Perché non automatizzare la contabilità?

Un robot per la contabilità o per sostituire il vostro commercialista? La contabilità automatizzata è una tendenza che sta prendendo piede nelle aziende, incoraggiata dalla trasformazione digitale.

L' evoluzione della professione contabile è una realtà, ma la contabilità automatizzata non sostituisce in alcun modo il ruolo del commercialista.

Semplicemente, elimina la necessità di inserire manualmente i dati e sfrutta l'analisi dei dati per fornire alle aziende una visione complessiva della loro salute finanziaria.

Al commercialista, invece, viene affidato un ruolo di consulenza: diventa il punto di riferimento contabile per le decisioni aziendali.

Come si vede, la fine dei commercialisti non è in vista. Per saperne di più sulle sfide dell'automazione dei processi contabili e su come il software di contabilità online sta aiutando le aziende a diventare digitali.

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Automazione contabile: definizione

L 'automazione contabile consiste nell'eliminazione dei processi manuali e nella loro sostituzione con processi automatici, utilizzando un software dedicato e sicuro.

L'automazione contabile comprende :

• registrazione della contabilità: registrazione delle fatture, registrazione delle scritture contabili, registrazione degli estratti conto bancari, registrazione delle buste paga,
• stampa di preventivi e fatture,
• dematerializzazione delle fatture, oggi obbligatoria per legge,
• gestione delle paghe,
• redazione di bilanci e conti economici,
• gestione dell 'IVA.

Si parla anche di "digitalizzazione della contabilità", "robotizzazione della contabilità " o RPA (Robotic Process Automation). L'obiettivo è sfruttare i progressi tecnologici della robotizzazione e dell' intelligenza artificiale (AI) e applicarli alla contabilità.

L'automazione dei processi ripetitivi evita gli errori di inserimento manuale e libera tempo per attività a più alto valore aggiunto.

Esempio: il robot legge una fattura scansionata, identifica le informazioni rilevanti come l'importo, il cliente, la data e l'IVA, per automatizzare l'elaborazione della fattura.

Perché automatizzare la contabilità e scegliere un software?

I vantaggi della contabilità automatizzata per le aziende

Perché automatizzare la contabilità? Quali sono i vantaggi di un software di contabilità automatizzato?

In sintesi, un software di contabilità online :

• automatizza i processi contabili ;
• ottimizza i costi evitando attività ripetitive, lunghe e a scarso valore aggiunto;
• riduce il numero di errori (formule, registrazioni non corrette, duplicazioni, confusione, ecc;)
• garantisce la conformità legale grazie agli aggiornamenti regolari e automatici dello strumento: potete essere certi che la vostra contabilità è gestita nel pieno rispetto della legge;
• facilita gli scambi con il vostro commercialista, che ha accesso diretto allo strumento per monitorare la vostra contabilità in tempo reale;
• consente l'accesso mobile ai dati contabili tramite un' applicazione mobile, per alcuni pacchetti software.

I vantaggi dell'automazione contabile per i commercialisti

Secondo Exact pour Experts-Comptables, sono 5 i vantaggi di una soluzione di produzione contabile 100% cloud:

• mobilità e libertà: accesso a dati aggiornati, anche quando si è in viaggio con un cliente;
• collaborazione e consulenza: più tempo per la consulenza e migliori relazioni con i clienti, condividendo un'interfaccia comune;
• aumento della produttività grazie all'automazione di attività e processi;
• gestione dell'attività dello studio: dati contabili sicuri, cruscotti personalizzati, monitoraggio dei casi, ecc.
• interattività : collegamento delle applicazioni aziendali allo strumento di produzione contabile.

☝️ In breve, il software di contabilità online è altrettanto vantaggioso per un manager d'impresa quanto per un commercialista.

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Come automatizzare i processi contabili?

I software sono sempre più dotati di funzioni di automazione contabile come :

• Riconoscimento di documenti e dati mediante la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri),
• archiviazione
• controlli di conformità,
• processi di convalida, ecc.

Poiché la contabilità ha un impatto interfunzionale su quasi tutti i reparti di un'azienda, i vantaggi dell'automazione dei processi contabili sono sempre più diffusi.

Ecco alcuni esempi di processi contabili che possono essere automatizzati.

Pre-contabilità

Con questo termine si intende tutto il lavoro che precede la contabilità, ovvero tutto ciò che il manager o il contabile di un'azienda deve preparare prima di rivolgersi al proprio commercialista, se ne ha uno.

Le attività precontabili comprendono la raccolta, l'archiviazione e la registrazione di tutti i dati contabili:

• fatture dei fornitori
• fatture dei clienti
• rapporti di spesa
• estratti conto bancari
• buste paga,
• contributi previdenziali, ecc.

🔎 Esempi di software :

• Dext è un pacchetto software di pre-contabilità chiavi in mano rivolto alle aziende e alle PMI, in grado di gestire un volume molto elevato di fatture di acquisto (numero illimitato di fornitori).
  Basta fotografare il documento o importarlo dalla casella di posta elettronica e Dext si occuperà di eliminare i duplicati, estrarre i dati e convertirli in voci contabili.

• Spendesk è un software di gestione degli acquisti aziendali che offre un'unica interfaccia per centralizzare automaticamente tutte le spese e le note spese. In questo modo si ottiene una visibilità affidabile e in tempo reale di tutti i dati. Automatizza i processi contabili, dal recupero delle ricevute all'inserimento dei conti, passando per la riconciliazione bancaria e i promemoria per i dipendenti.
  
  
• Sage Business Cloud Compta, il software di contabilità 100% cloud per le piccole imprese, genera automaticamente le registrazioni importando tutti i dati bancari, di acquisto e di vendita. Niente più errori di battitura! Inoltre, grazie alla sincronizzazione con il conto bancario e alla generazione automatica di cruscotti, è possibile monitorare il flusso di cassa in tempo reale, garantendo un maggiore controllo.

Processi di acquisto

Gli acquisti dai fornitori innescano un gran numero di flussi di informazioni e documenti che devono essere tracciati e archiviati.

Ad esempio, è possibile automatizzare :

• generare ordini di acquisto
• aggiornare in tempo reale i livelli delle scorte una volta ricevuta la merce,
• generare una fattura di acquisto a partire dall'ordine di acquisto,
• creare voci contabili dalle fatture,
• archiviare le fatture nel software di contabilità,
• tenere conto del pagamento delle imposte.

Esempio di software: Azopio automatizza il recupero di fatture, ricevute e transazioni bancarie da diverse fonti (applicazione mobile, foto della fattura, e-mail, ecc.). Le classifica quindi prima di depositarle nei servizi di archiviazione cloud appropriati. Questo software contabile automatizza la riconciliazione con la banca e sincronizza automaticamente i conti con la piattaforma.

Processi di vendita

Come per gli acquisti, i processi di vendita comportano la creazione di una serie di procedure, documenti e registrazioni contabili.

Ad esempio, è possibile automatizzare

• seguire un preventivo fino all'approvazione del cliente,
• generare un ordine di acquisto da un preventivo
• generare una fattura per il cliente da un ordine di acquisto,
• creare voci contabili dalle fatture,
• archiviare le fatture nel software di contabilità,
• avvisi per le fatture scadute.

Gestione delle paghe

Le paghe sono un'attività che, oltre a essere ricorrente e obbligatoria, non crea valore. Automatizzarla offre quindi molti vantaggi.

Ad esempio, è possibile automatizzare

• il calcolo degli stipendi (lordi, netti da pagare, trattenute alla fonte),
• la creazione di buste paga
• la registrazione delle scritture contabili relative alle retribuzioni,
• il deposito elettronico dei contributi previdenziali tramite la Déclaration Sociale Nominative (DSN),
• controllo della coerenza delle registrazioni, ecc.

🔎 Per esempi di software per le paghe, consultare la nostra directory.

Gestione finanziaria

Sia che si tenga una contabilità convenzionale, di cassa o di impegno, il collegamento del software contabile al conto bancario può essere di grande aiuto.

Ad esempio, è possibile automatizzare

• recuperare gli estratti conto bancari
• effettuare registrazioni contabili nel giornale di cassa
• il monitoraggio del flusso di cassa in tempo reale
• la riconciliazione bancaria.

🔎 Esempi di software:

• IPaidThat recupera automaticamente le fatture dalla casella di posta elettronica o dall'area clienti e importa i dati direttamente nel software. Quindi esegue la riconciliazione bancaria per far coincidere i documenti con le transazioni bancarie. È possibile monitorare il flusso di cassa in dettaglio grazie a rapporti e grafici precisi, in tempo reale o su un determinato periodo.
  
  
• Superindep.fr è il software di contabilità perfetto per gli imprenditori autonomi: grazie alle sue funzioni su misura, anticipa i problemi amministrativi come i ritardi di pagamento o le dichiarazioni dimenticate, permettendovi di concentrarvi completamente sulla vostra attività in tutta tranquillità. Non dovrete più passare lunghe ore a gestire la vostra contabilità: la piattaforma automatizza le dichiarazioni del fatturato e dell'IVA per una maggiore efficienza!

Strumenti per automatizzare la contabilità

La trasformazione digitale delle aziende non risparmia la contabilità e sta gradualmente cambiando il modo di lavorare dei contabili. Come si può ottenere questo risultato? Mentre i software di contabilità installati localmente assistono da tempo i dirigenti d'azienda e i commercialisti, la novità è altrove. Il software online, o software SaaS, consente di:

• aggiornamenti dei dati in tempo reale
• accesso ai conti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo con una semplice connessione a Internet o un'applicazione mobile, grazie al cloud,
• un migliore monitoraggio generale grazie ai cruscotti di monitoraggio.

Esiste un'ampia gamma di software online per aiutare le aziende e i loro commercialisti a gestire la contabilità. Oltre agli esempi illustrati in questo articolo, tra questi vi sono :

• Indy Comptabilité è pensato per i lavoratori autonomi in regime BNC: eliminate l'inserimento dei dati bancari e automatizzate la vostra contabilità con uno strumento intuitivo e moderno.
• Mister Compta vi fa risparmiare tempo e vi dà la tranquillità di una soluzione online sicura (per i VSE e i lavoratori autonomi).
• Sinao elimina il superfluo con uno strumento che si concentra sulle funzioni essenziali per le start-up, le imprese e le PMI.