Contabilità e-commerce: fatturazione, IVA, software... seguite la nostra guida per essere in regola!
Come si gestisce la contabilità dell'e-commerce? Se volete creare un sito di e-commerce o avete già lanciato il vostro negozio online, questa è una domanda che vi porrete.
Certo, volete fare le cose per bene e la contabilità è una parte importante della vostra attività. Da un punto di vista legale, ci sono obblighi da rispettare, come l'apertura di un conto bancario, l'emissione di fatture ai clienti e la tenuta della contabilità per alcune attività.
Vediamo alcuni dei punti che dovete tenere a mente se volete gestire correttamente la contabilità del vostro e-commerce.
Aprire un conto bancario
È il punto di partenza per vendere online. Tutte le aziende sono obbligate ad aprire un conto bancario per la loro attività. Questo perché dovrete ricevere i pagamenti per gli ordini che i vostri clienti effettueranno presso di voi.
Ora, siete obbligati ad aprire un conto bancario aziendale ? Questo dipende dallo status della vostra azienda:
- per le società di capitali è obbligatorio;
- per gli imprenditori autonomi e le ditte individuali è sufficiente un conto corrente standard, purché sia dedicato all'attività e separato dai conti personali.
Gestire la fatturazione
La fatturazione: una fase essenziale
Le fatture costituiscono la base della contabilità del vostro e-commerce. La legge è molto chiara:
"Ogni acquisto di prodotti o prestazione di servizi per un'attività professionale deve essere fatturata". L441-3 del Codice di Commercio francese.
Il vostro negozio online non fa eccezione alla regola! Inoltre, nel commercio elettronico, la fattura deve essere emessa al momento della spedizione dell'ordine e non al momento del pagamento.
"Il venditore è obbligato a emettere la fattura non appena la vendita è completata o il servizio è fornito" - Art. L441-3 del Codice commerciale francese.
La fattura deve contenere tutte le informazioni obbligatorie richieste.
Per adempiere a questo obbligo, potete :
- generare una fattura elettronica al momento dell'ordine, che i vostri clienti riceveranno via e-mail in formato PDF e/o tramite la loro area clienti;
- generare e stampare la fattura da inserire nel pacco al momento della spedizione;
- oppure optare per entrambe le soluzioni, purché le due fatture siano rigorosamente identiche.
Se desiderate automatizzare l'emissione delle fatture per risparmiare tempo ed evitare errori umani:
- verificate se la vostra piattaforma di e-commerce o il marketplace su cui vendete vi consente di gestire questo aspetto in modo nativo o tramite moduli aggiuntivi;
- utilizzare un software di fatturazione che si interfacci con la piattaforma di e-commerce.
💡 Scaricare regolarmente (settimanalmente o mensilmente) le fatture dei clienti per raccogliere i documenti di supporto per la contabilità, se la vostra soluzione non lo gestisce automaticamente.
Emettere una nota di credito
Nelle vendite online, i clienti hanno 14 giorni di tempo per ritirare l'ordine, qualunque sia il motivo. È inevitabile che prima o poi vi troviate di fronte a questa situazione.
In questo caso, si può offrire al cliente una nota di credito, che può decidere di accettare o meno. Sarà quindi necessario generare una fattura con nota di credito, che correggerà la prima fattura ricevuta.
Anche in questo caso, potete automatizzare l'emissione di una fattura con nota di credito utilizzando il vostro software di fatturazione o la vostra piattaforma di e-commerce, se vi permette di gestirla direttamente.
Gestione dell'IVA
Fatturazione e riscossione dell'IVA: chi è interessato?
L 'IVA, o imposta sul valore aggiunto, è un'imposta dovuta da quasi tutte le imprese.
In realtà, alcune imprese sono automaticamente esenti dall'IVA, mentre altre possono optare per questa soluzione a determinate condizioni:
- con lo status di autoimprenditore, l'esenzione IVA si applica automaticamente;
- le imprese individuali (EI, EIRL, ecc.) possono optare per il regime di microimpresa e quindi per l'esenzione IVA;
- possono optare per l'esenzione anche tutte le imprese con un fatturato non superiore a 85.800 euro derivante dalla vendita di beni.
In questo caso, non dovrete fatturare l'IVA ai vostri clienti, ma dovrete emettere una fattura senza IVA, indicando chiaramente "IVA non applicabile, art. 293 B del Codice generale delle imposte".
IVA sulle vendite in Francia
Se siete soggetti all'IVA, dovrete aggiungerla al prezzo di vendita per poterla riscuotere e ridistribuire alle autorità fiscali. L'aliquota varia a seconda del tipo di merce venduta.
L' aliquota generale applicabile in Francia è del 20%, sia che si tratti di vendite B2B che B2C. Per alcuni tipi di prodotti, come ad esempio i libri, si applicano aliquote IVA ridotte del 10%, del 5,5% e persino del 2,1%:
- libri
- prodotti alimentari
- alimenti per animali domestici
- medicinali
- opere d'arte
- attrezzature per disabili, ecc.
Per saperne di più, consultate l'elenco completo delle diverse aliquote IVA in vigore nel 2024.
Non dimenticate quindi di impostare la giusta aliquota IVA per ogni prodotto nella vostra soluzione di e-commerce.
L'IVA per le vendite di e-commerce nell'UE
Il sistema dell' IVA intracomunitaria, in precedenza molto complesso, è stato semplificato a partire dal 1° luglio 2021.
Ecco la regola: se vendete beni per un valore superiore a 10.000 euro (IVA esclusa) in un Paese dell'UE, siete tenuti a versare l'IVA secondo le norme in vigore nel Paese destinatario.
Per pagare l'importo dovuto, occorre rivolgersi allo sportello unico IVA (OSS).
Ecco un esempio illustrato per aiutarvi a orientarvi:
Un'azienda francese vende costumi da bagno sul suo negozio online e deve riscuotere l'IVA. Effettua consegne solo in Francia e in Spagna, dove si trovano i suoi clienti. Nel 2024, ha realizzato un fatturato di 45.000 euro IVA esclusa in Spagna e ha superato la soglia dei 10.000 euro il 1° luglio.
Deve quindi :
- fatturare, incassare e pagare l'IVA francese al 20% sul fatturato di 10.000 euro in Spagna,
- fatturare, riscuotere e versare l'IVA spagnola al 21% (presso lo sportello unico) sui 35.000 euro che superano la soglia.
IVA sulle vendite nel Regno Unito
Come sapete, dal 1° gennaio 2021 il Regno Unito non farà più parte dell'Unione Europea. Di conseguenza, ogni vendita attraverso il vostro sito di e-commerce è ora un'esportazione e comporta una serie di formalità.
Dovrete ottenere un numero EORI e assicurarvi di registrarvi presso l'HMRC per dichiarare e pagare l'IVA del Regno Unito.
Ecco le formalità da seguire:
- se la vendita non supera le 135 sterline: dovete pagare direttamente l'IVA del Regno Unito;
- se la vendita supera le 135 sterline: non si deve pagare l'IVA, come per le esportazioni al di fuori dell'UE.
Verificate che la vostra piattaforma di e-commerce tenga conto di questa specificità britannica o che un plug-in, un modulo o un software possa farlo.
Dotatevi di un software di contabilità per l'e-commerce
È ovviamente possibile gestire le fatture e la contabilità con un file Excel. Questo è perfetto quando siete agli inizi della vostra attività e le vendite sono ancora basse. Ma non appena il ritmo degli ordini aumenta (e questa è la cattiva notizia che vi auguriamo), svolgere queste attività manualmente può diventare rapidamente dispendioso in termini di tempo.
Molte soluzioni di e-commerce consentono di produrre fatture e note di credito, ed eventualmente di esportare le vendite, ma non permettono di registrare i flussi finanziari della vostra attività nella vostra contabilità.
È quindi consigliabile rivolgersi a un software di gestione delle vendite che includa un modulo di contabilità, come Lundi Matin Business, o a un software di contabilità professionale.
Oltre a farvi risparmiare tempo, vi permettono di :
- automatizzare i flussi di lavoro
- evitare reinserimenti ed errori umani,
- rispettare la legislazione,
- tenere traccia delle spese per controllare il flusso di cassa e la redditività.
È obbligatorio ricorrere a un commercialista?
È obbligatorio ricorrere a un commercialista per la contabilità del vostro sito di e-commerce? La risposta è no.
Spesso, a causa della mancanza di liquidità all'inizio della vostra attività, potreste essere riluttanti a esternalizzare la vostra contabilità. Questo è comprensibile, ma dovete sapere che spesso si tratta di un investimento redditizio per una serie di motivi (consigli validi per ottimizzare i costi, risparmio di tempo, evitare multe per mancata conformità alla normativa fiscale, ecc.)
Vi consigliamo quindi, non appena disponete di liquidità sufficiente e di un volume di vendite abbastanza elevato, di rivolgervi a un commercialista per portare il vostro sito di e-commerce a un livello superiore.
Articolo tradotto dal francese