Migrare con successo il vostro sistema di messaggistica professionale a Zimbra
Avete scelto la suite di messaggistica o di produzione che soddisfa tutte le esigenze della vostra azienda. I POC (Proof Of Concept) sono stati un vero successo per il team di gestione. Ora non resta che migrare tutti i dati (e-mail, calendario, contatti, note, ecc.) per poterne usufruire. Come evitare che il progetto si trasformi in un incubo? In questo tutorial sulla messaggistica aziendale vi illustriamo le fasi di questo cambiamento, utilizzando l'esempio della suite collaborativa Zimbra offerta dal provider di hosting francese Ovea.
Studio del sistema esistente
Questa prima fase è fondamentale per analizzare i requisiti e anticipare eventuali vincoli tecnici. I sistemi di messaggistica online di oggi non si limitano a inviare messaggi. Agende, contatti e talvolta anche note sono collegati per facilitare la gestione degli scambi. Di conseguenza, la migrazione da effettuare dovrà coprire l'intera gamma.
La sfida consiste nell'anticipare i problemi per evitare di rallentare il processo e rispettare le scadenze. Nei casi più semplici, è necessario migrare solo il sistema di messaggistica. Nei casi più complessi, da MS Exchange Online, Google Apps for Work, Office 365 o Lotus Notes, è necessario migrare tutti gli account, compresi calendari, contatti e note, oltre a gigabyte di e-mail.
Il lavoro più importante nella migrazione delle e-mail è la preparazione. Rivolgersi a Ovea per migrare la posta elettronica aziendale a Zimbra è una garanzia di sicurezza e di servizio continuo per la vostra azienda. La garanzia di non perdere alcun dato è essenziale, soprattutto ora che le e-mail hanno un reale valore legale.
Creazione dell'account e pre-migrazione
Prima di effettuare la migrazione, il POC è stato convalidato dal team tecnico, quindi la proposta commerciale è stata convalidata dal team di gestione. Il sistema esistente è stato studiato a fondo e tutte le fasi sono state pianificate. Il passo successivo è la realizzazione di un test su scala reale, chiamato pre-migrazione da Ovea. Questo ci permetterà di convalidare l'intero processo e i contenuti, in modo che il cliente possa vedere come funzionerà prima di estenderlo a tutta l'azienda.
Una volta convalidato il processo, testato su alcune persone, è necessario consolidare tutti i dati per creare gli account utente: nomi utente, indirizzi ed eventualmente password e informazioni relative all'accesso a funzioni particolari (volumi diversi, sincronizzazione su più supporti, ecc.).
Il provider di hosting Ovea si adatta a ogni cliente. Migrerà le e-mail in arrivo su un altro server per tutta la durata della migrazione. La creazione di un'infrastruttura di questo tipo è possibile solo con esperti come Ovea. Rivolgersi a specialisti che conoscono a fondo il complesso processo di migrazione dei dati garantisce la protezione di tutti i dati.
La posta elettronica è il dato più critico nel trasferimento della messaggistica collaborativa. Contatti, agende e note possono essere esportati dal vecchio sistema di messaggistica e poi importati facilmente nel nuovo, grazie al loro formato compatibile con tutti i sistemi di messaggistica. Il problema di questa tecnica è la mole di lavoro: è facile farlo manualmente per una decina di dipendenti, ma oltre è necessario rivolgersi a professionisti per automatizzare il processo.
Migrazione finale
La pre-migrazione è stata convalidata, tutti gli account sono stati creati e le e-mail sono state gestite su un server separato per garantire la conservazione di tutti i dati. Ora è il momento di passare all'azione!
Dopo una serie di test aggiuntivi, i campi MX (Mail eXchanger) nel DNS (Domain Name System) vengono modificati per indirizzare la nuova posta in arrivo alla nuova casella Zimbra.
La migrazione finale deve essere il più breve possibile. Per questo motivo Ovea offre ai suoi clienti la possibilità di migrare le caselle di posta durante il fine settimana, in modo che tutto sia disponibile per i dipendenti il lunedì mattina. Nel caso di migrazioni per grandi organizzazioni, queste vengono effettuate in diversi lotti di 1.000 utenti, ad esempio.
La migrazione di un sistema di posta elettronica può essere una tappa fondamentale nello sviluppo dell'azienda. Non è quindi un'operazione da prendere alla leggera. La fase di preparazione è cruciale, quindi è importante avvalersi del supporto di esperti di posta elettronica come Ovea. Questi forniscono assistenza, formazione e supporto ai clienti in modo che voi e i vostri team possiate familiarizzare con lo strumento senza difficoltà. La reversibilità completa dei dati e il trasferimento degli account e-mail sono possibili in qualsiasi momento, se lo si desidera. Con i dati completamente migrati nella nuova casella di posta Zimbra, non vi resta che personalizzare le firme delle vostre e-mail!
Articolo tradotto dal francese