La ricetta completa per gestire la propria contabilità

È possibile gestire la propria contabilità senza ricorrere a un commercialista?

Può sembrare un compito scoraggiante a causa dei numerosi obblighi legali che comporta, quindi vi abbiamo fornito le nozioni di base su come tenere la contabilità da soli, oltre a un elenco di software che potrebbero essere utili su base giornaliera. Seguite la guida!

Vedere tutti i software Contabilità

Perché tenere la propria contabilità?

Sebbene siano disponibili numerosi servizi per la gestione della contabilità, è lecito chiedersi se valga la pena di farlo da soli. In realtà, la contabilità fatta in casa offre una serie di vantaggi:

• una significativa riduzione dei costi , evitando le spese spesso elevate associate all'assunzione di un commercialista,

• un maggiore controllo sulle finanze della vostra azienda, che vi permette di avere una visione completa e continua della sua situazione finanziaria

• l' accesso immediato alle informazioni finanziarie, particolarmente vantaggioso per monitorare da vicino l'andamento dell'azienda e reagire rapidamente ai cambiamenti o alle opportunità del mercato.

Questi vantaggi sono essenziali per prendere decisioni rapide e consapevoli. Grazie a una conoscenza diretta e approfondita delle proprie finanze, si è meglio attrezzati per pianificare il futuro, gestire i rischi e cogliere le opportunità di crescita.

Obblighi legali a seconda del vostro status

La portata degli obblighi contabili legali in Francia è vasta. Questi obblighi variano a seconda dello status giuridico dell'azienda e del suo regime fiscale ( regime fiscale normale o semplificato, ecc.).

Tenuta della contabilità se si è un imprenditore autonomo

Se siete un imprenditore autonomo, avete meno obblighi contabili.

Gli unici obblighi sono quelli di tenere un registro degli incassi aggiornato e un registro degli acquisti se la vostra attività prevede la vendita di beni.

La contabilità di un'associazione

A seconda dell'ambito delle sue attività, un'associazione deve scegliere tra :

• una contabilità semplice, detta di cassa, basata su incassi ed esborsi,
• una più sofisticata contabilità degli impegni.

Può quindi essere soggetta agli stessi obblighi di una società tradizionale, a seconda di :

• la natura della sua attività
• l'ammontare dei finanziamenti ricevuti
• le dimensioni dell'organizzazione.

La contabilità in proprio se si è un'impresa individuale

In questo caso, gli obblighi contabili dipendono dalla vostra attività.

Per gli utili non commerciali (BNC), ad esempio, i liberi professionisti sono soggetti a :

• alla contabilità di cassa,
• tenere un giornale,
• presentazione della dichiarazione dei redditi.

Per i profitti industriali e commerciali (BIC), gli obblighi sono gli stessi delle attività BNC, ma si è soggetti alla contabilità per competenza (con crediti e debiti).

Fare i conti in proprio per una SASU, SAS o SARL

Sia che si tratti di una società commerciale con un solo socio (EURL, SASU) o di una società commerciale con più soci (SAS, SA, SARL, ecc.), gli obblighi sono più ampi. Dovete :

• registrare tutti i flussi finanziari in entrata e in uscita dalla vostra azienda;
• effettuare un inventario almeno una volta all'anno;
• redigere il bilancio annuale, che comprende: lo stato patrimoniale
• il conto economico
• la nota integrativa;
• conservare i documenti contabili per almeno 10 anni.

Il commercialista è obbligatorio?

È del tutto possibile optare per una gestione interna della contabilità:

• utilizzando Excel, se il vostro status lo consente,
• oppure utilizzando un software di contabilità, come descritto di seguito.

Tuttavia, anche se non è obbligatorio avvalersi dei servizi di un commercialista, è bene sapere che può essere utile ricorrere ai servizi di un commercialista certificato, anche solo per la revisione dei conti annuali o per beneficiare dei suoi consigli.

In particolare, per le società soggette all' imposta sulle società (IS), un commercialista può aiutarvi a ottimizzare le imposte. Può anche aiutarvi a scomporre i vostri conti in modo da ridurre il vostro reddito imponibile.

Ho bisogno di una formazione contabile?

Per gli imprenditori che vogliono gestire la propria contabilità, è consigliabile una formazione . L'obiettivo è quello di comprendere gli obblighi contabili in vigore e le migliori pratiche per l'utilizzo dello strumento di gestione contabile dell'azienda.

Ci sono diverse opzioni disponibili:

• iscriversi a corsi di formazione contabile: possono essere offerti da centri di formazione o da un centro di gestione, ad esempio;
• seguire i corsi di formazione offerti dall'editore del software contabile scelto;
• leggere i nostri tutorial e le nostre guide aggiuntivesulla contabilità 😉

Come scegliere il software contabile giusto?

È una buona idea tenere la contabilità in Excel?

Dal 1° gennaio 2014, tutte le imprese, ad eccezione degli imprenditori autonomi e delle ditte individuali che rientrano nel regime delle microimprese, sono tenute a dotarsi di un file elettronico standardizzato denominato FEC, il file delle scritture contabili.

Questo file non può essere creato da nessun altro software contabile (il vostro o quello del vostro commercialista). Ciò significa che non è più possibile tenere la contabilità senza software.

Tuttavia, gli imprenditori che rientrano nel regime di microimprenditorialità non sono soggetti al FEC. È quindi possibile tenere la contabilità in Excel, in particolare per il libro degli incassi e il registro degli acquisti.

Ma attenzione al

• al rischio di errori: la contabilità manuale richiede una grande attenzione ai dettagli;
  
• perdere tempo: Excel non permette di ottimizzare tutti i processi contabili, come la scansione delle fatture o la sincronizzazione dei conti bancari, ad esempio. Per questo tipo di operazioni è necessario un software di contabilità;
  
• mancato aggiornamento dello strumento in caso di nuove regole contabili: sta a voi informarvi e aggiornare la vostra contabilità di conseguenza.

💡 In caso di revisione contabile e di cattiva tenuta della contabilità, sono previste pesanti sanzioni per i cattivi amministratori o i truffatori: gli amministratori delle società sono passibili di una multa di 500.000 euro e rischiano 5 anni di reclusione.

Posso fare la mia contabilità online?

Sì! Ci sono molti software professionali disponibili in modalità SaaS.

Ma come si fa a scegliere il software contabile giusto? Tutto dipende dalle dimensioni della vostra azienda e dalla natura della vostra attività.

È anche importante sapere a cosa servirà il software. Alcuni strumenti vanno oltre la semplice gestione della contabilità e offrono funzioni aggiuntive.

Ecco una rapida panoramica degli strumenti che potete utilizzare per la vostra contabilità online:

• I software " precontabili" sono utili per gestire la fatturazione, importare i conti bancari, generare le scritture contabili, tenere traccia delle spese e automatizzare la dichiarazione IVA. Ecco alcuni esempi di soluzioni:
  • Abby, una scelta strategica per le piccole imprese grazie alla fatturazione automatica e alla tracciabilità delle spese in tempo reale, ideale per una gestione contabile accurata e semplificata;
  • Dext, uno strumento facile da usare che aiuta ad automatizzare il ciclo di fatturazione dei fornitori;
  • Evoliz, che si distingue per la facilità d'uso e di configurazione;
  • Mister Compta, che automatizza fino al 100% delle attività;

  • Odoo Accounting, la soluzione completamente integrata che sincronizza automaticamente gli estratti conto con la banca.

• Il software di contabilità "completo" consente di gestire le fasi successive alle registrazioni contabili: creazione dello stato patrimoniale e del conto economico, chiusura dell'esercizio, trasmissione della dichiarazione dei redditi e creazione di documenti legali. Queste soluzioni includono :
  • MaCompta.fr, la soluzione all-in-one ideale per le microimprese e le PMI, con assistenza telefonica e via e-mail disponibile in qualsiasi momento;
  • Sage 100 c Accounting ;
  • Zefyr.
    
• I software contabili specializzati automatizzano la gestione della contabilità della vostra azienda. Tra questi vi sono :
  • Indy Comptabilité, che promette una contabilità senza registrazione per i liberi professionisti in regime BNC;
  • iPaidThat, per la raccolta e l'inserimento automatizzato delle fatture per le piccole imprese e le start-up.

💡 Dovete sapere che nella legge finanziaria del 2016 il governo ha approvato una misura per porre fine alle frodi IVA. Questa misura ha reso obbligatorio l'utilizzo di un software certificato a partire dal 1° gennaio 2018.

Una volta scelto il software di contabilità, è necessario impostarlo in modo che risponda alle vostre esigenze specifiche e che lo utilizziate al meglio.

I nostri 10 consigli per gestire la contabilità da soli come un professionista

In teoria, la nostra guida vi semplifica la gestione della contabilità. Ma in pratica, per il futuro a lungo termine della vostra azienda, è importante tenere a mente le buone pratiche contabili. Quindi, senza troppi giri di parole, ecco una sintesi dei nostri 10 consigli principali per la gestione delle vostre finanze.

1. Tenere la contabilità regolarmente: assicuratevi di tenere la contabilità aggiornata, nel migliore dei casi su base giornaliera e almeno ogni settimana. In questo modo avrete un quadro più chiaro della situazione finanziaria della vostra azienda e potrete evitare spiacevoli sorprese al momento del saldo e della chiusura dei conti.

2. Redigere bilanci e previsioni: utilizzare modelli per pianificare e monitorare tutti i movimenti finanziari. In questo modo potrete anticipare le esigenze finanziarie future e gestire il flusso di cassa.

3. Seguire un corso di contabilità: perché non investire in un corso per comprendere le basi della contabilità? Questo vi darà le conoscenze e le competenze necessarie per gestire le vostre finanze.

4. Utilizzare un software di contabilità: i software di contabilità consentono di automatizzare e semplificare i processi contabili.

5. Tenere separate le finanze personali da quelle aziendali: tenere separate le finanze personali da quelle aziendali per evitare ogni confusione.

6. Essere consapevoli degli obblighi fiscali: tenersi aggiornati sulle ultime leggi fiscali e sugli obblighi contabili per garantire la conformità ed evitare sanzioni.

7. Archiviare regolarmente i documenti: conservare con cura tutti i documenti contabili, le ricevute e le fatture, per ogni evenienza (facile consultazione, necessità di revisione).

8. Analizzare le finanze: dedicare tempo all'analisi delle finanze per individuare tendenze, opportunità e possibili miglioramenti.

9. Pianificare la liquidità: assicurarsi di avere fondi sufficienti per coprire le operazioni correnti e gli investimenti futuri pianificando la liquidità.

10. Consultate degli esperti: gestire la vostra contabilità da soli non significa che non possiate consultare degli esperti, se necessario. Questi possono fornire consigli e controllare che la contabilità sia tenuta correttamente.

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La contabilità fatta in casa in breve

Gestire la propria contabilità è pratico e gratificante. Vi permette di conoscere a fondo le finanze della vostra azienda.

Tenete a mente i nostri 10 consigli chiave per una contabilità conforme e semplificata. Queste pratiche vi aiuteranno a mantenere una sana gestione finanziaria e a evitare le insidie più comuni.