Come posso gestire la mia contabilità online? Consigli e software
Fare la contabilità online: non vedetela come una contraddizione. Anche la contabilità è interessata dalla trasformazione digitale delle imprese. In breve, si tratta di modernizzare la contabilità di un'azienda utilizzando un software di contabilità online.
Perché fare la contabilità online? Per automatizzare, semplificare e, in definitiva, risparmiare tempo!
Come si fa la contabilità online? È la domanda a cui risponde questo articolo: consigli, scelta del software e selezione degli strumenti contabili.
Cos'è la contabilità online?
Definizione
La contabilità online sta diventando una parte sempre più importante del mercato del software. In poche parole, si tratta di uno strumento che consente di tenere la contabilità aziendale online, in modalità SaaS. In altre parole, non è necessario installare il software di contabilità sul computer locale. Tutto ciò che serve è una connessione a Internet per accedervi.
Le principali caratteristiche del software di contabilità online
Uno strumento di contabilità online consente di :
- creare e configurare il piano dei conti generale,
- creare registri
- inserire le voci contabili (addebiti e accrediti),
- monitorare il flusso di cassa,
- centralizzare tutte le scritture,
- riconciliare i conti bancari,
- gestire la fatturazione, ecc.
Contabilità online, ideale per le piccole imprese
Queste soluzioni di gestione della contabilità sono particolarmente apprezzate dagli imprenditori autonomi e dalle piccolissime imprese per una serie di motivi:
- sono poco costose. Le soluzioni gratuite possono persino essere sufficienti per i lavoratori autonomi, perché il loro campo di applicazione è limitato;
- sono molto facili da usare e non è necessario avere una laurea in contabilità per utilizzarle;
- sono accessibili in mobilità, in qualsiasi momento, il che è un grande vantaggio per gli imprenditori che sono spesso in movimento;
- forniscono una reportistica semplice e chiara;
- facilitano la comunicazione con il proprio commercialista.
I vantaggi della contabilità online
I vantaggi dell'utilizzo di un software di contabilità online sono molteplici, sia per i CFO, che per i commercialisti, gli studi di commercialisti o gli imprenditori.
Risparmiare tempo
Dimenticatevi il lungo lavoro di inserimento dati necessario per la contabilità in Excel, ad esempio. I dati vengono registrati e lo strumento automatizza le attività. Non è necessario reinserire tutti i dati per ogni nuovo esercizio finanziario.
Eliminare il rischio di errori
Meno inserimento di dati significa anche meno rischio di errori. Vi liberate di tutte quelle micro-attività che richiedono molto tempo e che aumentano il rischio di irregolarità nella contabilità. Il taglia e incolla e l'inserimento manuale dei dati, ad esempio, saranno un ricordo del passato.
Protezione dei dati
Le soluzioni contabili online garantiscono i massimi livelli di sicurezza per i vostri dati. Grazie a una soluzione SaaS potrete svolgere le vostre attività contabili in modo semplificato, senza dovervi preoccupare del problema della sicurezza.
Garantire la conformità della contabilità
Il software di contabilità incorpora le normative vigenti, in modo da poter lavorare sempre nel rispetto della legge. Questo è il caso in particolare della legge antifrode entrata in vigore il 1° gennaio 2018.
Come si fa a tenere la contabilità online?
Passo 1: anticipare la gestione della contabilità
La contabilità richiede il rispetto delle scadenze e della nomenclatura dei conti stabilita dal Piano dei conti generale (PCG). I vostri conti finanziari, i conti economici, i bilanci e le relazioni devono seguire regole contabili precise.
Se la contabilità non è il vostro settore di competenza, non aspettate l'ultimo momento per occuparvene, altrimenti potreste trovarvi in una brutta posizione con le autorità fiscali.
Fase 2: Determinare le proprie esigenze per scegliere il software contabile giusto
Non tutte le aziende hanno le stesse esigenze e lo stesso vale per gli strumenti che utilizzano. Le dimensioni o il settore di attività sono due fattori determinanti.
Più avanti nell'articolo, vi suggeriamo un elenco di domande a cui rispondere per restringere la ricerca e trovare il software più adatto a voi.
Fase 3: Adottare un software che si adatti alla vostra azienda
Alcuni software di contabilità sono progettati specificamente per soddisfare le esigenze delle piccole imprese o dei lavoratori autonomi. Possono anche essere adattati alla vostra azienda per tenere conto di situazioni specifiche.
I requisiti di mobilità e collaborazione possono essere fattori decisivi nella scelta dello strumento più adatto.
Fase 4: Impostazione e personalizzazione del software di contabilità online
Per utilizzarlo al meglio, il software di contabilità online deve soddisfare le vostre aspettative. Non solo per quanto riguarda le funzioni scelte, ma anche per l'interfaccia:
- compilate tutti i campi relativi alla vostra azienda: ragione sociale, forma giuridica, numero SIRET, date di apertura e chiusura dell'esercizio, status fiscale, ecc.
- definire il piano contabile e personalizzare i conti,
- definire e personalizzare i conti dei sottogruppi,
- impostare i giornali contabili, come il giornale degli acquisti e il giornale delle vendite,
- scegliere la modalità di inserimento: inserimento a chilometro, inserimento tradizionale, inserimento assistito e inserimento preconfigurato, e risparmiare tempo,
- se lo strumento lo consente, configurare l'interfaccia in modo da avere, ad esempio, accesso a cruscotti personalizzati sulla home page e una chiara visibilità dei conti e del flusso di cassa a ogni accesso,
- creare profili utente, adattando i diritti di accesso (lettura, scrittura, commento) se necessario.
Fase 5: Condividere i dati contabili con il proprio commercialista... oppure no
Le aziende possono scegliere di affidare la propria contabilità a un commercialista. Tuttavia, non è obbligatorio.
La contabilità online è una soluzione ideale per gli imprenditori e le piccole imprese per ridurre i costi dell'esternalizzazione a un commercialista:
- potete gestire la vostra contabilità in modo indipendente grazie a uno strumento online;
- è sufficiente rivolgersi a un commercialista per presentare i conti annuali.
Il commercialista agisce più come un consulente, consigliandovi su questioni fiscali, contabili e strategiche.
Il software di contabilità online vi consente di accedere direttamente al vostro commercialista per facilitare la comunicazione e lo scambio di informazioni e documenti.
Come si sceglie il software di contabilità più adatto alle proprie esigenze?
Per aiutarvi a fare la scelta giusta, ponetevi queste domande:
- di quali funzioni ho bisogno?
- solo contabilità dei costi,
- gestione di preventivi e fatture
- gestione delle note spese
- gestione della cassa,
- conti annuali, bilanci, conti economici, ecc.
- qual è lo status della mia azienda? Gli imprenditori autonomi e le associazioni, ad esempio, hanno obblighi contabili diversi.
- qual è il mio bilancio?
- quanti utenti ha il software contabile?
- ho bisogno che il mio software contabile sia interconnesso con altri strumenti (fatturazione, CRM, HRIS, ERP, ecc.)?
- devo poter dare accesso al mio commercialista?
Quale soluzione di contabilità online è adatta a voi?
Software di contabilità online gratuito
- Azopio semplifica la gestione dei documenti contabili: vi permette di importare, ordinare e classificare i vostri documenti contabili per mettere ordine nella vostra contabilità. Dematerializzazione dei documenti semplificata.
- Compta.com offre tutte le funzioni contabili necessarie per la gestione della vostra attività: stampe contabili con possibilità di esportazione in diversi formati, inserimento rapido dei dati, registrazione dei dati, importazione ed esportazione della contabilità generale, ecc.
- Kiwili è una soluzione gestionale 100% online per la gestione della vostra attività, compresa la contabilità: aggiunta di spese (una tantum e ricorrenti), monitoraggio delle entrate e delle uscite, controllo delle scadenze e del flusso di cassa, gestione di voci di spesa, preventivi e fatture, ecc.
Programmi professionali di contabilità online
- iPaidThat raccoglie automaticamente le fatture direttamente dalla casella di posta elettronica e dai siti web dei fornitori, estrae i dati (data, importo, IVA, ecc.), esegue la riconciliazione bancaria sincronizzandosi con il conto, identifica le fatture in sospeso o le transazioni con documenti mancanti.
- Itool Compta è un software di gestione e contabilità online che offre funzioni di contabilità generale (tracciamento delle spese e delle entrate, budgeting in tempo reale, ecc.), gestione di preventivi e fatture e calcolo della dichiarazione dei redditi.
- Numm è uno strumento di contabilità compatibile con Salesforce che gestisce: registrazione contabile, riconciliazione bancaria, previsioni tramite dashboard, gestione dei flussi di cassa e delle immobilizzazioni, ecc.
Strumenti contabili per imprenditori autonomi
Siete lavoratori autonomi e cercate un software online economico, o addirittura gratuito, che vi aiuti con la contabilità? Ecco due alternative a Zefyr:
- Clic & Tag si occupa di contabilità, fatturazione, cruscotti e statistiche per tenere sotto controllo le finanze della vostra azienda.
- Indy elimina la necessità di inserire manualmente i dati, si sincronizza con la banca e classifica automaticamente le voci bancarie nei conti appropriati; per i liberi professionisti in regime BNC.
Software di contabilità online o contabilità in outsourcing?
Siete ancora indecisi tra un software di contabilità online e l' esternalizzazione della contabilità a un commercialista? Perché non dividere la differenza e optare per un commercialista online?
Questo servizio, a metà strada tra il software e la consulenza, consente di automatizzare la contabilità a costi inferiori.
Articolo tradotto dal francese