Istruzioni per l'uso della FEC: non temete mai più un controllo fiscale!

Nell'ambito della digitalizzazione delle pratiche, c'è la questione dei controlli fiscali. Le aziende hanno diversi obblighi da rispettare. Uno di questi è la generazione di un FEC, un file computerizzato che elenca tutte le registrazioni contabili, da inviare alle autorità fiscali in caso di verifica.

Ma cos'è esattamente il FEC, a cosa serve e come può essere generato in piena conformità? Quando e come deve essere presentato alle autorità fiscali?

Rispondiamo a tutte le vostre domande per rendere il FEC una semplice formalità.

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Che cos'è il FEC?

A cosa serve il FEC?

Il FEC, o file delle scritture contabili, è un documento informatico che contiene tutte le registrazioni del sistema contabile dell'azienda relative alla sua attività commerciale.

Nell'ambito della vostra contabilità dematerializzata, potreste essere soggetti a un controllo da parte delle autorità fiscali. La Direzione generale delle finanze pubbliche (DGFiP) potrebbe inviarvi :

• un avviso di verifica contabile (controllo sul sito web della vostra società),
• o un avviso di verifica contabile (controllo a distanza),

a cui dovrete rispondere con il FEC. Questo file deve trascrivere tutte le scritture contabili degli esercizi indicati nell'avviso che avete ricevuto.

☝️ Deve inoltre essere conforme a specifici standard, in vigore dal 1° gennaio 2014 e aggiornati al 1° gennaio 2017.

Informazioni da includere nel FEC

Il file delle registrazioni contabili deve mostrare tutti i registri esistenti, compresi gli utili non distribuiti e le scorte, cioè :

• voci di ammortamento
• registrazioni per la dismissione di immobilizzazioni
• scritture di ammortamento
• scritture di inventario
• scritture di accantonamento,
• operazioni di rettifica.

Per aiutarvi a capire meglio, ecco un elenco dei campi specifici e standardizzati che devono comparire nel file delle registrazioni contabili:

È possibile aggiungere altri campi, come ad esempio la data e il metodo di pagamento.

💡 Buono a sapersi: in caso di dati sconosciuti, è importante lasciare i campi vuoti nel file delle registrazioni contabili (FEC). Non riempirli con zeri o spazi.

Esempio di file FEC

Ecco un esempio di file di registrazioni contabili:

FEC: i requisiti contabili per la conformità

Quali società sono interessate dal FEC?

Il FEC riguarda tutte le società soggette a un regime fiscale reale, ossia quelle :

• soggette all'imposta sulle società (IS) o all'imposta sul reddito (IR),
• BIC (profitti industriali e commerciali),
• BNC (profitti non commerciali),
• o agricoli.

☝️ I microimprenditori sono gli unici ad essere esentati dall' obbligo di tenuta delle scritture contabili.

Quali sono le sanzioni?

Se una società non presenta il FEC, è passibile di una multa di 5.000 euro.

Se la società presenta un FEC non conforme, è tenuta a pagare il 10% dei dazi dovuti dal contribuente. Questo 10% è ridotto a un minimo di 5.000 euro.

Quando e come deve essere presentato il fascicolo contabile?

• In caso di verifica in loco, il fascicolo contabile deve essere fornito al verificatore durante la visita in loco in formato elettronico, su un supporto fisico: chiave USB, disco rigido esterno, DVD o CD.
  
• In caso di verifica a distanza, la società invia il FEC all'auditor entro 15 giorni dal ricevimento dell'avviso di verifica per via elettronica o per raccomandata, ad esempio su una chiavetta USB.

ℹ️️ Le autorità fiscali hanno un periodo di tre mesi per effettuare l'esame e decidere se è necessario un adeguamento. Se viene effettuato un adeguamento, la multa viene riscossa.

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Suggerimenti per la produzione di un FEC standard

• Generate il FEC alla fine di ogni esercizio, contemporaneamente alla dichiarazione dei redditi, indipendentemente dal fatto che vi venga richiesto o meno. Poiché le scadenze in caso di verifica sono piuttosto brevi, lo stress sarà minore.
  
  
• Verificate la conformità del vostro FEC, ossia analizzate il vostro fascicolo prima della verifica o dell'esame da parte del revisore. Esistono strumenti disponibili a questo scopo:
• La DGFiP offre un software gratuito da scaricare, Test Compta Demat, per verificare la validità del vostro FEC e la sua conformità agli standard codificati nell'articolo A.47 A-1 del Libro delle procedure fiscali.
  
  
• Il FEC può anche essere scansionato con un software di controllo contabile come Alto 2 per evidenziare eventuali anomalie. È importante rispettare rigorosamente il formato richiesto, per evitare il rischio di una multa per mancata conformità del file.
  
  
• Alcuni software di contabilità e ERP consentono di utilizzare una "modalità nebbia" per i controlli interni. Come funziona? Produrre conti "provvisori" inserendo registrazioni "provvisorie" (e quindi estraendo un FEC). Questo è un buon modo per l'azienda di verificare in anticipo le anomalie contabili e correggerle.
  
• Assicurarsi di rispettare tutti gli eventuali requisiti previsti dal CFCI (controllo fiscale della contabilità informatizzata):
  • documentazione del sistema informativo
  • identificazione dei flussi critici
  • conservazione dei dati, ecc.
    
• Se si tiene la propria contabilità, assicurarsi che il proprio strumento contabile sia in grado di generare il FEC alla prima richiesta, o che il proprio commercialista lo generi se necessario. Le soluzioni più adatte sono:
  • Sage 50cloud Ciel, che soddisfa i requisiti di legge, è dedicato alle imprese del settore VSE e alle PMI. La soluzione consente di controllare la contabilità computerizzata, di generare il FEC e di rispettare la legge antifrode sull'IVA.
  
  
  

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E impiegate il tempo risparmiato per sviluppare la vostra attività, incontrare i vostri clienti e sfruttare il potenziale dei vostri dipendenti per attività che generano valore aggiunto.