Firma elettronica: lo strumento essenziale per convalidare i vostri documenti con un semplice clic
La crisi sanitaria ha cambiato molti aspetti della nostra vita quotidiana, in particolare il modo di lavorare. Il lavoro a distanza ha comportato dei problemi nel mondo del telelavoro : come si firmano i documenti a distanza e soprattutto come si fa a garantirne la validità?
I software di firma elettronica e i signature pad elettronici hanno fornito la soluzione a questo problema. Questi strumenti intelligenti ed efficaci consentono di digitalizzare e accelerare i processi decisionali. Integrando le firme elettroniche su tutti i vostri documenti e contratti.
La dematerializzazione ha rivoluzionato il mondo degli affari, eliminando la necessità di inviare i documenti per posta e riducendo il rischio di perdita o di errori nel contenuto dei documenti, in particolare dei contratti. Queste piattaforme sono diventate indispensabili per i manager di oggi.
Ma cos'è esattamente un signature pad elettronico? A cosa serve e quali sono i vantaggi per le aziende? E quali sono gli strumenti utilizzati per ottimizzarlo? Scopritelo in questo articolo.
Che cos'è un sistema di gestione della firma elettronica?
Definizione
Un sistema di gestione della firma elettronica, noto anche come sistema di gestione della firma elettronica o digitale, è un software che consente di convalidare un documento elettronico secondo un circuito prima di firmarlo elettronicamente.
Consente alle organizzazioni di convalidare e firmare i documenti in modo completamente dematerializzato . Il tutto garantendo lo stesso valore legale dell'originale cartaceo.
Qualunque sia il settore in cui si lavora, il signature pad elettronico è una soluzione adattabile a tutti i tipi di documenti:
- contratti firmati elettronicamente
- fatture digitali
- moduli d'ordine dematerializzati
- documenti amministrativi, ecc.
Come funziona un dispositivo di firma elettronica?
Un server di firma elettronica funziona in 8 fasi distinte:
- creazione di un oggetto "documento", sia tramite importazione manuale sia tramite l'output di un programma software che produce tale documento,
- definizione dei metadati per l'oggetto in questione,
- scelta e configurazione di un circuito di validazione e di firma elettronica,
- invio a questo circuito e notifica ai soggetti coinvolti nel circuito,
- convalida o rifiuto,
- monitoraggio costante dello stato di avanzamento e accesso allo storico del trattamento,
- firma elettronica, utilizzando un certificato elettronico,
- archiviazione dell'oggetto "documento" o esportazione in altri software.
Perché utilizzare un dispositivo di firma elettronica?
Garantire la riservatezza e la tracciabilità degli scambi
Un pannello di firma elettronica consente di rendere sicura l'archiviazione e l'utilizzo dei documenti, poiché integra i contratti digitalizzati in una catena di validazione interamente dematerializzata. Questi circuiti sono sicuri, quindi non chiunque può accedervi.
💡 Tutte le azioni compiute dagli utenti sul documento sono registrate: modifica, invio, firma, ecc. È possibile accedere alla storia completa del processo di convalida, ottenendo una panoramica completa del ciclo di vita del documento.
Questa tracciabilità può anche essere utilizzata come "prova " in caso di problemi amministrativi o controversie.
Beneficiare di uno strumento ad alte prestazioni in tempo reale
Un sistema di gestione delle firme elettroniche è il vostro strumento per convalidare e far circolare i documenti digitali. È collegato a tutte le vostre applicazioni e vi possono accedere tutti i vostri reparti.
👉 Ciò significa che ogni utente può seguire in tempo reale l'avanzamento dei documenti specifici per la sua funzione e i suoi compiti.
Un paragrafo elettronico è quindi una vera manna per le aziende, che potranno tracciare, creare, modificare, convalidare e firmare tutti i loro documenti su un'unica piattaforma.
💡 A lungo termine, un signature pad elettronico ottimizza il processo decisionale. In questo modo, vi garantisce una maggiore reattività ed efficienza nella gestione dei vostri processi documentali.
Aumentare la produttività e ridurre i costi
Un pannello di firma elettronica è accessibile online tramite una semplice connessione a Internet. In questo modo è possibile convalidare, tracciare e firmare i documenti ovunque e in qualsiasi momento. Inoltre, questa accessibilità è diversificata: tablet, computer, smartphone... l'informazione è promossa al massimo.
👉 Questo vantaggio è un vero e proprio amplificatore di prestazioni e produttività per voi e per i vostri team, che possono così accelerare i processi di elaborazione.
Inoltre, l'utilizzo di un signature pad elettronico vi aiuta a tagliare i costi, riducendo tutte le spese associate all'uso di carta, affrancatura, ecc.
Quali strumenti utilizzare? Esempi di software
Per siglare un documento, potete scegliere tra un software di firma elettronica e una sigla elettronica.
Con il software di firma elettronica, è possibile trasmettere rapidamente e in pochi secondi i documenti e le prove a sostegno, senza alcun rischio per la sicurezza dei dati.
Infatti, grazie all' autenticazione forte e all' archiviazione con valore probatorio, il software di firma elettronica è una vera rivoluzione nell'automazione e nella dematerializzazione dei documenti.
🛠 La soluzione di firma elettronica di Lex Persona ne è un esempio lampante. Questo strumento di facile utilizzo e di rapidissimo apprendimento consente di dematerializzare i processi di convalida e firma dei documenti in pochi clic. Inoltre, cosa c'è di più? Potrete beneficiare di un timestamp qualificato eIDAS che garantisce l'integrità del documento.
💡 Buono a sapersi: il software di firma elettronica può sostituire l'uso di un signature pad elettronico. Infatti, quando una firma elettronica viene apposta su una singola parte del documento, garantisce l'integrità di tutte le sue pagine.
Potete quindi rivolgervi con fiducia alla piattaforma 100% online di Universign per firmare facilmente i vostri documenti elettronici e garantirne l'integrità. Il suo servizio di marcatura temporale, qualificato ai sensi del regolamento eIDAS, certifica il momento esatto della firma e cripta il documento in modo che non possa essere alterato.
In poche parole 📝
Per convalidare i contratti e i documenti in formato digitale, il signature pad elettronico può essere sostituito in tutta tranquillità da un software di firma elettronica. Questi strumenti garantiscono l'integrità di tutte le pagine del documento, semplicemente firmandolo elettronicamente. Un evidente risparmio di tempo quando si devono regolarmente firmare e siglare contratti di diverse decine di pagine, no?
Riassumendo, ecco una panoramica di tutti i vantaggi derivanti dall'implementazione di un software di firma elettronica e di un registratore di firme elettroniche all'interno della vostra azienda:
- elaborazione e distribuzione più rapida dei vostri documenti in formato elettronico,
- dematerializzazione conforme alle norme fiscali, in linea con la direttiva europea,
- archiviazione elettronica garantita e documenti firmati elettronicamente,
- scambi elettronici sicuri,
- processi di scambio dati semplificati,
- un approccio CSR a vantaggio dell'azienda e della sua immagine, ecc.
Se volete saperne di più, date un'occhiata al nostro confronto tra i migliori software di firma elettronica.
Non vi resta che valutare le diverse opzioni e scegliere il vostro futuro strumento!
Articolo tradotto dal francese