La comunicazione unificata è il segreto per migliorare la collaborazione e la diffusione delle informazioni?

Le comunicazioni unificate rispondono alla crescente esigenza di comunicare in modo efficace e rapido all'interno di un'azienda, talvolta in tempo reale e da remoto.

Imprenditore, manager, dipendente: qualunque sia la vostra posizione o il vostro livello gerarchico, questa dimensione del vostro lavoro non può sfuggirvi. Senza una comunicazione efficiente, la collaborazione e la produttività sono impossibili!

Centralizzando tutti i mezzi di comunicazione di un'azienda su un'unica piattaforma, con un'unica interfaccia (grazie a Internet!), la comunicazione viene semplificata e il numero di strumenti utilizzati limitato.

Siete stanchi di destreggiarvi tra chat, e-mail, telefono e videoconferenze? La vostra azienda ha più sedi e dipendenti mobili? Siete alla ricerca del coltellino svizzero della comunicazione interna?

Scoprite di più sulle comunicazioni unificate, le sfide da affrontare e una selezione di soluzioni su misura per le aziende e le PMI.

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Comunicazioni unificate: definizione

La comunicazione unificata si riferisce a tutti gli strumenti di un'azienda che consentono ai dipendenti di comunicare e collaborare più facilmente. Spesso si sente parlare di questo concetto al plurale, derivato da unified communications (UC): comunicazioni unificate.

Ma il concetto di comunicazione unificata va oltre il semplice scambio di informazioni tra i dipendenti attraverso soluzioni dedicate. Comporta anche

• un facile accesso ai vari canali di comunicazione, indipendentemente dalla posizione del dipendente (telelavoro da casa, ad esempio) o dal mezzo utilizzato (computer, tablet, smartphone),
• l' interconnessione dei diversi canali utilizzati, in modo da disporre di tutti i mezzi di comunicazione necessari senza moltiplicare gli strumenti,
• l'unificazione delle comunicazioni sincrone (in tempo reale, come una telefonata) e asincrone (in istanti diversi, come l'e-mail).

💡 La rivoluzione della telefonia aziendale tradizionale, grazie alla tecnologia della telefonia cloud, è alla base della nascita delle comunicazioni unificate. Scoprite tutti i vantaggi offerti da questo tipo di soluzione con il nostro libro bianco Perché passare alla telefonia cloud? I 9 vantaggi principali, scritto in collaborazione con Ubefone.

I diversi canali della comunicazione unificata

Grazie a una soluzione web, è possibile riunire diversi canali di comunicazione sotto un'interfaccia comune e accedervi da diversi terminali (workstation, smartphone, tablet):

• Comunicazioni vocali e video (sincrone) :
  • Telefonia IP,
  • videoconferenze,
  • audioconferenze, ecc.
    
    
• Comunicazione scritta (spesso asincrona) :
  • e-mail
  • MESSAGGIO DI TESTO
  • messaggistica istantanea o chat, ecc.
    
    
• Strumenti di lavoro collaborativo :
  • software di gestione dei progetti,
  • soluzioni di gestione e condivisione dei documenti
  • agende condivise, ecc.
    
    
• Social network, sia :
  • pubblici (Facebook, LinkedIn, ecc.)
  • o interni (social network aziendali).
    
    
• Monitoraggio della presenza e dell'occupazione in tempo reale (stato che indica se il dipendente è disponibile, occupato o assente).

Possiamo notare che in questo modo vengono prese in considerazione 4 dimensioni principali:

• voce
• messaggistica
• conferenze
• video.

Come si può notare, gli strumenti di comunicazione unificata e di lavoro collaborativo possono avere caratteristiche in comune. Ad esempio, una piattaforma di gestione elettronica dei documenti (EDM) o un social network aziendale (CSN) possono includere una funzione di chat.

Allo stesso modo, le comunicazioni unificate si ritrovano nelle tecnologie dei call center, attraverso l'invio di messaggi automatici via SMS o e-mail, o il server vocale interattivo.

I vantaggi delle comunicazioni unificate

Vantaggi per l'azienda

La comunicazione unificata offre una serie di vantaggi, tra cui

• Adottare un unico strumento per la gestione delle comunicazioni interne,
• aumentare la produttività risparmiando tempo nelle riunioni, negli spostamenti e nella ricerca di documenti,
• incoraggiare il lavoro mobile, il telelavoro e gli scambi per le aziende con più sedi,
• eliminare la necessità di apparecchiature telefoniche
• ridurre i costi (consumi) della telefonia e le soluzioni collaborative,
• monitorare o recuperare facilmente le conversazioni,
• attrarre e trattenere i talenti,
• comunicare con clienti e fornitori di servizi esterni.
• facilitare l'adozione dello strumento da parte di dipendenti e manager (uso intuitivo).

Vantaggi per i dipendenti

Grazie alle comunicazioni unificate, l' esperienza dei dipendenti e il loro comfort lavorativo sono migliorati:

• distribuzione, condivisione delle informazioni e collaborazione semplificate,
• migliore organizzazione del tempo di lavoro grazie agli status che consentono di rendersi disponibili o meno, a seconda delle esigenze di concentrazione,
• utilizzo di qualsiasi tipo di terminale informatico,
• telelavoro e mobilità.

Come si passa alle comunicazioni unificate?

Il passaggio alle comunicazioni unificate deve innanzitutto considerare l' adozione di queste nuove soluzioni e processi da parte dei dipendenti. A tal fine, il progetto deve essere comunicato con largo anticipo, per dimostrarne i meriti e i vari vantaggi che ne deriveranno.

Inoltre, gli utenti finali dovranno essere formati per garantire che siano pienamente e facilmente in grado di utilizzare i nuovi strumenti di lavoro.

È quindi necessario trovare il software per le comunicazioni unificate più adatto alle vostre esigenze, ai vostri obiettivi e alla vostra struttura aziendale. Per facilitare la scelta, ecco una selezione di soluzioni cloud per le comunicazioni unificate.

Soluzioni cloud per le comunicazioni unificate

In questa sede ci concentreremo sui software per le comunicazioni adatti alle aziende e alle PMI, perché rispondono alle loro esigenze di interconnessione, agilità e reattività, le principali sfide delle comunicazioni unificate.

Una piattaforma di comunicazioni unificate può essere installata internamente all'azienda o accessibile nel cloud (cloud computing) tramite un browser web. Queste soluzioni sono note come UCaaS: Unified Communications as a Service.

Per avere tutte le carte in regola prima di implementare una soluzione, vi presentiamo i leader del mercato SaaS e le piattaforme alternative che vale la pena scoprire.

Il nostro database comprende molte altre soluzioni software di comunicazione e collaborazione con funzionalità interdisciplinari. Non esitate a consultarlo.

I giganti americani

Skype for business, chiamate e riunioni online

Skype for business è la versione aziendale del software utilizzato in molte case per effettuare chiamate gratuite. Tuttavia, richiede l'acquisto di crediti per le chiamate effettuate verso telefoni fissi o cellulari.

Lo strumento offre funzioni quali videoconferenze (fino a 250 partecipanti), condivisione di documenti, chiamate VoIP e messaggistica istantanea.

Nota: essendo una soluzione americana, fate attenzione alla protezione dei vostri dati. I dati ospitati da una società americana sono soggetti all'American Cloud Act e non al RGPD.

Slack, chat e condivisione di documenti

Lo scopo principale di Slack è quello di eliminare l'uso della posta elettronica e di riunire diversi strumenti di comunicazione su un'unica piattaforma per scambi in tempo reale.

Si tratta principalmente di una soluzione di chat per la condivisione di documenti, con conversazioni organizzate in catene di discussione (o thread). Il software si integra e si sincronizza con altri strumenti come Twitter, Google Drive, Dropbox, Asana, GitHub, Zendesk, Mailchimp, Trello, Skype, Nagios, Google+, Facebook, ecc.

Nota: idem, soluzione americana, attenzione alla protezione dei dati.

Alcune alternative da verificare

FrontApp, messaggistica unificata

Front è una start-up francese con sede negli Stati Uniti. Questa piattaforma di comunicazione unificata è stata progettata per facilitare la gestione collaborativa della messaggistica aziendale.

Tutti i canali di comunicazione (e-mail, chat, social media, SMS e segreteria telefonica) sono centralizzati in un'unica casella di posta. Inoltre, è interoperabile con gli strumenti aziendali (gestione dei progetti, CRM). Tuttavia, non offre chiamate VoIP.

Nota: idem, soluzione basata negli Stati Uniti, fa attenzione alla protezione dei dati.

Ringover, telefonia aziendale e molto altro ancora

Ringover è una soluzione di comunicazione all-in-one rivolta in particolare alle PMI. Il software è perfettamente adatto alla telefonia aziendale (numeri internazionali, numeri virtuali, ecc.) e alla gestione dei call center (code prioritarie, ecc.).) e alla gestione dei call center (code prioritarie, gruppi di chiamata, ecc.), è anche un ottimo strumento per le comunicazioni unificate all'interno dell'azienda. Grazie a funzioni quali videoconferenze, messaggistica istantanea e condivisione dello schermo, contribuisce alla collaborazione e alla produttività dei team.

Ringover può essere integrato con un'ampia gamma di strumenti aziendali, come il CRM o la soluzione di Helpdesk.

Spoka, la nuova piattaforma UC francese

Pensata appositamente per le piccole imprese, le start-up e i liberi professionisti, Spoka è stata sviluppata da tre specialisti di telecomunicazioni, informatica e reti: Arkadin, NTT e Cisco.

Valida alternativa a Skype for Business, la soluzione offre un nuovo modo di lavorare e comunicare grazie a Spoka Connect, un pacchetto che combina la telefonia cloud (Spoka Talk) con uno strumento di comunicazione unificata.

Quest'ultimo include messaggistica istantanea (chat), messaggistica persistente (discussioni, condivisione di documenti, ecc.) e strumenti di collaborazione come riunioni online e condivisione dello schermo.

Talkspirit, il social network aziendale francese

Talkspirit merita una menzione come piattaforma di comunicazione e collaborazione interna. Non offre chiamate VoIP, ma le sue funzioni possono soddisfare le esigenze di comunicazione unificata.

Offre un social network come spazio di scambio e di lavoro collaborativo strutturato, con la condivisione di documenti e una funzione di chat per la comunicazione istantanea e la facilità d'uso. Senza dimenticare le conferenze audio e video e le agende condivise.

Tabella di confronto

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Fluidità, efficienza, velocità

Come avete visto, le comunicazioni unificate sono un campo molto vasto, che comprende tutti i tipi di servizi che facilitano principalmente la comunicazione interna.

Più la vostra azienda cresce, più avrà bisogno di soluzioni collaborative avanzate, che integrino gli strumenti di CRM, un social network o una gestione documentale più avanzata, ad esempio.
Nel caso delle piccole e medie imprese, le comunicazioni unificate rappresenteranno inizialmente un vero e proprio vantaggio, consentendo loro di continuare a svilupparsi in modo coerente, con un forte spirito di squadra.

Il futuro? Secondo uno studio del 2017 di IDC (International Data Corporation), l'utilizzo di tecnologie UC&C (soluzioni di collaborazione e comunicazione unificata) raggiungerà l'88% nel 2019.