Test: i vostri strumenti sono progettati per il lavoro collaborativo online?

Quando un'azienda ha superato le sfide della collaborazione, i suoi team sono abituati a lavorare insieme online. Produttività e competitività sono il risultato della giusta scelta di strumenti di collaborazione e di una gestione agile dei progetti. Siete sicuri di prendere o di aver preso le decisioni migliori? Fate il test di usabilità!

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A cosa servono gli strumenti di lavoro collaborativo online? Quali sono i vantaggi del lavoro collaborativo?

Gli strumenti di collaborazione online, utilizzati nel mondo degli affari, consentono ai dipendenti di un'azienda di raggiungere una serie di obiettivi attraverso una serie di utili funzioni:

• controllare e rendere sicuro l'accesso ai dati aziendali
• condividere più facilmente i dati grazie a uno spazio di archiviazione e scambio di file
• scambiare informazioni in tempo reale attraverso uno spazio online dedicato, come la messaggistica istantanea o un feed di notizie sul progetto,
• comunicare in modo più efficace riducendo il numero di e-mail,
• organizzare i compiti e semplificare il lavoro di squadra,
• incoraggiare il lavoro collaborativo, ad esempio visualizzando le agende condivise,
• monitorare l'avanzamento di un progetto, sapendo sempre a che punto è, sia in termini di risorse umane mobilitate che di strumenti e tecniche necessarie,
• anticipare in qualsiasi momento l'adeguamento dell'avanzamento e guadagnare in reattività,
• aumentare la produttività, in particolare utilizzando strumenti di lavoro complementari e collegabili tra loro.

Alcune aziende accumulano gli strumenti uno alla volta, per soddisfare un'esigenza, un utilizzo, man mano che procedono. Altre, più mature in materia, cercano un software di gestione dei progetti o una piattaforma di lavoro collaborativo online che copra tutte le loro esigenze.

Per guidarvi nella scelta degli strumenti di lavoro collaborativo online, la soluzione migliore si basa "semplicemente" sulla questione dell'utilizzo. Gli usi determinano gli strumenti di lavoro collaborativo di cui il vostro team ha bisogno.

Avete identificato alcune esigenze e vi aspettate un certo utilizzo. Ma avete pensato a tutto questo? Avete davvero previsto tutti gli usi rilevanti per facilitare il lavoro di squadra e aumentare la produttività ?

Possiamo fornirvi un test di utilizzo: passate al setaccio i vostri strumenti per verificare se le scelte attuali corrispondono alle vostre esigenze!

Test specifici per il lavoro collaborativo

Test 1: videoconferenze

Esigenze:
Lo scambio di informazioni esclusivamente via e-mail diventa rapidamente ingestibile: molti dipendenti si rivolgono ad altri mezzi, come la messaggistica istantanea o la videoconferenza, per alleggerire la propria casella di posta elettronica, comunicare più facilmente e risparmiare tempo. Inoltre, argomenti complessi e difficili da gestire per iscritto possono essere affrontati più rapidamente grazie a uno scambio orale, per quanto breve.
Utilizzi :

• Comunicare in modo semplice e spontaneo con una o più persone,
• invitare facilmente un collega a una riunione utilizzando un sistema di messaggistica,
• condividere lo schermo con il cliente o il team.

I vantaggi :

• Si risparmia un'incredibile quantità di tempo quando si scambiano informazioni faccia a faccia tramite videoconferenza,
• si possono ridurre gli spostamenti e ottimizzare il calendario delle riunioni,
• le conferenze via web sono anche più amichevoli e umane,
• È la soluzione ideale per gli scambi istantanei durante le sessioni di brainstorming.

Esempi di strumenti di collaborazione online dedicati a questo uso:

• Skype,
• Google Hang out.

Prova 2: condivisione di file

Requisiti:
Trasferire o rendere disponibili file pesanti o troppo grandi per essere inviati via e-mail.

Uso previsto:
Condividere file tramite un servizio, ad esempio uno spazio di archiviazione online.

I vantaggi :

• riunite tutti i vostri dati in un unico spazio di archiviazione online,
• si condividono i file con le persone interessate

Esempi di strumenti specializzati per questo scopo:

• Dropbox,
• Box.

Prova 3: lavorare in gruppo su documenti condivisi

Requisiti:
Migliorare il lavoro di squadra è una preoccupazione costante: si vuole mettere a disposizione dei colleghi le ultime versioni dei documenti e renderli il più facilmente accessibili possibile.

Usi ricercati :

• una suite per ufficio online, un ufficio web per tutti in azienda,
• far lavorare il team sugli stessi documenti,
• accesso sicuro ai documenti di lavoro da qualsiasi luogo,
• la possibilità di condividere questi documenti, a volte di grandi dimensioni, con soggetti esterni (clienti, fornitori).

I vantaggi :

• tutti i dipendenti utilizzano gli stessi strumenti di office automation e lo stesso spazio di lavoro,
• la condivisione di documenti e file è semplificata,
• il team può accedere ai documenti off-line,
• tutti hanno accesso alle ultime versioni dei documenti, il che è molto utile per costruire una base di conoscenza comune,
• In termini di sicurezza, un amministratore definisce i diritti di accesso.

Esempi di strumenti specializzati in questi usi:

• Office On line,
• Google Drive.

I test che caratterizzano uno strumento di gestione dei progetti

Test 4: semplificare l'organizzazione del lavoro

Requisiti:
Nell'ambito della gestione dei progetti, l'ottimizzazione di tutto ciò che ha a che fare con il progetto è il graal permanente. Per ottimizzare l' organizzazione e il monitoraggio del lavoro del team, gli strumenti di gestione sono essenziali.

Utilizzi relativi alla gestione delle attività :

• assegnare compiti
• creazione di compiti ricorrenti,
• lavorare in modalità progetto,
• visualizzare i progressi,
• coordinare e gestire l'intero progetto.

I vantaggi :

• pianificazione strutturata,
• monitorare l'avanzamento di un progetto,
• reagire in tempo reale agli incidenti,
• anticipare i tempi attraverso avvisi e notifiche,
• ottimizzare la gestione del lavoro in corso.

Esempi di strumenti dedicati a questi usi:

• Trello,
• Asana.

Prova 5: condividere e accedere a un'agenda sincronizzata

Requisiti:
Come si programma una riunione o una videoconferenza? Chi sarà disponibile? Sarò assente: cosa devo fare?

Usi ricercati :

• Condividere le agende del team tra di loro,
• organizzare rapidamente le riunioni,
• mantenere l'accesso mobile.

I vantaggi :

• accesso mobile all'agenda (sincronizzata) su tutti i dispositivi (compresi i telefoni cellulari),
• possibilità di condividere le agende,
• migliore organizzazione,
• pianificare in tempo reale,
• rispettare le scadenze e le date chiave dei progetti.

Esempi di strumenti collaborativi online specializzati in questo uso:

• Calendario di Google

Prova 6: redigere un rapporto di attività

Requisiti:
Qual è lo stato esatto del progetto? Chi è in ritardo sulla tabella di marcia? Chi sta lavorando a questo compito? Quanto tempo sta dedicando questa persona a questo compito? Il team è in ritardo sulla tabella di marcia? Come si può misurare tutto questo?

Usi ricercati :

• necessità di una mappa mentale, un cruscotto che fornisca indicatori precisi,
• un sistema di allerta collegato che invii notifiche.

I vantaggi :

• Un modo semplice per visualizzare l'andamento dei miei progetti,
• misurare l'attività del team e di ciascuno dei suoi membri,
• tenere sotto controllo le risorse assegnate al progetto,
• stimare la data di fine di un progetto, anticipare eventuali necessità,
• produrre facilmente rapporti.

I software di gestione dei progetti sono specializzati in questi usi.

Se i vostri impieghi richiedono l'uso di diversi strumenti, potreste prendere in seria considerazione l'adozione di una piattaforma collaborativa come Wimi, perché integra tutti i servizi chiave sotto un'unica interfaccia. Vediamo perché e come.

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La prova definitiva: fare tutto sulla stessa piattaforma di lavoro online

Gli svantaggi della gestione di più strumenti di collaborazione

Come abbiamo appena visto, alcuni strumenti online sono perfettamente adatti a usi specifici, e alcuni sono addirittura dedicati ad essi. Se è facile combinarne alcuni, diventa complicato quando il numero aumenta: alcuni strumenti non riescono a collegarsi tra loro e si perde la spinta iniziale alla produttività. Addio complementarietà, addio sinergia.

Ad esempio, se il vostro strumento offre solo una o due funzioni, rischiate di :

• moltiplicare il numero di strumenti senza che questi si completino a vicenda
• disperdere i dati in diversi servizi
• dover controllare i vari accessi moltiplicandoli per il numero di strumenti.

Un altro aspetto è l'appropriazione degli strumenti da parte dei membri del vostro team: più strumenti avete, più il vostro personale dovrà imparare a usarli in modi che non sono necessariamente simili. Se le interfacce non sono intuitive, la curva di apprendimento sarà lunga... e infruttuosa.

E se due strumenti offrono le stesse funzionalità ma si duplicano a vicenda? Dovrete imporre un uso particolare, con il rischio di frustrare qualche dipendente.

Infine, la distribuzione di un gran numero di strumenti in tutta l'azienda può essere complessa e costosa, per non parlare della gestione dei diritti di accesso.

Più strumenti diversi si utilizzano, più dipendenze si creano da strumenti o servizi talvolta incompatibili. Vale la pena rischiare?

Perché adottare una piattaforma collaborativa?

Perché avere tutti gli strumenti web sulla stessa piattaforma? Cosa ci guadagnate? Innanzitutto, si evitano naturalmente tutti gli svantaggi elencati sopra. Per capire tutti i vantaggi, analizziamo l'argomento in modo più dettagliato...

I principali vantaggi :

• Dovete gestire un solo servizio,
• facilitate l'adozione della piattaforma da parte del vostro personale,
• non dovete distribuire i vostri dati su una pletora di strumenti e servizi online,
• centralizzate la gestione dei diritti e dell'accesso ai dati,
• date privilegi specifici ai vostri strumenti a seconda del ruolo degli utenti,
• potete ridurre e controllare meglio il vostro budget digitale.

Lo strumento giusto per ogni scopo

Nel mondo delle piattaforme collaborative, Wimi offre un pacchetto completo che soddisfa tutte le esigenze del lavoro collaborativo. Archiviare, proteggere, sincronizzare e condividere i dati nello stesso spazio semplifica notevolmente il lavoro di squadra. I project manager possono lavorare con team remoti in otto lingue!

Wimi vi permette di creare una vera sinergia tra i vostri strumenti: tutto è disponibile sulla stessa piattaforma. Video dimostrativo:

Wimi si distingue chiaramente dalla massa per il fatto di riunire tutte le abitudini di utilizzo degli utenti. La soluzione fa parte di un approccio totalmente complementare alla collaborazione. Negli spazi di lavoro unificati, Wimi riunisce efficacemente tutti gli strumenti necessari per il lavoro di squadra e la gestione dei progetti, come :

• canali di comunicazione del team (equivalenti a Slack), associati a ogni spazio di lavoro,
• sincronizzazione e condivisione dei documenti con un Wimi Drive (equivalente a Box o Dropbox),
• gestione delle attività in modalità agile (equivalente a Trello),
• agende condivise e connettore Wimi Outlook (equivalente a Google Calendar),
• chat, videoconferenze e condivisione dello schermo (equivalente a Skype),
• gestione centralizzata dei diritti di accesso.

La scelta di più strumenti o di un unico strumento di lavoro collaborativo online dipende dagli usi e dalle aspettative a lungo termine. Si tratta di trovare il perfetto equilibrio tra produttività e collaborazione e di prendere la decisione migliore per rimanere competitivi.

Ai vostri posti, pronti, test!