Valore firma scansionata: strumento legale o rischio d’invalidità del documento?

Qual è il valore di una firma scansionata? Esiste, o è possibile dargliene uno? Può essere considerata o avere lo stesso valore di una firma fatta con una penna come siamo soliti fare? Basta semplicemente vedere il proprio nome e cognome stampato su un foglio per considerarla una firma autentica? La cassazione è stata chiara su questo argomento: una firma scansionata non ha alcun valore legale a priori.

Per dare valore legale a un documento al momento della firma, solo la firma digitale o alcuni tipi di firma elettronica offrono una sicurezza sufficiente agli occhi della legge, in particolare per quanto riguarda la prova dell'autenticità e la sicurezza dei dati.

In questo articolo, Appvizer ti aiuterà a capire meglio il vero valore di una firma scansionata, descriverà il suo valore legale, e ti spiegherà il concetto di firma digitale e come essa rappresenti la miglior soluzione per i tuoi documenti.

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Qual è il valore legale di una firma scansionata?

Una firma scansionata non ha alcun valore giuridico e ciò può essere spiegato da diverse ragioni. In primo luogo, l’impossibilità di verificare l’identità del firmatario e in secondo luogo non è possibile in alcun modo dimostrare o comunque provare che la persona interessato abbia dato il proprio consenso agli obblighi e alle disposizioni previste nel contratto stipulato.

Mancanza di prove

Una firma scansionata è semplicemente la digitalizzazione di una firma autografa: in altre parole, è semplicemente un' “immagine” della firma.

Non c'è modo d'identificare il firmatario e soprattutto garantire il suo consenso al contenuto del documento. In assenza di prove, è impossibile conferire un valore legale a una firma scansionata, che è semplicemente la copia di una firma scritta a mano.

Firma scansionata: cosa dice la legge?

L’articolo 21 del Codice di Amministrazione Digitale parla chiaro:

2-ter. Fatto salvo quanto previsto dal decreto legislativo 2 luglio 2010, n. 110, ogni altro atto pubblico redatto su documento informatico è sottoscritto dal pubblico ufficiale a pena di nullità con firma qualificata o digitale. Le parti, i fidefacenti, l'interprete e i testimoni sottoscrivono personalmente l'atto, in presenza del pubblico ufficiale, con firma avanzata, qualificata o digitale ovvero con firma autografa acquisita digitalmente e allegata agli atti.

Non bisogna, però, lasciarsi trarre in inganno da quest’ultima frase. Infatti, non si parla di firma scansionata, bensì di un procedimento multiplo che permette di valutare la pressione sul foglio, velocità di scrittura e altri parametri che rendano esplicita l’autenticità di essa. In altre parole, sono tutti accorgimenti volti a provare l’autenticità di una firma scansionata.

Inoltre, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) stabilisce 3 criteri fondamentali per determinare il valore di una firma elettronica:

1. Autenticità: La firma deve garantire l’identità dell’autore;
2. Integrità: La firma deve garantire che in seguito alla sua apposizione non siano intervenute modifiche o manomissioni;
3. Non ripudio: Essendo la firma una prova di validità del documento, non deve poter essere ripudiata dal suo sottoscrittore.

In breve, una firma scansionata equivale alla trasformazione di una firma scritta a mano tramite una penna a in un'immagine digitale: si tratta quindi di una copia, non di una firma autentica. Pertanto, è impossibile dargli un qualsiasi valore legale, anche la sua origine è del tutto ordinaria e normale.

Corte di cassazione: la sentenza definitiva?

Per chiarire ulteriormente la posizione della firma scansionata, è arrivata una sentenza (sentenza n. 532/2020) della corte di cassazione a porre fine a ogni dubbio:

L’atto dev'essere sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna e corredato di un file xml che contenga le informazioni strutturate. Inoltre deve trattarsi di un “PDF nativo” e non “immagine”, cioè non un pdf firmato a mano e successivamente scansionato anche se inviato tramite PEC.

Come dare valore legale a una firma scansionata?

C'è infatti un modo per dare valore legale a una firma scansionata, e quindi per renderla valida da un punto di vista giuridico: l’autenticazione di un pubblico ufficiale autorizzato.

Per rendere vincolante un documento firmato analogicamente e in seguito scansionato si può procedere con l’autenticazione di un notaio che ne attesti l’integrità come previsto dall’articolo 22 c. 2 del CAD:

2. Le copie per immagine su supporto informatico di documenti originali formati in origine su supporto analogico hanno la stessa efficacia probatoria degli originali da cui sono estratte, se la loro conformità è attestata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato, secondo le regole tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 71.

Quale soluzione per una firma legalmente valida?

La firma elettronica per un valore probatorio

Per firmare qualsiasi tipo di documento e non avere dubbi sulla legalità di tale firma, la firma elettronica e la firma digitale, risultano essere il modo più semplice e plausibile da tenere in mente.

Si tratta di un processo digitale per la firma dei documenti che garantisce :

• l'identificazione della persona che firma;
• la prova del consenso della suddetta persona al contenuto del documento firmato;
• l'uso di un certificato elettronico per garantire la sicurezza dei dati;
• il rispetto delle leggi e delle norme che regolano la sottoscrizione di documenti digitali.

Oltre a conferire valore legale ai vostri documenti, la firma elettronica offre altri vantaggi:

• è a prova di contraffazione, inalterabile e non riutilizzabile;
• riduce i tempi di elaborazione dei documenti riducendo i ritardi nel flusso di lavoro delle firme e gli scambi di documenti tra i firmatari;
• riduce il costo di gestione dei file correnti.

Tre tipologie di firme elettroniche

La firma elettronica è disciplinata da norme severe, in particolare dalla normativa eIDAS (Electronic identification and trust services), che dal 2016 è lo standard autorevole in Europa.

Esso distingue tre livelli di firma elettronica:

• la firma elettronica semplice o FES (nomenclatura ricorrente ma non eIDAS): primo stadio della sicurezza e della legalità della firma del documento; attualmente riguarda oltre il 90% delle firme elettroniche. E rapida da utilizzare, ma bisogna fare attenzione a scegliere la semplicità perché è la più debole in termini di tutela di autenticità e integrità. La sua validità è sottoposta alla valutazione di un giudice a seconda del caso;
• la firma elettronica avanzata o FEA: più adatta per la firma di documenti legali o di grandi transazioni finanziarie. Essa permette l’identificazione del firmatario e di conseguenza, garantire autenticità e integrità. Nel settore finanziario si trova spesso sotto forma di firma grafometrica grazie all’utilizzo di tablet;
• firma elettronica qualificata (anche nota come firma digitale): include i criteri per la firma elettronica avanzata e va oltre in termini di certificazione e identificazione dei firmatari. Infatti, richiedendo il supporto di un hardware esterno (come ad esempio un lettore smart card) allega un certificato emesso da un’autorità che verifica anche l’assenza di modifiche al documento.

💡 Anche il livello più basso di firma elettronica ha un valore legale superiore a quello di una firma scansionata.

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Come firmare elettronicamente con facilità?

Un software per la firma elettronica online è la soluzione più semplice e facile per firmare tutti i tipi di documenti, garantendo al tempo stesso il valore legale delle vostre firme.

Questi strumenti ti fanno risparmiare tempo sui tuoi file semplificando il workflow per la firma apposta: i tuoi contratti di vendita vengono firmati più velocemente dai tuoi clienti permettendoti così di evitare che cambino idea e accelerano la crescita dell'azienda.

Inoltre, la rapida firma dei contratti di lavoro per le ultime assunzioni ti evita di perdere talenti qualificati perché un'altra azienda è stata più veloce a farli firmare, ecc.

Alcuni software per la firma elettronica sono anche autorità di certificazione. Questo è il caso di Yousign. Ciò significa che questi strumenti sono considerati terzi di fiducia e sono in grado di emettere certificati digitali per la firma elettronica in conformità alla legge e riconosciuti in Italia come in Europa.

Tra l’altro, ti proponiamo in seguito uno schema riassuntivo di quanto abbiamo detto in precedenza, ideato dal nostro software Yousign. Così le idee ti sono chiare in testa.

Inoltre, un altro vantaggio di questo tipo di software è la protezione dei dati secondo gli standard GDPR su dei server protetti.

Allora, ti è tutto chiaro riguardo al valore della firma scansionata?

Se non fosse il caso, non esitare a lasciarci le tue domande e i tuoi commenti nella sezione feedback.

Non ci rimane altro che dirti, al prossimo articolo su Appvizer!

A presto!