Inviare file di grandi dimensioni? togliamoci il peso

Tra le sfide della trasformazione digitale notiamo che i nostri scambi sono dematerializzati e abbiamo sempre più file sui nostri computer, sui nostri server, nel cloud. 

Finalmente non abbiamo più bisogno di stampare tutto e soprattutto di avere un archivio cartaceo che invade il nostro spazio di lavoro! 
Ma cosa dobbiamo fare quando abbiamo bisogno di trasferire un file di grandi dimensioni, un video pesante ad un collaboratore, o inviare un file di grandi dimensioni ad un terzo, cliente o fornitore di servizi, senza ricevere il fatidico messaggio di errore? 

Proprio come avete avuto bisogno, prima dell'era digitale, di grandi raccoglitori e buste per archiviare e inviare i vostri documenti di grandi dimensioni, avete bisogno di soluzioni web adattate.
La chiave: sicurezza ed efficienza per promuovere i vostri scambi.

Come inviare file di grandi dimensioni?

Nel corso della nostra attività professionale, spesso dobbiamo inviare file di grandi dimensioni in cui sono contenuti dati sensibili o importanti ad un dipendente, un partner, un cliente o un fornitore. Foto, video, documenti amministrativi, legali, commerciali... l'invio di questi file è essenziale per il corretto funzionamento e lo sviluppo di un'azienda.

Ci sono molti strumenti per la condivisione di file pesanti disponibili che rendono facile il trasferimento di diversi gigabyte di dati in pochi clic. Spesso gratuiti, offrono anche pacchetti a pagamento per accedere a una maggiore capacità di archiviazione online.

Email: lo strumento sbagliato

Il primo pensiero che viene in mente quando si parla di condivisione di file è l'e-mail: alleghiamo i documenti e taac inviati! Peccato che delle caselle di posta elettronica Outlook, Thunderbird, Gmail... accettino le dimensioni massime di 20-25 MB, o una decina di foto di qualità media, ad esempio. Superato questo limite, il messaggio di errore fornito è: "la dimensione del file supera i 25 MB"...

Compressione o divisione di file di grandi dimensioni: non molto efficiente

È possibile installare un software di compressione (WinZip o WinRAR tra gli altri) o un programma per la divisione dei file (Xtremsplit), prima dell'invio via e-mai; il principio è quello di ridurre i dati inutili senza perdere troppa qualità, o di dividere il file in più pacchetti.

Il problema della compressione è che funziona meglio con documenti Word o Excel che con le foto, perché rimuove gli elementi ripetitivi (tipo di carattere). Tuttavia, il destinatario deve installare un software per decomprimere i file. Per i file audio o video, spesso è necessario accettare una perdita, un calo di qualità, per ottenere una riduzione significativa del peso del file. Il formato viene cambiato, ad esempio in JPEG o MPEG.

Il taglio, d'altra parte, comporta l'invio di diverse e-mail, che non è molto pratico...

Diverse piattaforme di condivisione file

Per superare i limiti delle caselle di posta elettronica, ci sono diverse soluzioni:

• I server FTP, File Transfer Protocol come FileZilla consentono la condivisione tramite una connessione server/client. L'utente deve installare il server e condividere il suo indirizzo FTP con il destinatario. Una volta che i file sono stati scaricati, è ancora necessario decomprimerli con un programma dedicato;
• Suite per ufficio con e-mail associate all'archiviazione cloud (come Gmail con Google Drive nella suite Google);
• Archiviazione e condivisione di spazi online come Dropbox;
• Piattaforme online dedicate al trasferimento di file: Wetransfer, Transfernow, ecc. 

Invio di file di grandi dimensioni: i criteri da prendere in considerazione

In base ai vostri usi ed esigenze, cercate una soluzione per trasferire un file di grandi dimensioni in base a:

• il peso massimo consentito per spedizione
• il numero di file simultanei
• la possibilità di inviare un file completo
• il numero di destinatari simultanei
• la sicurezza dell'invio (cifratura, password, paese hosting, cancellazione dei file)
• il prezzo (gratuito o meno)
• il tipo di invio (generazione di link, allegato, codice QR)
• la validità, la data di scadenza
• l'utilizzo tramite una piattaforma web, un'applicazione o un'estensione nel browser
• la necessità di registrarsi o meno (per le versioni gratuite)
• la personalizzazione dell'invio (aggiunta di un eventuale testo)
• la configurazione della spedizione (periodo di stoccaggio, numero di download o numero di giorni)
• assicurazione contro la perdita di dati

Archiviazione e riservatezza

Quando si tratta di trasferimento di file, è necessario prestare particolare attenzione alle questioni di sicurezza e riservatezza. Non rischiate di perdere i dati.

Suggerimento 1: per confrontare i differenti software, assicuratevi che la loro soluzione abbia un certificato SSL (Secure Sockets Layer), il minimo per proteggere la vostra connessione. Controllare anche la percentuale di Service Level Agreement (SLA).

Alcuni sistemi di posta elettronica si affidano all'archiviazione cloud: Outlook con OneDrive, Gmail con Google Drive, MailDrop con iCloud. Ci sono da 5 a 10 GB disponibili per la condivisione dei file. Tuttavia, i dati non sono criptati e alcuni potrebbero non sentirsi a proprio agio nel condividere i propri dati ad altri

Suggerimento 2: Alcuni editor distruggono sistematicamente i vostri file dai loro server dopo il trasferimento come una garanzia di riservatezza. Consultare le condizioni d'uso, compresa la conformità con il GDPR e l'ubicazione della memorizzazione dei dati.

Soluzioni gratuite per l'invio di file di grandi dimensioni

Oltre ai noti Dropbox Basic, TransferNow e Wetransfer, abbiamo selezionato 3 interessanti soluzioni e confrontato la loro versione gratuita secondo alcuni dei criteri sopra elencati. Sentitevi liberi di vedere anche cosa vi offre la loro offerta a pagamento.

Filemail

Filemail, piattaforma norvegese, è disponibile come applicazione (desktop o smartphone) o come estensione per Outlook.

▲ Dimensione massima del file: 50 GB ;
⇢ Condivisione tramite link di download o come allegato e-mail, da scaricare entro 7 giorni;
🗝 Sicurezza: dati criptati, possibilità di creare una password e renderla obbligatoria per il download;
ᐩ Plus : possibilità di trasferire directory complete.

Firefox send

Firefox send è stato creato dall'americano Mozilla, è un servizio di trasferimento di file criptato e gratuito accessibile da qualsiasi browser.

▲ Dimensione massima del file: 1 GB senza registrazione, 2,5 GB con apertura gratuita del conto;
⇢ Condivisione tramite link per il download, via e-mail, chat o SMS;
🗝 Sicurezza: crittografia end-to-end e protezione con password;
ᐩ Plus : la scadenza può essere impostata in base al numero di download o alla durata (da 5 minuti a 7 giorni).

Framadrop

Sviluppato da Framasoft, Framadrop è un software open source progettato per sensibilizzare e prevenire la cattura dei nostri dati privati da parte dei GAFA (Google, Apple, Facebook, Amazon).

▲ Dimensione massima del file: non specificato;
⇢ Condivisione: il link viene generato sulla piattaforma, poi copiato e incollato per l'invio tramite una casella di posta personale;
🗝 Sicurezza: i file vengono criptati e memorizzati sui server senza che nemmeno gli amministratori possano decriptare i file;
ᐩ Plus : tempo di scadenza personalizzabile da 24 ore a 60 giorni, o dal primo download.

I vantaggi di utilizzare una piattaforma professionale a pagamento

Ogni qualità di servizio ha un prezzo! Oltre a facilitare la trasmissione delle informazioni, sia all'interno che all'esterno, e l'accesso ai documenti in movimento, su qualsiasi tipo di supporto (computer, tablet, smartphone), una piattaforma professionale può offrire:

• l'invio di documenti importanti e urgenti senza vincoli dimensionali;
• la capacità di stoccaggio è grande e scalabile;
• l'integrazione di una cassaforte digitale;
• la definizione di diversi livelli di accesso ai documenti a seconda dei dipendenti, come il controllo dei flussi di dati ai nuovi assunti e il blocco dell'accesso in caso di partenza di un dipendente (Transfernow ad esempio offre questa sicurezza);
• monitoraggio in tempo reale delle azioni effettuate su tutti i vostri trasferimenti (tracciabilità), dalla loro creazione alla loro cancellazione;
• la personalizzazione dello strumento a seconda della vostra identità visuale
• Elevato livello di sicurezza e riservatezza

Sentitevi più leggeri nell'inviare file

Tra le soluzioni per l'invio di file di grandi dimensioni, pensate pratico E sicuro. Le soluzioni a pagamento, oltre a preziose funzionalità aggiuntive, sono le uniche impegnate in termini di livello di servizio e di assicurazione contro la perdita di dati: garanzie che contano quando si caricano i file su questo tipo di strumento.

A seconda del tipo di file che utilizzate, il software EDM (Electronic Document Management) o DAM (Digital Asset Management) può essere un investimento molto interessante per preservare le vostre informazioni, sia per archiviarle o condividerle in modo sicuro.