Siglare un documento: ancora utile con la firma elettronica?
Chi non ha mai dovuto siglare un documento fino a farsi venire i crampi alle mani?
Spesso ci chiediamo se questa pratica sia davvero utile per convalidare legalmente un contratto. La firma non è sufficiente?
Vorremmo ricordarvi i principi alla base della siglatura, il suo valore legale e se la firma elettronica può sostituirla. Arriviamo al punto!
Che cos'è la firma?
La sigla viene apposta su ogni pagina, oltre alla firma finale, per certificare che l'intero documento è stato letto e approvato.
È una versione abbreviata della firma, che garantisce che :
- i firmatari hanno letto tutte le pagine di un documento (a volte lungo),
- il documento non è stato alterato (aggiunta di pagine, modifiche, falsificazioni, ecc.) dopo la firma e che quindi è vero.
La sigla di un documento è un modo efficace per proteggersi dalle controversie, soprattutto quando la posta in gioco è alta.
➡️ Qual è la differenza tra siglatura e firma?
- La firma avviene alla fine di un contratto ed è obbligatoria per convalidare un documento. Le iniziali devono rappresentare il nome e il cognome del firmatario.
- La sigla, invece, è obbligatoria solo in alcuni casi (si veda il resto dell'articolo), è costituita esclusivamente dalle iniziali del firmatario e viene apposta su ogni pagina.
➡️ Si deve siglare a sinistra o a destra? Non esiste una convenzione in merito. Tuttavia, è consuetudine siglare in basso a destra per motivi pratici di esecuzione e verifica.
La siglatura ha valore legale?
Non nel caso di una scrittura privata
Una scrittura privata è un documento legale non firmato sotto l'autorità di un pubblico ufficiale (notaio, cancelliere, ecc.).
Ne sono un esempio :
- un contratto di locazione
- la vendita di un veicolo
- un modulo d'ordine
- un prestito bancario
- un contratto di vendita di un immobile,
- un rapporto sui danni causati dall'acqua,
- un contratto di lavoro,
- un contratto di assicurazione
- un contratto telefonico, ecc.
La Corte di Cassazione ha emesso una sentenza il 27 gennaio 1993, 91-12.115 :
Da questo testo si evince che, a parte le eccezioni previste dalla legge, una scrittura privata non è soggetta a nessun'altra condizione di forma se non la firma di coloro che sono vincolati da essa.
Ciò significa che la sigla non ha alcun valore legale e che solo la firma autografa o elettronica ha valore legale. Tuttavia, può essere utilizzata come misura precauzionale.
Sì agli atti pubblici
Altro nome per gli atti notarili, gli atti pubblici si differenziano dalle scritture private, in quanto devono essere siglati dai firmatari e dal pubblico ufficiale per convalidare l'atto.Il pubblico ufficiale è tenuto a convalidare la firma dell'atto, come stabilito dall'articolo 14 del decreto n. 2005-973 del 10 agosto 2005:
Ogni foglio viene siglato dal notaio e dai firmatari dell'atto, altrimenti i fogli non siglati sono nulli. Tuttavia, se i fogli dell'atto e, se del caso, i suoi allegati sono uniti, al momento della firma delle parti, con un procedimento che impedisce qualsiasi sostituzione o aggiunta, non è necessario siglarli.
Firme elettroniche per la siglatura di documenti online
Come abbiamo già visto, sebbene la siglatura sia obbligatoria per garantire l'integrità degli atti notarili e per formalizzare l'accordo, l' utilizzo di un processo alternativo può consentire di fare a meno della siglatura.
💡 La firma elettronica è spesso utilizzata per sostituire le iniziali sui documenti PDF.
Firmare un contratto elettronicamente consente quindi legalmente di rinunciare alle sigle, il che è una buona notizia quando si firmano regolarmente contratti di diverse decine di pagine, non è vero?
Dal 23 luglio 2014, il regolamento eIDAS (Electronic Identification And trust Services) adottato dal Parlamento europeo e dal Consiglio dell'Unione europea consente di garantire il valore legale delle firme elettroniche, grazie a una serie di criteri definiti che devono essere rispettati.
Per garantire la legittimità di una firma elettronica, è necessario rivolgersi a un Trusted Service Provider, che può emettere un certificato elettronico che consente di :
- autenticare una persona fisica o giuridica
- criptare gli scambi,
- firmare un documento online in modo sicuro.
Come fa la firma elettronica a garantire l'integrità del documento? Quando si firma un contratto, si utilizza la marcatura temporale qualificata per certificare il momento esatto in cui è stato firmato e per criptare il documento in modo che non possa essere alterato.
Per fare questo, potete rivolgervi con fiducia a Universign, che vi permette di firmare tutti i vostri documenti elettronicamente, in pochi clic, ma soprattutto in totale sicurezza grazie alla sua conformità eIDAS.
La siglatura è destinata a scomparire?
Come abbiamo visto, la siglatura di un documento è obbligatoria per gli atti pubblici. Allo stesso tempo, l'uso delle firme elettroniche rende questa operazione non più necessaria dal punto di vista legale.
Il processo di siglatura è quindi destinato a scomparire con l'affermarsi della firma elettronica? Vale la pena notare che il 39% delle organizzazioni dispone già di una soluzione di firma elettronica e il 25% di quelle che ancora non ne hanno una prevede di farlo entro il 2021 (fonte: Archimag). Va detto che la pandemia ha contribuito ad accelerare la transizione dalla firma autografa a quella digitale.
La firma elettronica è quindi in piena espansione, ma siamo ancora lontani dalla sua diffusione. Inoltre, la pratica di siglare i documenti è diventata così radicata che alcuni software di firma elettronica offrono la possibilità di siglare elettronicamente i documenti. Un buon modo per rassicurare i nostalgici di quelle belle iniziali in fondo alla pagina.
Cosa ne pensate? Stiamo andando dritti verso la scomparsa delle iniziali?
Articolo tradotto dal francese