Perché passare alla contabilità senza carta: 5 vantaggi + i migliori strumenti!
Siete già passati alla contabilità senza carta?
Se no, questo articolo vi convincerà.
La contabilità senza carta offre molti vantaggi, soprattutto per quanto riguarda l'elaborazione delle fatture dei fornitori e dei clienti: riduzione dei costi, aumento della produttività, migliore tracciabilità delle transazioni, ecc.
In questo articolo daremo un'occhiata più da vicino a questi vantaggi.
E poiché la dematerializzazione dell'elaborazione contabile va di pari passo con l'utilizzo di un software adeguato, scoprite una selezione di strumenti che vi aiuteranno a portare avanti il lavoro.
Definizione e obiettivi della contabilità senza carta
La contabilità senza carta è un processo che consiste nel ridurre il più possibile l'uso di documenti cartacei (fatture, ordini di acquisto, ecc.) nella contabilità e nella pre-contabilità, grazie alle possibilità offerte dalla tecnologia digitale.
Per raggiungere questo obiettivo vengono utilizzate due tecnologie principali:
- ADR (lettura automatica dei documenti): consente di leggere i dati e di recuperarli automaticamente al momento della scansione;
- OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) o codifica video: un file di testo viene creato dalla scansione di un documento cartaceo o da un'immagine digitale.
Allo stesso tempo, la contabilità senza carta significa che i flussi di informazioni (dai clienti o dai fornitori, ad esempio) e le attività diventano più fluide e automatizzate, grazie ad alcune azioni abilitate dalle soluzioni paperless.
Tra queste
- la scansione e il trasferimento dei documenti cartacei
- l' archiviazione dei documenti su una piattaforma
- facilitare la ricerca di questi documenti sulla stessa piattaforma,
- il recupero automatico dei dati grazie alle tecnologie LAD e OCR già citate, ecc.
I 5 vantaggi della contabilità senza carta
Vantaggio n. 1: riduzione dei costi
Secondo la Commissione europea, le aziende con sede in Europa potrebbero ottenere un risparmio annuo di 64,5 miliardi di euro optando per una contabilità senza carta.
Gestimum
Il costo della carta e della stampa, l'affitto di locali sufficientemente grandi per ospitare i sistemi di archiviazione, i tempi di elaborazione più lunghi per ogni fattura... Gestire la contabilità manualmente rappresenta un costo che si riduce notevolmente grazie alla dematerializzazione.
Vantaggio n. 2: risparmio di tempo
Secondo Spendesk, la contabilità senza carta e le tecnologie associate riducono di 5 volte il tempo dedicato a una fattura. Questo perché evitano, o almeno facilitano, una serie di operazioni. Pensiamo in particolare all'inserimento manuale dei dati (fatture, note spese, ecc.), che richiede molto tempo!
Inoltre, grazie alla dematerializzazione, anche la ricerca di un documento nel sistema di archiviazione diventa più rapida e semplice.
☝️ Questo risparmio di tempo è prezioso per i team contabili. Liberati dalle attività manuali, hanno più tempo da dedicare ad attività a maggior valore aggiunto, come la contabilità e la strategia finanziaria.
Vantaggio n. 3: meno errori e perdite
La contabilità manuale significa pile di carta che si accumulano sulla vostra scrivania o su quella del vostro commercialista... il che significa che dovete essere molto ben organizzati per orientarvi e non perdere nulla. Inoltre, incidenti e disastri (incendi, danni da acqua, ecc.) possono danneggiare o addirittura cancellare i documenti contabili.
Inoltre, sbagliare è umano! E l'elaborazione manuale di molti dati porta talvolta a errori di inserimento.
Con la contabilità senza carta, i dati vengono elaborati automaticamente grazie alle tecnologie LAD e OCR e i documenti vengono archiviati in modo sicuro in una cassaforte digitale.
Vantaggio n. 4: miglioramento delle relazioni con i clienti
Quando passate a una contabilità senza carta, ne beneficiate voi... e anche i vostri clienti!
Grazie al risparmio di tempo di cui sopra, potrete dedicare più tempo agli incarichi strategici, posizionandovi come consulenti e non come semplici esecutori operativi.
Inoltre, la contabilità senza carta conferisce ai vostri servizi un'immagine moderna e fornisce un reale valore aggiunto ai vostri clienti.
Anche le transazioni dei vostri clienti sono semplificate, poiché non devono più recarsi presso il vostro ufficio, la vostra azienda o l'ufficio postale per inviarvi i documenti.
In alcuni casi, persino lo scanner diventa superfluo: la maggior parte delle soluzioni di dematerializzazione consente di trasferire i documenti con una sola fotografia scattata con uno smartphone.
Vantaggio n. 5: benefici per l'ambiente
Dematerializzazione significa meno uso di carta e meno viaggi per far circolare i documenti.
La contabilità dematerializzata si inserisce quindi perfettamente nella politica di CSR (Responsabilità Sociale d'Impresa) della vostra azienda. Riducendo il vostro impatto ambientale, contribuite a trasmettere un'immagine positiva ai vostri clienti, ai vostri partner e ai futuri assunti.
Siete convinti dei vantaggi della contabilità senza carta? È ora di scoprire quale software vi permetterà di raccogliere tutti i benefici.
Quale software di dematerializzazione contabile?
Quali sono i requisiti per una contabilità senza carta?
È importante notare che passare a una contabilità senza carta significa rispettare alcuni obblighi legali.
I documenti dematerializzati devono avere valore probatorio, cioè costituire una prova ammissibile, soprattutto agli occhi delle autorità fiscali.
Si noti, ad esempio, che una fattura elettronica deve soddisfare una serie di criteri, tra cui
- validità e integrità del documento
- la leggibilità del documento
- l'autenticità dell'identità dei firmatari,
- la marcatura temporale certificata dei documenti.
Per questo motivo è necessario scegliere soluzioni di dematerializzazione compatibili.
💡 Dal 1° gennaio 2020, tutte le aziende che forniscono servizi o beni al servizio pubblico sono obbligate a utilizzare la fatturazione elettronica, tramite il portale Chorus pro.
IRISPowerscan: dematerializzazione delle fatture per le PMI
Grazie alla digitalizzazione e all'acquisizione dei dati, IRISPowerscan aiuta le PMI di tutti i tipi a elaborare la loro pre-contabilità.
Sebbene il software si rivolga a un'ampia gamma di settori e possa essere utilizzato per dematerializzare vari tipi di documenti, offre un modulo per le fatture che si adatta perfettamente alle esigenze delle piccole e medie imprese.
IRISPowerscan consente di acquisire e importare documenti da diversi strumenti (scanner, e-mail, ecc.).
Questi documenti vengono poi classificati automaticamente, eliminando la necessità di codificare manualmente le fatture. Infine, i dati vengono trasferiti e salvati direttamente nell'applicazione contabile.
Receipt Bank: dematerializzazione e automazione per commercialisti, VSE e PMI
Con Receipt Bank, commercialisti, VSE e PMI possono automatizzare la raccolta, l'estrazione dei dati e la pubblicazione di fatture di acquisto e note spese.
Questa soluzione basata su Saas rende molto più semplice la raccolta dei dati delle fatture di acquisto e delle note spese. I clienti devono semplicemente inviare i loro documenti per foto (tramite un'applicazione mobile), per e-mail o tramite connettori.
Per il reparto contabilità, i dati vengono estratti automaticamente, grazie a tecnologie che offrono un tasso di riconoscimento del 98%. Non resta che integrare i dati nel software gestionale (Quickbooks o Ibiza, per esempio) ed elaborarli con pochi clic.
Una soluzione vantaggiosa sia per il reparto contabile che per il cliente.
Spendesk: dalla dematerializzazione delle spese all'automazione contabile
Spendesk è una soluzione che consente di visualizzare e controllare tutte le spese aziendali da un'unica interfaccia.
La soluzione riduce il numero di inserimenti manuali automatizzando il maggior numero possibile di attività. In questo modo si evita la doppia immissione di informazioni (e gli errori che ne conseguono), si garantisce la presenza di tutte le ricevute relative agli acquisti e alle note spese e si automatizza la riconciliazione bancaria e l'inserimento dei conti. Quando tutto è in ordine, potete importare i dati direttamente nel vostro software di contabilità con un solo clic!
In questo modo si risparmia tempo, che può essere destinato ad attività a maggior valore aggiunto, e si ha la certezza dell' affidabilità dei dati.
Streamline for Invoices: dematerializzare i processi dei fornitori
La promessa di Streamline for Invoices di ITESOFT? Digitalizzare i processi procure-to-pay, cioè il ciclo dei fornitori.
Grazie a un database di fornitori condiviso e costantemente arricchito, la tecnologia di acquisizione ed estrazione dei dati delle fatture è affidabile, con un tasso di riconoscimento dell'85%.
Le elaborazioni contabili (ad esempio la riconciliazione degli ordini) vengono poi automatizzate direttamente all'interno dell'applicazione.
Infine, grazie alla sua architettura BPM (Business Process Management), Streamline for Invoices è flessibile per adattarsi alla vostra organizzazione e al vostro ambiente di lavoro.
Avete già scelto di dematerializzare alcuni o tutti i vostri processi contabili? Quali strumenti utilizzate? Non esitate a raccontarci la vostra esperienza nella sezione commenti.
Articolo tradotto dal francese