Perché lavoriamo in modo più efficace con un sistema di messaggistica collaborativa?
La messaggistica collaborativa è una parte essenziale di qualsiasi azienda, ente locale o organizzazione, in quanto è di gran lunga l'applicazione più utilizzata quotidianamente. Oggi, l'uso di una casella di posta elettronica aziendale va oltre le questioni tradizionali del semplice scambio di e-mail.
Mentre l'e-mail è diventata il mezzo universale di comunicazione tra aziende (invio di documenti, fatture, appuntamenti, ecc.), le PMI e le Pmi hanno bisogno di un servizio di posta elettronica che permetta ai loro team di lavorare insieme in modo efficace: l'e-mail collaborativa. Quando si lavora insieme, si è immediatamente più produttivi, perché si risparmia il bene più prezioso di tutti: il tempo. Quali sono queste funzioni aggiuntive e quali vantaggi apportano alla vostra azienda? Parliamo di come utilizzare meglio la posta elettronica!
Quali sono le sfide di un sistema di posta elettronica professionale?
La posta elettronica tradizionale è un mezzo per scambiare informazioni in modo quasi istantaneo, facilitando la comunicazione a distanza senza doversi preoccupare delle apparecchiature dei destinatari. Ma a livello professionale, i team di lavoro hanno bisogno di uno strumento versatile che possa facilitare la partecipazione a un progetto comune. Ecco perché la messaggistica professionale si è trasformata in un vero e proprio coltellino svizzero, al servizio dell'organizzazione aziendale: la messaggistica collaborativa.
Esistono molti server di posta elettronica, Open Source o meno, installati internamente o in modalità SaaS, ma non tutti offrono le stesse funzionalità. E sono proprio queste funzionalità a fare la differenza. La messaggistica collaborativa è un groupware che offre diverse soluzioni di comunicazione al personale che lavora nella stessa azienda. Potrebbe trattarsi di un ente locale che raggruppa diversi soggetti, di un centro di coworking o anche di un grande gruppo con una presenza internazionale. Ma soprattutto, questo sistema di messaggistica condivisa è anche un modo per mettere in comune il maggior numero di dati possibile: contatti, agende, informazioni e file.
Come può la messaggistica collaborativa aiutarvi a lavorare in modo più efficiente?
Organizzare la migrazione a una soluzione di messaggistica collaborativa all'interno della vostra azienda è un incentivo alla produttività. Mettendo in comune i dati, tutti sono più informati. I vostri team diventano rapidamente più efficienti e reattivi. Questa condivisione di informazioni è possibile grazie a questi cinque strumenti pratici ed essenziali che possono soddisfare le vostre esigenze:
#1 Le funzioni che aiutano a comunicare
La comunicazione è una parte vitale di qualsiasi azienda. Per questo motivo deve essere incoraggiata il più possibile, moltiplicando i mezzi di scambio tra i partner.
Con un servizio di messaggistica collaborativa, l'invio di e-mail è semplificato e immediato. La maggior parte delle offerte include un canale di conversazione istantanea (o chat) per le discussioni in tempo reale. Questo tipo di casella di posta elettronica consente anche di delegare gli account di posta elettronica, ad esempio quando un collega è in vacanza.
#2 Una soluzione di messaggistica per una migliore pianificazione
Lavorare insieme significa dover coordinare costantemente tutto: una riunione, una chiamata, l'avvio di un progetto...
Grazie al calendario condiviso integrato, la vostra applicazione di messaggistica collaborativa vi fa risparmiare tempo prezioso nella pianificazione delle attività. Potete visualizzare gli appuntamenti dei vostri colleghi direttamente sul vostro PC, tablet o smartphone e sapere quando sono liberi senza disturbarli. È inoltre possibile utilizzare l 'agenda delle risorse condivise per prenotare una stanza o un veicolo, ad esempio, con un solo clic.
#3 Accesso ai contatti utili attraverso il sistema di messaggistica condivisa
I clienti e le altre parti esterne comunicano con diverse parti dell'azienda, a volte con pochi collegamenti tra loro.
L'utilizzo di un sistema di messaggistica collaborativa consente di razionalizzare la gestione dei contatti mettendo in comune le diverse rubriche. Non sono più necessarie lunghe procedure tra la forza vendita e il servizio clienti, ad esempio.
#4 Quali funzioni vi aiuteranno a organizzarvi?
Per ottimizzare il loro tempo, i dipendenti dell'azienda hanno spesso bisogno di poter pianificare facilmente i loro compiti.
Scegliete un sistema di messaggistica condivisa con un task manager direttamente integrato. In questo modo è più facile per ogni membro del personale gestire il proprio tempo e lavorare in gruppo, perché i compiti sono visibili nell'agenda condivisa e vengono messi in comune con i contatti interessati grazie ai tag.
#5 Il vantaggio del groupware per lavorare insieme
Il personale che lavora allo stesso progetto ha sempre bisogno di condividere file di grandi dimensioni, a volte troppo grandi per la posta elettronica tradizionale.
Funzioni come quelle offerte da BlueMind facilitano il compito. È possibile allegare un documento a un messaggio senza preoccuparsi del suo peso: se è troppo grande, viene automaticamente ospitato e il suo link integrato nell'e-mail. Basta un clic per accedere al file.
3 criteri essenziali per aiutarvi a scegliere il vostro groupware
1° criterio: compatibilità con Microsoft Outlook
Forse utilizzate già il server di posta Exchange e state cercando una soluzione alternativa per la vostra azienda. Non siete i soli: circa l'80% dei professionisti utilizza il client di posta elettronica Outlook. E pochi di loro vogliono cambiare client per non disturbare gli utenti. Tuttavia, nessuna soluzione di messaggistica diversa da Exchange consente di utilizzare Outlook nella sua modalità nativa avanzata (Exchange via MAPI) o senza plug-in...
Finalmente sta emergendo una soluzione: BlueMind collaborative messaging ha sviluppato uno strumento rivoluzionario che consente di sostituire facilmente il server Exchange mantenendo Outlook senza aggiungere nulla. In questo modo i vostri team non vengono disturbati dal cambio di interfaccia. Se avete aspettato che la vostra azienda crescesse prima di migrare, è consigliabile effettuare il trasferimento il prima possibile. Questo strumento sarà disponibile nel corso del 2018.
Secondo criterio: la possibilità di una soluzione e-mail in modalità SaaS
Probabilmente vi starete chiedendo: SaaS o On Premise? Il software come servizio è sempre più la soluzione preferita dalle aziende. I costi di installazione e manutenzione sono generalmente inferiori e si può essere certi che gli aggiornamenti vengano distribuiti a tutto il personale IT.
In ogni caso, l'accessibilità e la mobilità sono al centro delle vostre preoccupazioni. Tutti i vostri team devono poter accedere alla vostra soluzione di messaggistica, da qualsiasi luogo e su qualsiasi tipo di terminale.
3° criterio: il vantaggio di un'applicazione open source flessibile basata su API
La scelta di un software open source consolidato è un criterio che garantisce un ecosistema dinamico e reattivo. L'apertura del software di messaggistica, l'elemento centrale delle comunicazioni, significa che può essere integrato in modo flessibile in un sistema informativo completo.
Oggi le API (spesso servizi web) sono importanti quanto il software stesso. Un sistema di messaggistica open source come BlueMind è costruito attorno alle API per garantire una maggiore flessibilità. È possibile interconnetterlo facilmente con altre soluzioni, come i soliti software CRM ed ERP. È inoltre possibile estendere le sue funzionalità in base alle proprie esigenze, grazie a un sistema di plugin.
Adottare un canale di comunicazione per aumentare la produttività
Quando si tratta di adottare una nuova soluzione di messaggistica collaborativa per la vostra azienda, il concetto chiave che dovrebbe guidare la vostra scelta è la sincronizzazione. Questa condivisione istantanea di dati, contatti, agende e messaggi elettronici compensa la mancanza di comunicazione tra colleghi e va a vantaggio di tutto il team.
Quando si guadagna tempo ed efficienza grazie alle funzionalità del sistema di posta elettronica, si aumenta la produttività. Con un servizio di messaggistica collaborativa basato sul web facile da usare come BlueMind, accessibile da qualsiasi terminale, il vostro team può andare avanti con il lavoro, senza barriere alla mobilità.
Articolo tradotto dal francese