Quali sono i documenti contabili? Elenco completo e obblighi da rispettare
Per una corretta tenuta della contabilità, ogni azienda deve registrare le proprie transazioni finanziarie e tenerne traccia.
È questo il senso dei documenti contabili: elencare tutti i flussi finanziari, in entrata e in uscita, e associarli a una prova.
Questi documenti devono essere redatti e conservati, in modo da poterli presentare al proprio commercialista, all'Urssaf o alle autorità fiscali su loro richiesta.
Vediamo i principali documenti contabili da conoscere, le loro caratteristiche specifiche e i vostri obblighi.
I libri contabili
I libri contabili obbligatori, che sono registri utilizzati per registrare le scritture contabili, comprendono il libro giornale e il libro mastro.
Il libro giornale
Il libro giornale, noto anche come giornale contabile, è obbligatorio per le società commerciali. Il suo ruolo principale è quello di registrare tutte le transazioni contabili a debito e a credito dell'azienda in ordine cronologico. Viene inoltre utilizzato per classificare le voci contabili in base alla loro natura.
Il libro mastro
Il libro mastro si basa sulle stesse informazioni del giornale contabile, ma con una presentazione diversa. Registra tutte le transazioni dell'azienda in ordine cronologico e per conto.
ℹ️ Dal 1° gennaio 2016 il libro degli inventari non è più un libro contabile obbligatorio, ma tutti i documenti redatti in precedenza devono essere conservati per 10 anni.
Bilancio annuale
Il bilancio d'esercizio, noto anche come bilancio aziendale, deve essere redatto una volta all'anno. Si compone di :
- lo stato patrimoniale
- il conto economico
- e la nota integrativa.
Il bilancio
Il bilancio è un documento redatto alla fine dell'esercizio, che presenta un resoconto delle attività e delle passività dell'azienda. Si presenta sotto forma di tabella a due colonne che riporta :
- da un lato, le attività, che indicano tutto ciò che l'azienda possiede;
- le passività, che indicano i debiti dell'azienda.
Il conto economico
Il conto economico elenca le entrate e le uscite dell'azienda per un esercizio, la cui differenza è l' utile netto. Questo indica se l'azienda è in attivo (risultato positivo) o in passivo (risultato negativo). I saldi intermedi di gestione (IMB) sono utilizzati per analizzare l'utile netto suddividendolo in modo più dettagliato.
La nota integrativa
La nota integrativa fornisce informazioni aggiuntive per facilitare la lettura dello stato patrimoniale e del conto economico e può essere abbreviata o semplificata. Le piccole imprese sono esentate da questo obbligo.
Il file delle scritture contabili (FEC)
Il file delle scritture contabili (FEC) è un documento contabile informatizzato che elenca tutte le transazioni dell'esercizio in corso. È richiesto dalle autorità fiscali per l'invio di un avviso di verifica contabile o di un avviso di accertamento contabile e deve quindi essere rigorosamente aggiornato.
Documenti contabili di supporto
I documenti contabili di supporto sono la base per la stesura del bilancio della società.
Sono obbligatori e comprendono tutti i documenti che registrano un'operazione finanziaria, sia essa un'entrata o un'uscita:
- fatture (per acquisti e vendite)
- estratti conto bancari
- ricevute
- buste paga
- note spese
- dichiarazioni di sicurezza sociale, ecc.
☝️ Ogni registrazione contabile deve essere accompagnata da un documento giustificativo, che ne attesti l'esistenza nella contabilità. Senza documenti di supporto, non è possibile registrare alcuna transazione nella contabilità.
Quali sono gli obblighi relativi ai documenti contabili?
Conservazione dei documenti contabili
I documenti contabili devono essere conservati secondo regole precise. Il periodo di conservazione legale dei libri contabili e dei documenti di supporto è di 10 anni, a partire dalla data di chiusura dell'esercizio.
Archiviazione dei documenti contabili
Non esistono requisiti relativi al sistema di archiviazione dei documenti contabili o alla loro forma (documenti originali o versioni elettroniche).
La semplice prassi migliore è quella di utilizzare un sistema logico che consenta di trovare facilmente qualsiasi documento contabile. Dovete essere in grado di presentare i documenti richiesti alle autorità fiscali o all'Urssaf in qualsiasi momento.
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