Come condividere i file: le piattaforme collaborative come Google Drive

Lo sviluppo della tecnologia digitale ha permesso di eliminare la principale barriera al lavoro collaborativo a distanza: come condividere i file?. Grazie alla condivisione di file e cartelle online, i team che operano in luoghi diversi, o anche in remoto, possono continuare a lavorare su progetti comuni attraverso l’accesso condiviso agli stessi file e cartelle online.

Ma cos’è nello specifico la condivisione dei file? Quali sono i vantaggi di uno spazio di condivisione e archiviazione di file e cartelle? Quali sono i pro e i contro delle più conosciute piattaforme di condivisione di file e cartelle?

Appvizer cerca di dare delle risposte chiare e precise per un’esperienza di condivisione che possa apportare dei benefici alla vostra azienda.

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La condivisione di file e cartelle: definizione

Quando si parla di uno spazio comune di condivisione, si pensa a due strumenti: la gestione dei documenti e la condivisione di file e cartelle. Spesso confusi, hanno ciascuno le proprie particolarità:

• Gestione dei documenti: il software si occupa dell'archiviazione, condivisione e recupero dei documenti elettronici. Potrete gestire l'intero ciclo di vita di un documento: ricerca, versione, commento, discussione istantanea… Per esempio: Google Drive
• Condivisione di file e cartelle: lo strumento memorizza il file in uno spazio per consentire la condivisione in remote. La sincronizzazione viene fatta su un altro terminale. Per esempio: Dropbox o OneDrive

Non dovrete più inviare email per informare i vostri collaboratori delle modifiche apportate a un file. Un piccolo cambiamento nelle abitudini di lavoro che genera un reale comfort e risparmio di tempo. La gestione di file e cartelle è istantanea e assicura la sincronizzazione automatica di tutti i file, e soprattutto aggiornati all’ultima versione. Se il tuo collega cancella accidentalmente la presentazione per la riunione, può recuperarla facilmente. D'altra parte, con la condivisione dei file, avete sempre la vostra presentazione sul vostro computer, tablet o smartphone. Quindi niente più attacchi di panico se non trovate il vostro file!

Generalmente, le soluzioni online che dispongono di un sistema cloud combinano questi due strumenti: la gestione dei documenti e la condivisione dei file. Lo vediamo per esempio con le Google Apps di Google Drive. Questi strumenti sono al 100% collaborativi. Lo scambio è possibile sia con i dipendenti che con persone esterne alla vostra azienda. Inoltre, i backup regolari garantiscono la salvaguardia e lo stoccaggio dei vostri file. Questo incoraggia gli utenti a condividere e collaborare liberamente in totale sicurezza.

Perché scegliere la condivisione di file e cartelle?

Al giorno d’oggi la condivisione di file e cartelle è una pratica ormai indispensabile in ambito lavorativo, professionale e anche scolastico. Per permettere al vostro team di essere performanti, è importante che tutti abbiano accesso alle stesse informazioni. Per questo motivo, i supporti di memoria esterna sono diventati obsoleti e poco affidabili.

La nuova frontiera di condivisione di file e cartelle è rappresentata dai sistemi basati su una versione cloud. I vantaggi comparativi di questi sistemi sono innegabili:

1. Condivisione immediata e con più persone

Grazie ai sistemi di cloud, infatti, è possibile condividere in qualche secondo più file simultaneamente. Inoltre, più membri dello stesso team, una volta avuto l’accesso al file o alla cartella, possono lavorare contemporaneamente insieme. In questo modo, si ha la possibilità di essere più produttivi, risparmiando moltissimo tempo.

2. Minore dispendio delle risorse

Un altro vantaggio che non deve essere tralasciato è il risparmio a livello di risorse. Attraverso la condivisione di file e cartelle su un sistema cloud, non è più necessario stampare i documenti. Si risparmia a livello di carta, di inchiostro e di energia elettrica. Saranno consumi minimi che però hanno un impatto sulle spese di ufficio a fine mese. Inoltre, la scelta di un cloud per la condivisione di file e cartelle è una scelta a favore dell’ambiente. Infatti, riducendo il livello di risorse anche solo per stampare i documenti, mettete in atto una pratica ecologica sempre ben accetta.

3. Elevato livello di privacy

Se fate parte di un'azienda, è importante garantire la sicurezza dei dati sui quali state lavorando. Anche in questo caso, il cloud si trova in una posizione favorevole .

I documenti cartacei possono essere perdersi facilmente, così come i sistemi di stoccaggio esterni come chiavette e hard disk esterni. Una falla nelle rete di sicurezza di un’azienda non è assolutamente consigliata.

Con i sistemi che si servono della tecnologia cloud, il livello di sicurezza è uno dei migliori. Infatti, solo gli utenti selezionati possono avere l’accesso ai documenti presenti nel cloud. Quindi il proprietario del documento può selezionare il livello di sicurezza da applicare e le persone con cui desidera condividere il documento.

Solo le persone indicate da colui che ha creato il documento potranno accedere al documento. Inoltre, si possono consentire ulteriori condivisioni e modifiche a determinati collaboratori e lasciare solo la possibilità di visualizzare il file o la cartella in modalità di lettura. In qualsiasi momento, si riceverà una notifica quando qualcuno ha preso visione o ha modificato uno dei vostri documenti.

DropBox: Dedicato principalmente alle persone e alle PMI

DropBox è uno dei principali sistemi di condivisione e archiviazione nel mondo. Dropbox è una soluzione gratuita di condivisione di file e cartelle online. Se questo servizio è diventato un riferimento rispetto alla concorrenza, è prima di tutto grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla sua facilità d'uso. È facile da capire e può essere usato immediatamente per soddisfare le vostre esigenze di:

• condivisione,
• invio,
• e l'archiviazione di file e cartelle di grandi dimensioni.

Inoltre Dropbox vi permette anche la condivisione facilitata di file di grandi dimensioni.

È più adatto agli utenti che cercano di condividere file e cartelle gratuitamente, con l'opzione aggiuntiva di un pacchetto a pagamento per gli utenti Pro. Per le persone o gli utenti che vogliono utilizzare DropBox per la loro azienda, DropBox Business è disponibile per la condivisione e l'archiviazione di file e cartelli.

Come usare Dropbox?

Il primo passo da fare è avviare Dropbox sul proprio computer. La prima volta comparirà un formulario di registrazione in cui potrete creare il vostro account

Attendi ora l’avvio di Dropbox, aspetta che la finestra del software risulti visibile e poi fai clic sul pulsante Registrati. Compila quindi il modulo che ti viene proposto così da creare il tuo account gratuito su Dropbox.

Una volta che avete portato a termine la procedura di creazione dell’account, potete copiare tutti i file o le cartelle che avete intenzione di trasferire su Dropbox.

Se il file viene caricato correttamente, potete passare alla fase di condivisione. Fate doppio clic sulla cartella public e trascinate i file che volete condividere al suo interno. Quando l’upload è completato, potete selezionare la voce copia il link pubblico.

Potrai condividere il link tramite mail o su tutte le piattaforme social. Questo link non ha una scadenza e rimarrà attivo. Inoltre, le persone non sono obbligate a scaricare dropbox per avere accesso ai file.

Quali sono i vantaggi di Dropbox?

• Cloud-basedIntuitivo e facile da usare
• Sincronizzazione automatica dei file e delle cartelle online e tra i dispositivi
• Compatibile con Windows, Mac, Linux, Android, iOS e Windows phone
• Integrazione con oltre 100.000 app di terze parti; Salesforce, Office365
• Nessuna restrizione sul numero di file e cartelle da condividere o sul numero di persone o utenti con cui condividerli - adatto a team grandi e/o che lavorano da remoto
• App disponibile per il download sul tuo dispositivo di scelta
• I dati possono essere scambiati con utenti o persone che non hanno un account DropBox

I punti deboli di Dropbox

• Tutti i dati su file e cartelle vengono raccolti da server che appartengono agli Stati Uniti in base a quanto stabilito dal Patriotic Act: il governo degli Stati Uniti può avere accesso a dati e file riservati per combattere il terrorismo
• Esiste un pacchetto per aziende e utenti professionisti. Tuttavia, le aziende sono incoraggiate a scegliere la versione DropBox Business per godere di un’esperienza professionale a 360 gradi.
• Dati, file e cartelle non sufficientemente protette
• I file possono essere condivisi troppo facilmente, non hanno data di scadenza, la sicurezza SSL/TLS non è sufficiente
• Nessuna tracciabilità né possibilità di effettuare controlli se gli utenti utilizzano account personali
• Il supporto clienti è limitato a un sistema di ticketing

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Soluzioni di condivisione di file alternative a DropBox

Google Drive: lavorare a quattro mani sui file

Il software Google Drive (disponibile anche in applicazione mobile o web) fa parte della suite Google Apps for Work (Gmail, Hangouts, Google calendar, ecc.). Per accedervi gratuitamente, basta creare un account Google.

Google viene incontro alle vostre esigenze di condivisione di file e cartelle con il suo servizio Google Drive. Come nel caso di DropBox, anche con Google Drive disponete di uno spazio di archiviazione online in cui potete condividere i vostri documenti senza problemi.

Tuttavia, il vantaggio ulteriore di Google Drive consiste nella possibilità di poter lavorare insieme sullo stesso documento: più collaboratori dello stesso team possono apportare delle modifiche in simultanea.

Questa opzione è possibile con Google Docs, ovvero la versione online del pacchetto Word di Microsoft Office, in quanto presenta più o meno le stesse funzionalità per la redazione di documenti di testo, fogli di calcolo, presentazioni, e questionari on-line.

I documenti, creati in questo modo, possono essere consultati simultaneamente da tutte le persone che hanno ricevuto l’autorizzazione ad accedere al file.

Come usare Google Drive?

Come per Dropbox, il primo passo da fare è creare un account Google per poter accedere alle funzionalità del Drive. Una volta eseguito l’accesso, vi basta cliccare sul pulsante nuovo per aggiungere un nuovo file che intendete condividere con gli altri utenti.

Quando il file risulta caricato su Google Drive, potete cliccare con il tasto destro del mouse e vi comparirà la voce Condividi. Potete indicare gli utenti con cui avete intenzione di condividere i file tramite l’inserimento del loro indirizzo email. In alternativa, potete generare un link condivisibile che potrete inviare voi stessi per mail alle persone con cui volete condividere il file.

I vantaggi di Google Drive

• Soluzione di condivisione gratuita dei file: è possibile accedere gratuitamente a 15 GB di spazio di archiviazione online. E se volete ottenere più memoria di stoccaggio, la soluzione offre 100 GB per soli 1,99 € al mese.
• Gestione perfetta delle conversioni di file tra i formati Google, Microsoft e OpenOffice.
• Molte funzioni disponibili grazie alla suite Google Office: volete lavorare su un foglio di calcolo? Usate Google Sheet. Avete bisogno di basarvi sulla documentazione per fare una presentazione? Ecco a cosa serve Google Slide.Collaborazione facilitata: che sia su Google Docs, Google Sheets o Google Slides, lavorate in team in tempo reale sugli stessi documenti, con la possibilità di commentarli, modificarli, ecc.

Onedrive: il cloud firmato Windows

Onedrive è il sistema di cloud nativo del sistema Windows. Su i PC che lavorano con il sistema Windows, è già preinstallato di default. OneDrive offre una versione online dei programmi Word, Excel e Powerpoint per poter lavorare e condividere i documenti in tutta semplicità. Onedrive è integrato con Microsoft Office 365 e offre un piano gratuito a cui è possibile aggiungere delle funzionalità ulteriori a pagamento. Nella versione Basic avete a disposizione uno spazio di 5 GB.

I punti di forza di OneDrive

• Soluzione conveniente: Microsoft OneDrive offre 5GB di spazio di condivisione e archiviazione nella sua versione gratuita, mentre Dropbox offre solo 2GB. E se si passa a una delle versione premium, allora si ottiene l’accesso a Word, Excel, PowerPoint, ecc. gratuitamente.Maggiore sicurezza: con le versioni a pagamento, si ottiene una maggiore sicurezza, tra cui una cassaforte, l'autenticazione multi-fattore e il rilevamento ransomware e recupero file.
• Maggiore produttività: Guadagnate in produttività con la scansione multipagina e l'accesso offline ai vostri file e cartelle in tutte le circostanze.

E voi, quale soluzione adottate per condividere i vostri file?