Come scegliere la propria cassetta postale? Selezione delle migliori cassette postali aziendali
L'e-mail è il cuore del business, sia che si tratti di messaggi esterni, interni o istantanei. Considerata il modo più semplice e veloce di comunicare, è diventata parte integrante della nostra vita quotidiana. Alcune caselle di posta elettronica sono gratuite, altre devono essere pagate. Qual è la soluzione migliore per la vostra azienda? Leggete tutti i nostri articoli sull'uso della posta elettronica aziendale.
Caselle di posta elettronica professionali: status e strumenti più esperti
Creare un indirizzo e-mail aziendale a nome della propria azienda: una chiave per i professionisti
Con un account di posta elettronica gratuito, non è possibile creare un indirizzo e-mail aziendale con il nome della propria azienda: digitate x@entreprise.com. In alternativa, alcuni optano per una variante come entreprise@yahoo.fr o gmail.com, hotmail.fr, ecc. a seconda del software di posta elettronica.
Oltre a danneggiare la vostra immagine, questo tipo di e-mail vi priva di alcuni servizi. Sui social network professionali come Linkedin, ad esempio, non è possibile creare una pagina aziendale. Questi sono due punti che parlano a favore di una casella di posta elettronica aziendale.
La posta certificata sostituisce le raccomandate dell'ufficio postale
Le funzioni di conferma di ricezione (hotmail, ad esempio) e di conferma di lettura non sono disponibili sulle caselle di posta elettronica gratuite. Lo sono invece sulle migliori caselle di posta elettronica professionali. Si tratta di un modo per dimostrare, se necessario:
- che l'e-mail è stata inviata,
- che l'e-mail è stata notificata come consegnata.
Finora il valore legale delle e-mail non era chiaro. Ma il quadro giuridico sta cambiando. Oggi i migliori servizi di posta elettronica, come Legalbox, consentono di inviare le cosiddette e-mail certificate. Al costo di 0,32 centesimi per invio, la loro ricevuta di ritorno è equivalente a quella di una raccomandata inviata dalle Poste. Questo è al tempo stesso :
- più veloce: perché l'e-mail viene inviata istantaneamente, rispetto ai tempi di consegna di 1 o 2 giorni delle Poste,
- meno dispendiosa: perché si invia la posta elettronica certificata dal proprio computer. Non è necessario recarsi all'ufficio postale per ritirare la posta,
- più economica: perché un avviso di ricevimento delle Poste vale almeno 1,15 euro.
Non c'è quindi bisogno di esitare, per :
- semplici invii contabili come solleciti, fatture e preventivi,
- invii più controversi, come lettere di avvocati e comunicazioni formali,
- invii di base per le risorse umane, come contratti, buste paga e certificati.
L'avviso di ricevimento: uno strumento per facilitare anche le operazioni
Scoprire a posteriori che la vostra e-mail non è stata consegnata può causare ritardi. Se il vostro sistema di posta elettronica vi avvisa immediatamente, questo si evita. Ciò che vale per la posta elettronica tradizionale vale anche per altre forme di messaggi scritti (messaggi istantanei, SMS). Ci sono professioni in cui i dipendenti devono essere in grado di comunicare in modo rapido e semplice. La comunicazione mobile è diventata una sfida importante e Team on the run risponde a questa esigenza. Gli utenti sanno se il loro messaggio è stato ricevuto e letto. Possono inviarsi reciprocamente link a Internet, file memorizzati sul telefono o nel cloud, ad esempio utilizzando Drive o Dropbox. Tutti hanno accesso ai propri contatti e ai propri dati e la funzione di geolocalizzazione consente di distribuire i compiti in modo rapido ed efficiente.
Spesso immaginiamo che Internet sia disponibile ovunque. Tuttavia, alcune aree sono ancora poco attrezzate, sia in termini di connessione che di copertura di rete. Ma in alcune professioni è fondamentale che le persone siano in grado di raggiungersi a vicenda. Team on the run permette di mobilitare altri canali. La sua funzione voice-over-IP è disponibile su una rete cablata o compatibile IP. Il walkie-talkie è ideale quando la portata lo consente. Utilizzando una frequenza comune, consente a più persone di comunicare facilmente.
Caselle postali professionali: le più sicure e pratiche per i vostri dipendenti
Maggiore protezione contro i virus per le caselle di posta elettronica aziendali
Le e-mail, le chat e i messaggi di testo rappresentano un rischio per l'azienda: se vengono violati, si cedono tutte le informazioni. Un software come BitDefender protegge i vostri messaggi. Una volta crittografati, i bot non possono più scansionarli. Il software antivirus analizza gli allegati. I malware e i tentativi di phishing vengono individuati a monte. La protezione copre il vostro cloud e i vostri server locali, comprese le postazioni di lavoro e i telefoni aziendali dei vostri dipendenti.
Spam: la battaglia quotidiana nelle caselle di posta elettronica
Sebbene la maggior parte dello spam venga filtrata a monte, una parte di esso sfugge ancora alla rete. Si tratta di 12 messaggi di spam al giorno che inquinano le caselle di posta dei vostri dipendenti. È una perdita di tempo selezionarli e c'è il rischio concreto di perdere le e-mail importanti, che vengono sommerse dalla massa. I sistemi di messaggistica professionale stanno raddoppiando gli sforzi per tenervi fuori dai guai.
Caselle di posta meno sature e più spazio di archiviazione
Con un servizio di posta elettronica gratuito (come hotmail.fr, una casella di posta elettronica gratuita), si raggiunge rapidamente il limite di saturazione. Se avete conservato e-mail con allegati pesanti, la vostra casella di posta sarà in stand-by. Non riceverete più nulla finché non la svuoterete. Oggi, i dipendenti passano più di un quarto della loro giornata a consultare la posta in arrivo. Un tempo enorme per un compito tutt'altro che produttivo.
Se oggi vi accontentate di una casella di posta elettronica gratuita per la vostra azienda, vi state privando di tutta una serie di funzioni utili per la vostra attività. Per motivi di immagine, legali o operativi, la webmail professionale offre vantaggi reali. Sta a voi individuare le vostre priorità.
Articolo tradotto dal francese