Sopraffatti? Padroneggiate l'arte della pianificazione dei compiti per trionfare!

Al lavoro, la pianificazione dei compiti è essenziale, in quanto consente di avere un'idea chiara di ciò che si deve fare, in quale ordine e senza omissioni!
È molto importante essere organizzati per svolgere i vari compiti, soprattutto nella gestione dei progetti.

In questo modo, saprete a che punto siete, incoraggerete il lavoro di squadra e sarete in grado di comunicare i vostri progressi alla direzione, ai partner e ai clienti.

Vi guideremo in questa fase cruciale, combinando organizzazione, collaborazione e produttività.

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Pianificazione dei compiti: definizione e sfide

L'obiettivo della pianificazione è determinare e programmare i compiti da svolgere nell'ambito di un progetto, quindi stimare la loro durata e le risorse necessarie per completarli.
Esistono diverse tecniche per suddividere un progetto in attività e assegnarle in un calendario.

La gestione dei compiti comporta una serie di azioni:

1. identificare i compiti, suddividendo il progetto
2. stabilire la priorità dei compiti: programmare i compiti in relazione tra loro,
3. programmazione dei compiti: distribuzione dei compiti nel tempo,
4. distribuzione dei compiti: allocazione delle risorse.

Interconnesse tra loro, queste azioni richiedono a volte di passare alla fase successiva e quindi di riadattarsi. Ad esempio, i vincoli nell'allocazione delle risorse umane possono portare a una revisione della pianificazione.

La pianificazione è ovviamente strettamente legata al fattore tempo (quando?), ma anche a :

• obiettivi (cosa?)
• parti interessate (chi?)
• metodi e strumenti (come?),
• vincoli:
  • le risorse sono spesso limitate (manodopera, attrezzature);
  • La durata del progetto deve essere la più breve possibile;
  • Il costo deve essere il più basso possibile e rientrare nel budget inizialmente stanziato;
  • la qualità deve essere ottimale e in linea con le previsioni.

Ci sono quindi 5 parametri essenziali da tenere in considerazione:

• qualità
• costo
• tempo di consegna
• prestazioni
• rischio.

L'importanza della pianificazione

La pianificazione dei compiti è essenziale perché consente di

• definire la sequenza logica dei compiti in relazione tra loro e nel tempo,
• esprimere il bisogno di risorse o mezzi,
• analizzare i carichi di lavoro
• tenere conto dei fattori di rischio (vincoli esterni al progetto),
• confrontare i progressi effettivi con le previsioni,
• analizzare le conseguenze di una differenza tra quanto pianificato e quanto effettivamente accaduto,
• identificare le date di inizio e di fine dei compiti,
• simulare ipotesi ottimistiche, pessimistiche o probabili,
• stabilire le priorità dei compiti.

Gestione dei compiti

Suddivisione e pianificazione dei compiti

Per portare a termine un compito impossibile, lo suddividiamo in piccole porzioni di compiti semplicemente molto difficili, che poi dividiamo in compiti terribilmente ardui, che a loro volta dividiamo in compiti delicati, e così via.

Terry Pratchett, auteur anglais

Questo è il segreto! Per migliorare la fattibilità del progetto, è necessario rendere i compiti più accessibili e meno spaventosi, per mobilitare e motivare i dipendenti. Ogni compito portato a termine diventa così un successo confortante.

La suddivisione dei compiti facilita anche la stima dei tempi e dei costi ed elimina molti dei fattori di rischio associati a proiezioni troppo lontane nel tempo. Si tratta del cosiddetto effetto tunnel: è impossibile valutare il carico di lavoro in altro modo.

Idealmente, il compito da suddividere è rapido (un giorno, per esempio) e "atomico": è un'unità di progetto e può essere svolto da solo.
Se dipende dagli altri e i suoi confini sono troppo sfumati, la suddivisione deve essere rivista. Esistono diversi metodi che possono aiutarvi a farlo.

Mappatura mentale

Questo metodo di mappa mentale, che consente di organizzare la mente e prendere decisioni informate osservando un problema, può essere utilizzato individualmente o in gruppo.
L'obiettivo principale è scritto al centro, dando origine a rami di parole chiave che si creano man mano, da cui scaturiscono altre idee, compiti e vincoli. Il diagramma va dal generale (al centro) allo specifico.

Project manager, team di progetto, il vostro lavoro non si ferma qui: ora che i diversi compiti sono stati chiaramente identificati, dovete stabilire la loro interconnessione (o interdipendenza).

I compiti possono essere :

• successivi
• simultanei
• convergenti.

Ma quali devono essere svolti per primi per garantire una sequenza logica e regolare?

Entrano in gioco due criteri:

• l'importanza del compito nel progetto complessivo,
• il suo grado di urgenza.

La struttura di ripartizione del lavoro (WBS)

La Work Breakdown Structure (WBS) è uno dei metodi operativi più noti per suddividere un progetto in unità gestibili.
Si tratta di una mappatura gerarchica che parte dalle principali attività da svolgere, ovvero i principali deliverable e i compiti da eseguire.-Si tratta di una mappatura gerarchica che parte dalle attività principali da svolgere, cioè i deliverable principali e i sub-deliverable (progetto padre e compiti figli sottostanti), per arrivare ai compiti necessari per realizzarli e ai sottocompiti.

Per fare questo, dovete ovviamente :

• aver fatto un inventario esaustivo di tutti i deliverable e i compiti a monte,
• identificare i compiti interdipendenti collegati a deliverable e sub-deliverable ben definiti (organizzati in colonne).

Il metodo MoSCoW

Nella gestione agile dei progetti, questo metodo di prioritizzazione si concentra proprio sull'importanza del compito e sul suo impatto sul completamento del progetto.

Ci sono :

• Must have: essenziale,
• Should have: importante,
• Potrebbe avere: ha un impatto limitato,
• Won't have but would like: opzionale.

La matrice di Eisenhower

Dà priorità all'importanza rispetto all'urgenza.

Ciò che è importante raramente è urgente, e ciò che è urgente raramente è importante.

Dwight David Eisenhower

NB: Lo stesso tipo di matrice può essere utilizzato con i criteri "guadagno" e "sforzo":

Per i più scientifici, esiste un altro metodo: la simulazione Monte Carlo.

Si tratta di una tecnica matematica computerizzata che propone diversi schemi possibili e le loro probabilità di realizzazione a seconda delle decisioni prese. Nel calcolo sono incluse tutte le conseguenze delle scelte intermedie.

Moltiplicazione dei criteri ( punteggio)

1. Elencare i compiti da svolgere, in qualsiasi ordine;
2. Se avete 5 compiti, assegnate a ciascuno di essi un punteggio di urgenza e di importanza da 1 (minimo) a 5 (massimo);
3. Moltiplicare i due punteggi;
4. Nella colonna della priorità, il compito più urgente è quello con il punteggio più alto, ecc.

Questo funziona anche con il criterio "guadagno"/"sforzo".

Il diagramma PERT

Questo diagramma mostra la connessione tra i compiti.

Il tempo stimato consente di stabilire il percorso più breve, ma porta anche al metodo del percorso critico, che identifica il percorso più critico, il più lungo per raggiungere l'obiettivo.

Questo metodo, sviluppato da Morgan Walker e James Kelley nel 1957 per gestire progetti con un gran numero di compiti, è stato messo in discussione perché non tiene conto delle risorse umane, di bilancio, materiali e tecnologiche che sono essenziali per una proiezione realistica.

Pianificazione e assegnazione dei compiti

Come per i metodi di suddivisione e pianificazione dei compiti, queste due fasi sono riunite nella stessa sezione perché vanno di pari passo.
Esistono molti strumenti di pianificazione dei compiti. Eccone una selezione.

Il metodo della catena critica

Per compensare le carenze del metodo del percorso critico, molti project manager preferiscono utilizzare il metodo della catena critica, che tiene conto di :

• delle risorse disponibili e del loro livellamento
• fattori di rischio (costi nascosti, ritardi, fallimenti),
• conflitti di priorità dovuti al multitasking dei dipendenti, che non possono dedicarsi completamente a più compiti contemporaneamente,
• la messa in comune dei margini di sicurezza per i compiti critici ( buffer di progetto).

In questo articolo troverete estratti di corsi di formazione sui metodi PERT e della catena critica, rapidi e mirati.

Il diagramma di Gantt

Presenta graficamente l'avanzamento dei compiti e le loro scadenze, con l'elenco delle attività (sull'ordinata) e le unità di tempo (sull'ascissa).
Ogni attività può essere collegata a :

• risorse (umane o materiali)
• collegamenti (con altri compiti)
• date (inizio e fine).

Il diagramma di Gantt (che prende il nome dal suo creatore, Henry Gantt) è ampiamente utilizzato perché è :

• facile da usare
• facile da aggiornare
• facilmente comprensibile sia per gli esperti che per i meno esperti,
• altamente visivo
• strutturante
• collaborativo,
• dinamico.

Esempio 2:

Allo stesso tempo, si può redigere una tabella di distribuzione dei compiti, talvolta chiamata kifékoi?
Questa tabella fornisce al project manager un riepilogo dei compiti di tutte le parti coinvolte e delle risorse da impiegare per realizzarli.

Soluzioni software per la programmazione dei lavori

Sono finiti i tempi dei pannelli a parete con le grondaie o i raccordi a T!

Per quanto riguarda Excel, le cui funzionalità possono essere spinte fino a quando le si padroneggia, perché no. Ma per i principianti e i project manager che non hanno tempo da perdere, passate oltre!

Excel è :

• richiede molto tempo
• non è adatto al lavoro collaborativo
• non è mobile
• non è molto leggibile quando si pianificano molti compiti.

Una rapida occhiata al task planner di Excel con un diagramma di Gantt:

E ora, benvenuti nell'era digitale, collaborativa e mobile!

Alcuni strumenti gratuiti per la pianificazione delle attività

L'agenda elettronica di Outlook o Gmail

Create attività, con colori dedicati, ricorrenze, inizio e fine. Appariranno poi nel vostro calendario online, che potrete consultare dal computer o dallo smartphone, e vi invieranno dei promemoria.
È anche possibile invitare persone e aggiungere allegati.
È meglio di Excel per la collaborazione, ma non consente di creare diagrammi, ad esempio, o di avere una visione d'insieme, rapporti personalizzati e così via.

Applicazioni su Android o iPhone

Esistono molte applicazioni di tipo to-do list, come Wunderlist e Todoist. Ma le loro funzioni sono piuttosto basilari. Per ottenere di più, spesso è necessario passare alla versione premium.

Prendiamo ad esempio Todoist, che rileva automaticamente alcune informazioni chiave nella vostra lingua ("riunione ogni lunedì") e automatizza l'attività ricorrente.

Altri vantaggi includono

• lista di controllo,
• notifiche geolocalizzate,
• sincronizzazione con iCal, Google Calendar, ecc,
• gratuito per 80 progetti attivi.

Il software di gestione delle attività open source di riferimento: redmine

Completamente configurabile, Redmine si adatta facilmente alle specificità dei vostri progetti. È possibile creare tutti i campi che si desidera sotto forma di ticket (richieste di intervento), in modo da poterli raggruppare e filtrare rapidamente.
Come tutti i software open source, la configurazione richiede tempo e competenze informatiche interne, ma lo strumento vale lo sforzo, adattandosi alle vostre esigenze e ai vostri vincoli.

Redmine offre :

• un numero illimitato di utenti,
• una connessione sicura con login e password,
• una panoramica di tutti i progetti in corso
• una tabella di marcia,
• una visualizzazione a calendario o a elenco,
• creazione di elenchi personalizzati,
• condivisione con i membri del team,
• creare ticket con titolo, descrizione, numero e campi personalizzabili,
• generare report (diagrammi di Gantt, grafici di burndown).

Pianificatori di attività a pagamento e professionali

Asana, la collaborazione al centro

Asana è un software di gestione delle attività e dei progetti progettato per la collaborazione e la pianificazione di progetti di medie dimensioni.

Offre una piacevole esperienza d'uso e di collaborazione grazie a un'interfaccia intuitiva e a funzionalità ben studiate.
Può essere integrato con un'ampia gamma di strumenti, tra cui Redmine, Gmail, Outlook, Slack e Zapier.

Asana offre una versione gratuita per un massimo di 15 utenti e una versione premium a partire da 5,75 euro/mese/utente per le piccole imprese.

Beesbusy, la potenza resa semplice

Beesbusy è un pacchetto software francese per la gestione dei progetti, ideale per le aziende con un numero di utenti compreso tra 20 e 300. La sua promessa: rendere più efficiente la pianificazione e la gestione quotidiana delle attività e dei progetti. La sua promessa: rendervi più efficienti nella pianificazione e nella gestione quotidiana dei vostri compiti e progetti.

Beesbusy offre un pacchetto gratuito con progetti, elenchi e compiti illimitati per un'organizzazione semplificata. Va notato che per i pacchetti a pagamento, l'editore tiene conto del fatto che "non tutti gli utenti sono attivi": prende in considerazione gli utenti occasionali per una più equa scala progressiva dei costi.

I punti di forza di Beesbusy nella pianificazione delle attività sono :

• la visualizzazione dei compiti in un elenco, in modo da poterli gestire in gruppo, in modalità Kanban,
• la semplificazione visiva delle priorità dei compiti (che rimangono visibili in cima all'elenco),
• un diagramma di Gantt per ogni progetto, con una visualizzazione che consente di pianificare per durate brevi o lunghe, disponibile anche in visualizzazione multiprogetto,
• la possibilità di suddividere facilmente il carico di lavoro per risorsa, separatamente dalla durata dell'attività, in modo da poter verificare in prima persona la fattibilità del progetto nei tempi previsti,
• la facilità d'uso è riconosciuta dagli utenti, che lo preferiscono a Trello, grazie alla particolare attenzione all'ergonomia.

MeisterTask, agile e visuale

MeisterTask è uno strumento di gestione delle attività altamente intuitivo per i team che lavorano in modalità progetto. Si adatta a tutti i progetti e processi di lavoro agili. Ha un'interfaccia piacevole e personalizzabile.
In combinazione con MindMeister, consente di creare e collaborare alle mappe mentali.

MeisterTask offre anche una versione gratuita; fate clic sul link per vedere cosa include.

Offre :

• la creazione e la gestione di cruscotti personalizzabili,
• schede Kanban
• calendari editoriali,
• automazione di alcuni compiti,
• facile integrazione con gli strumenti utilizzati dal team (Github, Office 365, G Suite, Outlook, Zapier, ecc.),
• aggiunta di documenti,
• connessione e dipendenza tra attività,
• campi personalizzabili in ogni attività, ecc,
• un'applicazione mobile gratuita per iPhone e iPad.

Il pianificatore di attività su Windows 10

Microsoft Planner fa parte della suite Office 365.
Viene spesso paragonato a Trello per la pianificazione delle attività:

• colonne personalizzabili
• schede di attività che possono essere spostate da una colonna all'altra.

Consente inoltre la :

• la condivisione di file,
• discussioni sul lavoro in corso,
• aggiornamenti sullo stato di avanzamento.

È gratuito per chiunque abbia sottoscritto un abbonamento a Office 365 per privati o aziende, oppure potete trovare tutte le tariffe per le PMI qui.

Trello, lo strumento per i creativi

Trello è un'applicazione che consente di creare facilmente spazi visivi suddivisi in fasi per organizzare e seguire l'avanzamento dei progetti senza soluzione di continuità.

Molto popolare tra i team creativi, fornisce una rapida panoramica dell'avanzamento del progetto utilizzando schede ispirate al metodo Kanban (post-it su una lavagna).
Come Microsoft Planner, non è adatto a progetti complessi, ma è una buona soluzione per la gestione semplice delle attività.

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Smettete di perdere tempo!

Le soluzioni per gestire le attività e ottimizzare la pianificazione del lavoro non mancano.
Vale la pena di sceglierne una che permetta di integrare gli strumenti che i vostri team utilizzano già quotidianamente, come Asana o MeisterTask, per un risparmio di tempo esponenziale e una gestione altamente intuitiva.
Provate le versioni gratuite e condividete con noi le vostre esperienze!