricorrenti alla riconciliazione bancaria. Approfittate dell'assistenza clienti gratuita per sfruttare al massimo le potenzialità dello strumento.
  
  

• Sage Business Cloud Compta è un software 100% cloud pensato per le esigenze di aziende e PMI. Oltre a offrirvi il vantaggio della solida esperienza di Sage, la soluzione vi fa risparmiare tempo prezioso. Ad esempio, automatizza la generazione di registrazioni di acquisti, vendite e flussi di cassa (importando le fatture e gli estratti conto), nonché il controllo e la convalida delle stesse. Il tutto con l'aiuto di uno strumento modulare e facile da usare.
  
  

• Spendesk è una soluzione che centralizza tutta la gestione delle spese aziendali. Automatizza l'inserimento dei dati, la raccolta delle fatture e la riconciliazione bancaria, e si interfaccia con il vostro software di contabilità per esportare i dati in un clic, con la tranquillità di sapere che avete dati affidabili e tutti i documenti di supporto associati alle vostre spese.

Consultate il nostro confronto tra i migliori software di contabilità per trovare lo strumento più adatto alle vostre esigenze e al vostro budget.

Potete anche ricorrere a un commercialista online, una soluzione di gestione della contabilità online che include sia uno strumento di automazione che il supporto personalizzato di un esperto.