Automazione, previsione, analisi: come l'intelligenza artificiale sta rivoluzionando la contabilità

L 'intelligenza artificiale è senza dubbio l'ultima rivoluzione tecnologica che ha avuto un effetto profondo sul mondo del lavoro, costringendo le aziende a reinventare i propri processi.

Grazie all'integrazione dell' IA negli strumenti aziendali, ma anche allo sviluppo di ChatGPT e dei suoi concorrenti, i vari dipartimenti all'interno delle organizzazioni dispongono ora di veri e propri assistenti, in grado di svolgere determinati compiti al posto loro. Una manna dal cielo... ma non senza sollevare una serie di preoccupazioni.

Tra queste c'è anche la funzione contabile, che deve fare i conti con questa nuova realtà.

Quale sarà l' impatto dell'intelligenza artificiale sulla professione contabile , viste le numerose sfide e le specificità che dovrà affrontare? Quali sono i vantaggi, ma anche le sfide?

Benvenuti nella contabilità del futuro! 🦾

Vedere tutti i software Contabilità

Che cos'è esattamente l'intelligenza artificiale?

Definizione di intelligenza artificiale

Prima di parlare dell' intelligenza artificiale in contabilità, vediamo di capire cosa intendiamo per intelligenza artificiale.

L'intelligenza artificiale, spesso abbreviata in "AI ", si riferisce alle tecnologie in grado di simulare alcune capacità cognitive umane. Osservare, capire, imparare, ragionare, prevedere... comporta l'utilizzo di algoritmi al posto dei neuroni.

In questo senso, si differenzia dall'informatica tradizionale (in cui i passi da compiere sono già noti in partenza), poiché si evolve e si adatta sulla base dei dati.

Una tecnologia in continua evoluzione

Sebbene gli inizi dell'intelligenza artificiale siano apparsi (almeno come campo di ricerca autonomo) nel 1956 con la Conferenza di Dartmouth, orchestrata da John McCarthy e Marvin Minsky, negli ultimi anni ha compiuto notevoli progressi.

Infatti, con l'esplosione dei Big Data e la crescente potenza dei processori, gli anni 2000 hanno visto la nascita di una nuova era: quella dell' apprendimento automatico. Gli algoritmi ora imparano direttamente dai dati.

Poi è arrivata la rivoluzione del deep learning. Ispirato al funzionamento del cervello umano, questo modello utilizza reti neurali artificiali per elaborare volumi colossali di dati (traduzione automatica, riconoscimento vocale, analisi delle immagini, ecc.)

È naturale che l'intelligenza artificiale si stia facendo strada in tutti i settori dell'economia, compresi quelli della finanza e della contabilità.

☝️ Naturalmente ChatGPT di OpenAI, un'intelligenza artificiale generativa in grado di comprendere il linguaggio umano e di prevedere le parole per creare testi, ha contribuito a questa democratizzazione dell'intelligenza artificiale.

Come si può usare l'intelligenza artificiale in contabilità?

Negli ultimi anni l'uso dell'intelligenza artificiale nelle aziende è diventato molto più diffuso, mentre prima era appannaggio di gruppi potenti. Ciò è dovuto a :

• all' industrializzazione e all' aumento della potenza di calcolo delle macchine utilizzate per implementare l'IA;
• allo sviluppo del cloud, che fornisce un accesso massiccio ai dati.

Stiamo quindi assistendo allo sviluppo di software con intelligenza artificiale per la contabilità e la finanza, per due scopi principali:

• automazione ;
• analisi e previsione.

L'automazione

Storicamente, la contabilità si è basata su attività manuali, ripetitive e dispendiose in termini di tempo. Inserire le fatture, riconciliare le voci, archiviare i documenti di supporto... sono tutte attività essenziali, ma aggiungono poco valore.

L'intelligenza artificiale cambia le carte in tavola: automatizza queste attività con una velocità e un'affidabilità senza pari.

👉 Prendiamo l'esempio della lettura delle fatture dei fornitori. Grazie al riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), abbinato ad algoritmi di apprendimento, il software è in grado di estrarre automaticamente le informazioni chiave: nome del fornitore, importo al netto dell'IVA, data di pagamento, ecc.

La stessa logica si applica alla riconciliazione bancaria. L'algoritmo confronta gli estratti conto bancari con le registrazioni contabili e abbina i movimenti corrispondenti.

Questa categoria comprende anche :

• archiviazione intelligente dei documenti contabili
• preparazione automatica delle dichiarazioni IVA
• controllo della conformità applicando le norme fiscali aggiornate.

Cosa c'è in gioco? Risparmiare tempo, ridurre il rischio di errori e liberare i contabili per incarichi a maggior valore aggiunto.

💡 L'automazione è uno dei grandi punti di forza delle soluzioni di fatturazione elettronica come Yooz. Grazie all'intelligenza artificiale e a un potente database di big data, questo software consente di industrializzare l'intero processo di gestione delle fatture clienti e fornitori, senza alcun intervento umano. Ciò include l'acquisizione automatica dei dati, l'allocazione e la riconciliazione, il tutto senza immissione di dati.

Analisi e previsione

L'automazione è solo la punta dell'iceberg. Dietro di essa, l'intelligenza artificiale rivela un'abilità ancora più preziosa per i contabili: la loro capacità di analisi e previsione.

Tradizionalmente, i contabili e i responsabili finanziari lavorano con una visione retrospettiva, producendo documenti finanziari che riflettono ciò che già esiste. Ma l'intelligenza artificiale sta cambiando questo paradigma. Analizzando enormi volumi di dati storici e rilevando le tendenze, aiuta ad anticipare il futuro.

In pratica, come funziona? L'intelligenza artificiale combina diverse fonti di informazioni:

• informazioni contabili passate (l'IA può analizzare il bilancio, ad esempio) ;
• fatture in sospeso
• flussi bancari ricorrenti;
• indicatori economici o settoriali.

Grazie ai suoi algoritmi predittivi, l'intelligenza artificiale è quindi in grado di :

• prevedere i flussi di cassa a breve e medio termine, simulando diversi scenari;
• individuare le anomalie contabili, individuando modelli insoliti;
• valutare la solvibilità di clienti o fornitori, combinando lo storico dei pagamenti, i comportamenti ricorrenti e i dati esterni;
• creare cruscotti intelligenti che non solo visualizzano i dati, ma spiegano anche le tendenze e suggeriscono azioni correttive.

Grazie a questa capacità predittiva, il contabile diventa un potente partner strategico, in grado di fornire informazioni molto più rilevanti.

Che dire della ChatGPT e della contabilità?

Ovviamente, la domanda che molti di voi si pongono è: ChatGPT può essere utilizzato per la contabilità?

In effetti, è difficile parlare di intelligenza artificiale senza menzionare ChatGPT. Anche se non si tratta di uno strumento di contabilità in senso stretto, sarebbe un peccato perdere di vista il suo principale vantaggio: la capacità di comprendere il linguaggio naturale e di elaborare istantaneamente le informazioni contabili.

In pratica, può aiutare anche le strutture più piccole a comprendere i concetti, i processi da applicare, ecc. Utilizzatelo con spirito critico, naturalmente! Non dimenticate di ricontrollare tutto 😉

È possibile utilizzare ChatGPT anche per :

• scrivere e-mail ai clienti (promemoria per le fatture, spiegazioni sui conti, ecc.);
• creare liste di controllo per la chiusura dei conti annuali o per il controllo dell'IVA;
• analizzare le cifre e trasformarle in rapporti comprensibili;
• automatizzare la redazione di commenti finanziari basati su bilanci o conti economici;
• controllare le scritture o suggerire schemi contabili standard.

Incrociando i dati contabili con le sue conoscenze enciclopediche, ChatGPT vi aiuta a risparmiare tempo e a rendere più affidabili alcune analisi... ma questo non significa che possa sostituire le competenze umane!

Quali sono i 4 vantaggi dell'intelligenza artificiale nella contabilità?

Nella contabilità e nella finanza, come in molte altre funzioni aziendali, l'intelligenza artificiale promette la sua parte di vantaggi.

Vediamoli. 👉

#1 Significativo risparmio di tempo

L'automazione di molte attività manuali (inserimento dati, addebito, convalida, ecc.) si traduce inevitabilmente in un risparmio di tempo e di prestazioni per il reparto finanziario e contabile di un'azienda o per le società di revisione.

Eliminando queste operazioni a basso valore, i professionisti liberano banda da dedicare a compiti più strategici, come la consulenza o l'analisi finanziaria.

#2 Riduzione dei costi

Il risparmio di tempo va di pari passo con la riduzione dei costi, in particolare dei costi operativi (costi relativi al tempo dedicato all'inserimento o alla verifica dei dati).

Inoltre, limitando gli errori e gli aggiustamenti fiscali, l'intelligenza artificiale evita le spese per le correzioni o altre controversie.

#3 Sicurezza del processo

Il rischio di errore rimane la bestia nera degli studi contabili e dei dipartimenti finanziari.

È qui che l'intelligenza artificiale entra in gioco ancora una volta, per rendere i processi più sicuri e i dati più affidabili. E a ragione: la macchina non si stanca, non commette errori e non perde documenti.

Ma l'intelligenza artificiale va oltre!

Pensiamo in particolare a tutto ciò che ha a che fare con il rilevamento delle frodi, reso possibile da tecnologie come :

• la grafometria (l'analisi della scrittura per individuare le anomalie);
• l' analisi della frequenza (analisi della ricorrenza di certi importi, della distribuzione delle cifre o della frequenza di certe transazioni).

#4 Processo decisionale informato

In contabilità, il processo decisionale si basa spesso sull'osservazione dei dati finanziari storici. Con l'intelligenza artificiale, queste analisi diventano più rapide, più raffinate e, soprattutto, più predittive.

Incrociando i flussi contabili, gli indicatori di performance e i dati economici esterni, l'intelligenza artificiale può individuare tendenze invisibili a occhio nudo. Può persino :

• avvertire dei rischi legati ai flussi di cassa
• simulare l'impatto di una decisione (assunzione, investimento, ecc.);
• suggerire scenari alternativi.

Di conseguenza, i contabili, i CFO e i manager non si basano più solo sull'istinto, ma su informazioni affidabili e quantificate, aggiornate in tempo reale.

Le sfide e i limiti dell'IA in contabilità

Ma se da un lato l'IA rappresenta una manna dal cielo per i contabili e i manager finanziari, dall'altro deve essere implementata con cautela!

Integrarla nella contabilità e nella finanza significa mobilitare le competenze reali del settore: l'intelligenza artificiale è efficace solo se viene utilizzata correttamente. Potrebbe quindi essere necessario :

• ricorrere a esperti con competenze specifiche nella gestione di questa tecnologia;
• migliorare la qualità dei dati immessi (per quanto intelligente sia l'intelligenza artificiale, essa dipende sempre dai dati che le vengono forniti).

C'è anche la questione della sicurezza dei dati utilizzati per alimentare il sistema di intelligenza artificiale, a maggior ragione se si tratta di informazioni sensibili. È necessario prestare particolare attenzione ai dati forniti agli strumenti, soprattutto a un sistema come ChatGPT.

Infine, non sorprende che si pensi ai rischi per i professionisti, alcuni dei quali si sentono minacciati da questa tecnologia. Ma in realtà, soprattutto nelle funzioni contabili e finanziarie, l'intelligenza artificiale deve essere guidata in modo adeguato. La verifica umana è sempre necessaria. Stiamo quindi assistendo a una trasformazione dei dipartimenti di contabilità e finanza, che hanno a che fare con un docile copilota dell'IA... piuttosto che con un sostituto!

Vedere tutti i software Contabilità

Intelligenza artificiale e contabilità e finanza: cosa ci guadagna?

Potremmo essere portati a pensare che la funzione contabile, date le sue responsabilità, non possa fidarsi di una macchina. Tuttavia, l'intelligenza artificiale sta dimostrando più volte di poter fornire un' assistenza preziosa a questi professionisti, automatizzando le attività a basso valore aggiunto.

Si spinge anche oltre, dimostrando di essere un formidabile strumento analitico che aiuta i contabili a prendere le decisioni giuste. La buona notizia è che, spesso senza costi aggiuntivi, l'intelligenza artificiale sta prendendo piede nella maggior parte delle soluzioni utilizzate da aziende e imprese: software di contabilità, di elaborazione delle fatture, di gestione della liquidità e così via.

Queste soluzioni, potenziate dall'intelligenza artificiale, aggiungono ancora più valore alla professione contabile, che si sta orientando verso la consulenza e la strategia.