4 passi per scegliere la carta bancaria aziendale per una gestione ottimale delle spese!
Le carte bancarie aziendali sono utilizzate da molte aziende per gestire al meglio le proprie spese e quelle dei propri dipendenti. Oltre alla funzione di mezzo di pagamento, le carte aziendali sono diventate uno strumento essenziale per la gestione delle note spese.
Esse facilitano notevolmente il monitoraggio e il controllo delle spese aziendali e garantiscono una maggiore sicurezza nel processo di pagamento. I dipendenti sono più autonomi e la gestione finanziaria è più ottimale.
Esistono tuttavia diversi tipi di carte con caratteristiche differenti. Qual è quella giusta per la vostra azienda? E quali sono i criteri da utilizzare per fare la scelta giusta?
In questo articolo vi forniremo tutte le informazioni necessarie per fare la scelta giusta, in modo che possiate optare per il mezzo di pagamento più adatto alle vostre esigenze e a quelle dei vostri dipendenti.
Cos'è una carta bancaria aziendale?
La carta bancaria aziendale, nota anche come carta aziendale, è un mezzo di pagamento che un'azienda mette a disposizione dei propri dipendenti per pagare le spese aziendali. È direttamente collegata al conto bancario dell'azienda.
👉 Dal punto di vista legale, la maggior parte delle aziende è tenuta ad aprire un conto bancario aziendale. È qui che registrano il loro capitale al momento della registrazione. Esistono tuttavia delle eccezioni:
- le ditte individuali
- professionisti autonomi
Quali tipi di carta bancaria aziendale esistono?
La carta business o aziendale
Questa carta, nota anche come carta di debito "per i dipendenti" o carta aziendale, è pensata appositamente per le grandi aziende internazionali in cui i dipendenti sostengono regolarmente spese legate ai viaggi di lavoro.
Le spese sono quindi in valuta estera, quindi i dipendenti devono avere una carta adatta all'uso internazionale. Limita la pressione finanziaria sui dipendenti e centralizza le spese per renderle più facilmente tracciabili.
La carta virtuale
Conosciuta anche come e-card, la carta virtuale è un mezzo di pagamento dematerializzato che consente di pagare le spese aziendali online, limitando così il rischio di frode. Ha le stesse caratteristiche di una carta bancaria fisica, ovvero
- numero della carta bancaria
- data di scadenza
- codice CVV
La carta Business
Conosciuta anche come carta di debito "aziendale", è pensata per le piccole e medie imprese. L'addebito avviene direttamente sul conto dell'azienda e questo tipo di carta è spesso riservato agli amministratori della società. Tuttavia, può essere assegnata a reparti specifici come :
- l'ufficio acquisti
- l'ufficio finanziario
- l'ufficio pagamenti (ad esempio per le prenotazioni di viaggi).
La carta "affittata
Questo tipo di carta viene utilizzata per pagare le spese di viaggio dei dipendenti tramite un conto di pagamento registrato direttamente nel sistema informativo del fornitore di servizi interessato.
È uno dei principali metodi di pagamento centralizzati presenti sul mercato. Consente di regolare e gestire in tempo reale tutte le transazioni relative ai viaggi di lavoro dei dipendenti da un'unica postazione.
La carta acquisti
La carta acquisti consente ai dipendenti autorizzati dall'azienda di pagare beni, servizi e altri costi operativi presso fornitori pre-identificati.
Quali sono i vantaggi di una carta bancaria aziendale?
Notevole risparmio di tempo
La gestione delle note spese è spesso un'attività lunga e ripetitiva che occupa il tempo di reparti specializzati. Con una carta bancaria aziendale, tutte le spese aziendali dei vostri dipendenti sono centralizzate in un unico conto aziendale.
Ogni titolare di carta aziendale ha accesso a un' applicazione mobile per la gestione delle spese. Questo semplifica le cose per i :
- I dipendenti, che non devono più passare ore a creare note spese in Excel. Tutte le ricevute di spesa e le fatture sono archiviate sulla piattaforma.
- I manager, poiché la piattaforma gestisce automaticamente le note spese dettagliate e archivia le ricevute in formato digitale.
Spese aziendali sicure
La carta bancaria aziendale vi offre una maggiore sicurezza, consentendovi di tenere sotto controllo le vostre spese e riducendo notevolmente i tentativi di frode.
Tutte le informazioni sensibili sono protette da una piattaforma digitale sicura. I vostri dati possono essere criptati per una sicurezza ancora maggiore.
Inoltre, in caso di smarrimento o furto, la carta può essere bloccata con un semplice clic .
Vi consigliamo quindi di distribuire le carte prepagate al vostro personale, in modo che tutti i dipendenti non siano coinvolti in caso di smarrimento o furto.
Evitare le spese personali
Grazie alla carta bancaria aziendale, i vostri dipendenti non dovranno più utilizzare il loro conto corrente personale per finanziare le spese legate ai loro incarichi di lavoro. Il modello tradizionale di gestione delle spese aziendali potrebbe essere descritto come segue:
- i dipendenti anticipano i costi dei loro viaggi e missioni di lavoro,
- creano quindi delle note spese corredate da prove di pagamento,
- si aspettano di essere rimborsati entro alcuni giorni o addirittura alcune settimane.
Sebbene questo metodo fosse efficace in passato, oggi non lo è più. Con la digitalizzazione delle aziende, si evitano o addirittura si eliminano le attività lunghe e ripetitive e si ottimizza la gestione delle spese.
Con una carta bancaria aziendale, potete pagare ai vostri dipendenti somme specifiche in base alle vostre previsioni di bilancio.
In questo modo si evita l'inconveniente dei dipendenti che non dispongono di fondi personali sufficienti a soddisfare le esigenze aziendali.
Infine, le carte bancarie aziendali possono essere molto utili nei viaggi di lavoro all'estero , che spesso comportano spese elevate in valuta estera.
Migliore monitoraggio delle spese aziendali
Tutte le transazioni effettuate con una carta bancaria aziendale vengono registrate e inviate direttamente ai reparti competenti tramite una piattaforma digitale.
Questo ottimizza notevolmente il monitoraggio e il controllo delle spese.
Questa ottimizzazione può essere ulteriormente migliorata se la carta bancaria è collegata a una soluzione di gestione delle spese per automatizzare tutti i rapporti e il monitoraggio.
Come scegliere la carta bancaria aziendale?
1 - Valutare le esigenze specifiche della vostra azienda
La scelta di una carta bancaria aziendale è una decisione presa dopo che è emersa una necessità. Queste esigenze possono variare da azienda ad azienda. Le vostre priorità e aspettative sono diverse, il che può portarvi a optare per diversi tipi di carta. Per soddisfare al meglio le vostre esigenze, dovete porvi le seguenti domande:
- Quale problema sto cercando di risolvere introducendo un nuovo metodo di pagamento?
- Quanti dipendenti utilizzeranno queste carte?
- Quali tipi di spesa verranno pagati con queste carte?
- I miei dipendenti viaggiano all'estero per lavoro? (In questo caso, è preferibile una carta internazionale o in valuta estera).
- Qual è il budget stabilito per ogni carta? (In base alle vostre previsioni di budget)
2 - Confrontare le offerte sul mercato
A seconda delle vostre esigenze, sono disponibili diverse offerte. Si può trattare di banche, soluzioni di pagamento online o anche di neo-banche che consentono di accedere a una moltitudine di offerte accompagnate da numerosi vantaggi:
- assicurazione di viaggio
- programmi fedeltà
- monitoraggio personalizzato,
- dati criptati,
- assistenza 24 ore su 24, ecc.
Sta a voi decidere, in base alle vostre priorità e al vostro budget, quali sono i servizi più vantaggiosi per voi. Non abbiate fretta! È importante studiare attentamente tutte le offerte per poter offrire ai vostri dipendenti la migliore carta di pagamento possibile.
👉 Prestate attenzione alle commissioni applicate da questi fornitori di servizi, come ad esempio :
- commissioni per le transazioni con l'estero,
- commissioni per la creazione della carta
- commissioni applicate per determinati servizi, ecc.
3 - Distinguere tra carte di debito immediate e differite
Esistono due modalità di pagamento per le carte bancarie:
- Carte di addebito immediato: addebitano automaticamente il conto bancario aziendale il giorno stesso del pagamento, con un margine di due giorni. Il cliente viene avvisato in tempo reale.
- Carte di debito differite : addebitano tutte le spese alla fine del mese.
La scelta tra questi due tipi di carta di pagamento è fondamentale. Sarà fatta in base alla vostra pianificazione del budget e ai diversi tipi di spesa che sostenete.
In generale, le carte di debito immediate sono più economiche delle carte di debito differite.
4 - Orientarsi verso gli strumenti digitali
Le aziende stanno diventando digitali e stanno entrando sempre più nell' era digitale. Un'offerta digitale soddisferà tutte le vostre esigenze e semplificherà la vostra vita quotidiana. Le soluzioni intuitive per la gestione delle spese presentano numerosi vantaggi:
- dematerializzare le note spese
- automatizzare i processi di gestione delle spese
- ridurre il numero di passaggi che i dipendenti devono compiere
- controllare le spese dei dipendenti
- esportare automaticamente le note spese.
Anche il software online per le carte aziendali è molto importante, in quanto consente di avere una visione a 360° di tutte le spese, in modo da ottimizzare la pianificazione del budget.
Queste nuove soluzioni intuitive e ultra-personalizzabili sono un vero e proprio motore di performance per le aziende, che possono vedere automatizzate le attività che richiedono molto tempo, lasciando loro più tempo per concentrarsi sul proprio core business.
Articolo tradotto dal francese