Comunicazione interna: alternative a Slack
Messaggistica istantanea, condivisione di documenti... è possibile collegare i dipendenti per rendere più fluidi i loro scambi. Come scegliere tra gli strumenti esistenti? Per saperne di più, leggete i nostri consigli e le nostre best practice sulla messaggistica istantanea (chat).
La comunicazione interna sta cambiando
Email: troppo formale
Nel mondo professionale si inviano molte e-mail. Sebbene sia il mezzo più tradizionale, ha i suoi limiti:
- vengono ricevute in ordine cronologico e non per argomento o gruppo di persone. Elaboriamo le informazioni man mano che arrivano, mentre procediamo. Le questioni più urgenti vengono trattate il più rapidamente possibile, ma il contenuto sostanziale, che sia negli allegati o nel corpo del testo, viene annegato nella massa. Per trovarli quando servono, la funzione di ricerca è rapidamente limitata o si esauriscono le parole chiave.
- Elaborare i messaggi può diventare rapidamente dispendioso in termini di tempo. Per evitare la saturazione sistematica della casella di posta, si smistano, si cancellano, si archiviano e si salvano localmente... Altrimenti, per mancanza di spazio disponibile, le e-mail smettono di arrivare.
Sintetico e istantaneo
Le cose devono accadere velocemente. Negli ambienti di lavoro anglosassoni, la comunicazione aziendale si basa sui cosiddetti memo: note tra colleghi. L'approccio è diretto, il tono semplice e le espressioni gentili sono abbreviazioni.
Come si comunica internamente?
Chattare in tempo reale
Messenger è stato il pioniere di IRC: Internet Relay Chat, un protocollo di comunicazione su Internet. Questo è il principio della chat: comunicazione scritta in tempo reale. Il suo utilizzo in ambito aziendale offre vantaggi reali. È meno formale della posta elettronica e gli scambi sono più concisi. È possibile discutere di un punto o di un problema specifico in quel momento e ottenere rapidamente le informazioni di cui si ha bisogno.
L'EDM per lavorare insieme
La condivisione dei documenti funziona allo stesso modo. I dipendenti lavorano in team, su supporti comuni. Devono poter accedere a una versione sincronizzata, arricchita dalle modifiche apportate dai colleghi in precedenza o contemporaneamente. In caso contrario, si duplicheranno versioni contrastanti e sarà necessario riconciliare i documenti e consolidare le informazioni in modo da non perderne nessuna. Strumenti come Google Drive consentono a più persone di modificare lo stesso documento.
ChatOps con Slack: la soluzione interfunzionale
Pensare fuori dagli schemi
Alcune soluzioni collaborative sono progettate per essere onnicomprensive. Comprendono la chat e l'EDM. Alcune, tuttavia, non hanno il successo sperato. Soprattutto se il loro quadro di riferimento è troppo istituzionale: i dipendenti a diversi livelli dell'azienda non osano esprimersi. È l'approccio dal basso verso l'alto che deve essere applicato per generare entusiasmo. Proprio come ChatOps.
Renderlo amichevole
Lanciato nel 2013 dal fondatore di Flickr, Slack si è imposto come leader in questo mercato. L'interfaccia ricorda quella di social network come Facebook. Si usano emoticon e hashtag, si taggano le persone e si chatta online. Questo ambiente privato e familiare ne favorisce l'adozione sul posto di lavoro.
Video per una maggiore interattività
La chat può essere combinata con funzioni audio e video. Con il metodo VolP - Voice over IP - gli utenti chattano in videoconferenza. Slack non l'ha ancora offerto, ma lo farà presto. L'audio, nella versione beta, sarà seguito dal video. Sono possibili anche conversazioni multiutente per incoraggiare l'interazione all'interno dei team di lavoro. Skype for Business (ex Lync) può essere utilizzato per creare delle chat room.
L'importanza delle API
Per scegliere un ChatOps, è necessario esaminare le sue API ( Applications Programming Interfaces). Sono queste che rendono lo strumento compatibile con il resto dell'ambiente IT. Ad esempio, HipChat, una soluzione precedente a Slack pubblicata in Australia, si interfaccia con applicazioni di marketing di terze parti, come MailChimp o Saleforces, e fornisce anche API per collegarsi a strumenti sviluppati internamente dalle aziende.
Funzionalità estese
Il ChatOps può interfacciarsi con altri strumenti, come un'agenda, ecc. oppure può offrirli da solo. È il caso di Bitrix24, che si concentra su un approccio di gestione dei progetti. Copre utilizzi fino al CRM (Customer Relationship Management). Secondo Bastien Le Lann, consulente di Lecko, è questa capacità di aggregare informazioni complementari che distingue ChatOps. "Porta benefici sociali e di conversione ai processi aziendali [e] aumenta la produttività dei team, che non devono dividersi tra diverse applicazioni": un vero vantaggio dal punto di vista operativo.
Con un approccio diverso, TalkSpirit è stato progettato come piattaforma collaborativa. È possibile centralizzare la condivisione di conoscenze e contenuti, comunicare e collaborare con tutti i propri contatti - membri del team, clienti e partner - da un unico spazio. Le funzioni di collaborazione di livello professionale, come la sincronizzazione con il CRM e la soluzione di gestione dei progetti, rappresentano un notevole impulso alla produttività aziendale.
ChatOps, come modulo o come soluzione più completa, è al centro degli scambi aziendali. Che si tratti di Slack, il leader, o delle sue alternative HipChat, Skype, Bitrix24 o TalkSpirit, ognuno ha i suoi punti di forza. La scelta dipenderà dal vostro ambiente di lavoro e dalle vostre esigenze specifiche.
Articolo tradotto dal francese