Perché non automatizzare la contabilità?
Un robot per la contabilità o per sostituire il vostro commercialista? La contabilità automatizzata è una tendenza che sta prendendo piede nelle aziende, incoraggiata dalla trasformazione digitale.
L' evoluzione della professione contabile è una realtà, ma la contabilità automatizzata non sostituisce in alcun modo il ruolo del commercialista.
Semplicemente, elimina la necessità di inserire manualmente i dati e sfrutta l'analisi dei dati per fornire alle aziende una visione complessiva della loro salute finanziaria.
Al commercialista, invece, viene affidato un ruolo di consulenza: diventa il punto di riferimento contabile per le decisioni aziendali.
Come si vede, la fine dei commercialisti non è in vista. Per saperne di più sulle sfide dell'automazione dei processi contabili e su come il software di contabilità online sta aiutando le aziende a diventare digitali.
Automazione contabile: definizione
L 'automazione contabile consiste nell'eliminazione dei processi manuali e nella loro sostituzione con processi automatici, utilizzando un software dedicato e sicuro.
L'automazione contabile comprende :
- registrazione della contabilità: registrazione delle fatture, registrazione delle scritture contabili, registrazione degli estratti conto bancari, registrazione delle buste paga,
- stampa di preventivi e fatture,
- dematerializzazione delle fatture, oggi obbligatoria per legge,
- gestione delle paghe,
- redazione di bilanci e conti economici,
- gestione dell 'IVA.
Si parla anche di "digitalizzazione della contabilità", "robotizzazione della contabilità " o RPA (Robotic Process Automation). L'obiettivo è sfruttare i progressi tecnologici della robotizzazione e dell' intelligenza artificiale (AI) e applicarli alla contabilità.
L'automazione dei processi ripetitivi evita gli errori di inserimento manuale e libera tempo per attività a più alto valore aggiunto.
Esempio: il robot legge una fattura scansionata, identifica le informazioni rilevanti come l'importo, il cliente, la data e l'IVA, per automatizzare l'elaborazione della fattura.
Perché automatizzare la contabilità e scegliere un software?
I vantaggi della contabilità automatizzata per le aziende
Perché automatizzare la contabilità? Quali sono i vantaggi di un software di contabilità automatizzato?
In sintesi, un software di contabilità online :
- automatizza i processi contabili ;
- ottimizza i costi evitando attività ripetitive, lunghe e a scarso valore aggiunto;
- riduce il numero di errori (formule, registrazioni non corrette, duplicazioni, confusione, ecc;)
- garantisce la conformità legale grazie agli aggiornamenti regolari e automatici dello strumento: potete essere certi che la vostra contabilità è gestita nel pieno rispetto della legge;
- facilita gli scambi con il vostro commercialista, che ha accesso diretto allo strumento per monitorare la vostra contabilità in tempo reale;
- consente l'accesso mobile ai dati contabili tramite un' applicazione mobile, per alcuni pacchetti software.
I vantaggi dell'automazione contabile per i commercialisti
Secondo Exact pour Experts-Comptables, sono 5 i vantaggi di una soluzione di produzione contabile 100% cloud:
- mobilità e libertà: accesso a dati aggiornati, anche quando si è in viaggio con un cliente;
- collaborazione e consulenza: più tempo per la consulenza e migliori relazioni con i clienti, condividendo un'interfaccia comune;
- aumento della produttività grazie all'automazione di attività e processi;
- gestione dell'attività dello studio: dati contabili sicuri, cruscotti personalizzati, monitoraggio dei casi, ecc.
- interattività : collegamento delle applicazioni aziendali allo strumento di produzione contabile.
☝️ In breve, il software di contabilità online è altrettanto vantaggioso per un manager d'impresa quanto per un commercialista.
Come automatizzare i processi contabili?
I software sono sempre più dotati di funzioni di automazione contabile come :
- Riconoscimento di documenti e dati mediante la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri),
- archiviazione
- controlli di conformità,
- processi di convalida, ecc.
Poiché la contabilità ha un impatto interfunzionale su quasi tutti i reparti di un'azienda, i vantaggi dell'automazione dei processi contabili sono sempre più diffusi.
Ecco alcuni esempi di processi contabili che possono essere automatizzati.
Pre-contabilità
Con questo termine si intende tutto il lavoro che precede la contabilità, ovvero tutto ciò che il manager o il contabile di un'azienda deve preparare prima di rivolgersi al proprio commercialista, se ne ha uno.
Le attività precontabili comprendono la raccolta, l'archiviazione e la registrazione di tutti i dati contabili:
- fatture dei fornitori
- fatture dei clienti
- rapporti di spesa
- estratti conto bancari
- buste paga,
- contributi previdenziali, ecc.
🔎 Esempi di software :
- Dext è un pacchetto software di pre-contabilità chiavi in mano rivolto alle aziende e alle PMI, in grado di gestire un volume molto elevato di fatture di acquisto (numero illimitato di fornitori).
Basta fotografare il documento o importarlo dalla casella di posta elettronica e Dext si occuperà di eliminare i duplicati, estrarre i dati e convertirli in voci contabili.
- Spendesk è un software di gestione degli acquisti aziendali che offre un'unica interfaccia per centralizzare automaticamente tutte le spese e le note spese. In questo modo si ottiene una visibilità affidabile e in tempo reale di tutti i dati. Automatizza i processi contabili, dal recupero delle ricevute all'inserimento dei conti, passando per la riconciliazione bancaria e i promemoria per i dipendenti.
- Sage Business Cloud Compta, il software di contabilità 100% cloud per le piccole imprese, genera automaticamente le registrazioni importando tutti i dati bancari, di acquisto e di vendita. Niente più errori di battitura! Inoltre, grazie alla sincronizzazione con il conto bancario e alla generazione automatica di cruscotti, è possibile monitorare il flusso di cassa in tempo reale, garantendo un maggiore controllo.
Processi di acquisto
Gli acquisti dai fornitori innescano un gran numero di flussi di informazioni e documenti che devono essere tracciati e archiviati.
Ad esempio, è possibile automatizzare :
- generare ordini di acquisto
- aggiornare in tempo reale i livelli delle scorte una volta ricevuta la merce,
- generare una fattura di acquisto a partire dall'ordine di acquisto,
- creare voci contabili dalle fatture,
- archiviare le fatture nel software di contabilità,
- tenere conto del pagamento delle imposte.
Esempio di software: Azopio automatizza il recupero di fatture, ricevute e transazioni bancarie da diverse fonti (applicazione mobile, foto della fattura, e-mail, ecc.). Le classifica quindi prima di depositarle nei servizi di archiviazione cloud appropriati. Questo software contabile automatizza la riconciliazione con la banca e sincronizza automaticamente i conti con la piattaforma.
Processi di vendita
Come per gli acquisti, i processi di vendita comportano la creazione di una serie di procedure, documenti e registrazioni contabili.
Ad esempio, è possibile automatizzare
- seguire un preventivo fino all'approvazione del cliente,
- generare un ordine di acquisto da un preventivo
- generare una fattura per il cliente da un ordine di acquisto,
- creare voci contabili dalle fatture,
- archiviare le fatture nel software di contabilità,
- avvisi per le fatture scadute.
Gestione delle paghe
Le paghe sono un'attività che, oltre a essere ricorrente e obbligatoria, non crea valore. Automatizzarla offre quindi molti vantaggi.
Ad esempio, è possibile automatizzare
- il calcolo degli stipendi (lordi, netti da pagare, trattenute alla fonte),
- la creazione di buste paga
- la registrazione delle scritture contabili relative alle retribuzioni,
- il deposito elettronico dei contributi previdenziali tramite la Déclaration Sociale Nominative (DSN),
- controllo della coerenza delle registrazioni, ecc.
🔎 Per esempi di software per le paghe, consultare la nostra directory.
Gestione finanziaria
Sia che si tenga una contabilità convenzionale, di cassa o di impegno, il collegamento del software contabile al conto bancario può essere di grande aiuto.
Ad esempio, è possibile automatizzare
- recuperare gli estratti conto bancari
- effettuare registrazioni contabili nel giornale di cassa
- il monitoraggio del flusso di cassa in tempo reale
- la riconciliazione bancaria.
🔎 Esempi di software:
- IPaidThat recupera automaticamente le fatture dalla casella di posta elettronica o dall'area clienti e importa i dati direttamente nel software. Quindi esegue la riconciliazione bancaria per far coincidere i documenti con le transazioni bancarie. È possibile monitorare il flusso di cassa in dettaglio grazie a rapporti e grafici precisi, in tempo reale o su un determinato periodo.
- Superindep.fr è il software di contabilità perfetto per gli imprenditori autonomi: grazie alle sue funzioni su misura, anticipa i problemi amministrativi come i ritardi di pagamento o le dichiarazioni dimenticate, permettendovi di concentrarvi completamente sulla vostra attività in tutta tranquillità. Non dovrete più passare lunghe ore a gestire la vostra contabilità: la piattaforma automatizza le dichiarazioni del fatturato e dell'IVA per una maggiore efficienza!
Strumenti per automatizzare la contabilità
La trasformazione digitale delle aziende non risparmia la contabilità e sta gradualmente cambiando il modo di lavorare dei contabili. Come si può ottenere questo risultato? Mentre i software di contabilità installati localmente assistono da tempo i dirigenti d'azienda e i commercialisti, la novità è altrove. Il software online, o software SaaS, consente di:
- aggiornamenti dei dati in tempo reale
- accesso ai conti in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo con una semplice connessione a Internet o un'applicazione mobile, grazie al cloud,
- un migliore monitoraggio generale grazie ai cruscotti di monitoraggio.
Esiste un'ampia gamma di software online per aiutare le aziende e i loro commercialisti a gestire la contabilità. Oltre agli esempi illustrati in questo articolo, tra questi vi sono :
- Indy Comptabilité è pensato per i lavoratori autonomi in regime BNC: eliminate l'inserimento dei dati bancari e automatizzate la vostra contabilità con uno strumento intuitivo e moderno.
- Mister Compta vi fa risparmiare tempo e vi dà la tranquillità di una soluzione online sicura (per i VSE e i lavoratori autonomi).
- Sinao elimina il superfluo con uno strumento che si concentra sulle funzioni essenziali per le start-up, le imprese e le PMI.