Contabilizzazione del conto pro rata: come procedere?
In materia di contabilità, il settore dell' edilizia e dell'ingegneria civile presenta caratteristiche e tecniche specifiche.
Il conto pro rata è una di queste tecniche. Creato quando più imprese condividono un unico cantiere, viene utilizzato per dividere le spese comuni (acqua, elettricità, sicurezza, ecc.) tra le parti coinvolte.
Quando va istituito e come funziona? Ecco le informazioni essenziali da sapere sulla contabilizzazione del conto pro rata.
Contabilità del conto pro rata: definizione e funzionamento
Che cos'è il conto pro rata?
Il conto pro rata è un conto specifico del piano contabile di un'impresa edile. Viene creato non appena un cantiere viene gestito da più partecipanti. La sua creazione non è obbligatoria, ma è fortemente consigliata per evitare conflitti tra le imprese.
In termini contabili, il conto pro-rata viene utilizzato per registrare le spese comuni sostenute nel cantiere, ossia i costi necessari per il buon svolgimento dei lavori. Questi costi sono imprevedibili e difficili da calcolare prima dell'inizio dei lavori.
Come funziona il conto pro rata?
Il conto pro rata viene utilizzato per registrare tutti gli addebiti e i pagamenti in acconto ricevuti e per contabilizzare l'IVA. Di solito viene finanziato su base proporzionale in base al tempo trascorso da ciascuna impresa sul cantiere, da cui il termine "conto pro rata".
Viene utilizzato sia per i contratti di costruzione pubblici che privati e può essere utilizzato anche per i subappaltatori.
All'inizio dei lavori viene redatto un bilancio provvisorio e ogni impresa versa un acconto.
Contabilità del conto pro rata: come si imposta e si gestisce?
Organizzazione del conto pro rata
Il conto pro-rata deve essere istituito prima dell'inizio dei lavori. Non esistono disposizioni legali o regolamentari per la sua creazione. Nasce dalla volontà comune delle imprese edili ed è oggetto di un accordo di gestione tra tutti i partecipanti al cantiere.
In base a questo accordo, i partecipanti concordano la creazione del conto pro rata, la sua organizzazione, la ripartizione delle spese e i termini di pagamento.
☝️ L'accordo di gestione del conto pro rata è importante perché crea un legame giuridico tra tutte le imprese partecipanti.
- Negli appalti pubblici, il Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) Travaux non menziona il conto pro rata di cantiere. Pertanto, può essere istituito solo previo accordo tra le aziende.
- Per i contratti privati, lo standard AFNOR NF P03-001 fa esplicito riferimento alle spese di interesse comune e al conto pro-rata nell'articolo 14 e nelle appendici A, B e C. Propone disposizioni per facilitare la creazione e la gestione del conto pro rata.
Chi deve gestire il conto pro rata?
La gestione del conto pro rata è affidata a un gestore, il proprietario del lotto più grande (di solito il guscio).
Questo gestore è responsabile della redazione delle fatture del conto pro rata o delle richieste di fondi. Molto spesso, il gestore anticipa anche i fondi per coprire le spese comuni.
☝️ Le scritture contabili sono convalidate da un comitato di controllo.
Contabilità del conto pro-rata
Le spese sostenute congiuntamente dalle imprese di costruzione che lavorano nello stesso cantiere, note anche come spese di interesse comune, vengono imputate al conto pro-rata non appena i prezzi vengono assegnati.
Spese coperte dal conto pro rata
Le spese del conto pro-rata sono spese di consumo comune, tra cui :
- pulizia e manutenzione dei locali ;
- spese per acqua, elettricità e gas
- pulizia dell'ufficio del sito e delle strutture igieniche; e
- la messa in sicurezza del sito...
☝️ Le forniture o le opere destinate a essere ricevute dal proprietario del progetto, così come i costi che non sono stati determinati nei documenti contrattuali, non costituiscono spese di interesse comune.
Assegnazione delle spese a un conto pro rata
Il responsabile del progetto elenca tutte le spese e le ripartisce tra tutti i partecipanti secondo i metodi di ripartizione definiti in precedenza.
Le spese comuni possono essere ripartite su base forfettaria o sulla base di un estratto conto. Quest'ultima opzione è la più comune.
- Se la ripartizione delle spese avviene sulla base di un estratto conto, il gestore redige una tabella di monitoraggio del conto pro-rata. Inserisce le spese effettive e le divide tra i partecipanti in proporzione al valore del loro contratto. Alla fine del progetto, il manager redige il rendiconto finale e lo presenta a ciascuna azienda. Le spese vengono quindi detratte in proporzione all'importo della fattura di ciascuna azienda. In base agli anticipi versati dalle aziende e al conto finale, vengono rimborsati gli importi in eccesso.
- Se la distribuzione è su base forfettaria, i costi coperti dal conto pro-rata sono specificati all'inizio dei lavori. Ogni parte paga la propria quota. Il gestore non deve giustificare le spese registrate nel conto pro rata.
Contabilità del conto pro rata: come si contabilizza una fattura?
La contabilizzazione del conto pro rata varia a seconda dello status dell'azienda (gestore o utente).
- Per il gestore, le spese sono incluse nel conto spese abituale. Le richieste di fondi sono registrate in un conto di classe di entrate (701).
- Per gli utenti, le richieste di fondi sono registrate in una suddivisione del conto 604000 (acquisti di studi e servizi).
💡 Suggerimento: si consiglia l'uso di un software specifico per il settore edile per contabilizzare facilmente il conto pro rata.
Un esempio è Graneet, una soluzione di gestione commerciale e finanziaria rivolta alle PMI del settore edile. Questa soluzione offre a questi professionisti una maggiore visibilità di tutti i costi associati al cantiere, in modo da poter tracciare con precisione le spese condivise. Inoltre, Graneet integra il conto pro rata nel calcolo automatico delle varie fatture. In breve, si tratta di un pacchetto software che renderà sicuramente più affidabili i vostri processi finanziari!
Chiusura del conto pro rata a fini contabili
Una volta consegnati i lavori, il gestore chiude il conto pro rata. Invia a ciascun professionista le spese da pagare a questo proposito. Gli appaltatori hanno quindi 15 giorni di tempo per presentare le loro osservazioni.
Per equilibrare il conto pro rata nella contabilità, le entrate al netto delle imposte devono essere uguali alle spese al netto delle imposte. Il comitato di controllo (o comitato di gestione) verifica e convalida il saldo del conto pro rata e la ripartizione delle spese.
Una volta approvato il conto pro rata, il manager emette le fatture per ogni azienda. Il manager è responsabile della riscossione di eventuali somme residue o della restituzione di eventuali fondi in eccesso.
Altre caratteristiche contabili specifiche del settore edile
Oltre alla contabilizzazione del conto pro rata, il settore dell'edilizia e dell'ingegneria civile presenta altre caratteristiche specifiche in materia di fatturazione.
- Gli acconti sono anticipi di fondi richiesti prima dell'esecuzione dei lavori. Possono arrivare fino al 40% del costo totale.
- Le relazioni intermedie sullo stato di avanzamento dei lavori vengono emesse man mano che i lavori procedono.
- A seconda della natura del lavoro, si applicano tre tariffe. È possibile avere due aliquote diverse sulla stessa fattura:
- l'aliquota IVA ridotta del 5,5% si applica ai miglioramenti energetici;
- l'IVA intermedia al 10% per i lavori di ristrutturazione;
- l'aliquota IVA standard del 20% si applica ai lavori di nuova costruzione.
- Quando il lavoro viene accettato, il cliente ha il diritto di detrarre una somma dal totale della fattura. Si tratta della cosiddetta " retention de garantie ". Questa somma, che in genere corrisponde al 5% del costo dei lavori, consente al cliente di assicurarsi che i lavori siano stati eseguiti correttamente. La ritenuta deve essere restituita dopo un anno se non si riscontrano difetti.
Conto pro-rata e contabilità: una sintesi
Il conto pro rata viene istituito quando più imprese lavorano nello stesso cantiere. Viene utilizzato per dividere i costi del lavoro (elettricità, acqua, pulizia del cantiere, ecc.) tra tutti i partecipanti, su base tariffaria o forfettaria, e in proporzione al tempo impiegato per il lavoro. È gestito da un manager (di solito la società di comodo) che registra i costi e redige le fatture, ed è convalidato da un comitato di controllo.
La contabilizzazione del conto pro rata è una caratteristica specifica del settore dell'edilizia e dell'ingegneria civile, così come i pagamenti anticipati, le dichiarazioni intermedie di lavoro, le aliquote IVA e la detrazione di garanzia.
Articolo tradotto dal francese