Qual è la differenza tra gestione dei documenti e gestione degli asset digitali?
Tutte le organizzazioni hanno documenti e file che devono essere gestiti. In origine si trattava di file statici e i documenti pubblicati su Internet necessitavano di soluzioni di gestione. In effetti, le soluzioni di gestione documentale (DMS) sono emerse come il meccanismo o il processo più ovvio per creare, gestire, archiviare e inviare questi documenti ai reparti e alle persone giuste.
Asset digitali: definizione
Oggi i media elettronici sono molto più che semplici file di testo online. Le aziende utilizzano immagini, video, file audio e altri formati digitali che devono essere gestiti. La creazione degli asset digitali richiede spesso molto tempo, ma è importante per le organizzazioni perché attira l'attenzione dei clienti, sia interni che esterni all'organizzazione.
Gli asset digitali richiedono un formato e un processo di gestione che ne permetta il riutilizzo. Nella ricerca di una soluzione, una domanda a cui le organizzazioni devono rispondere è se un sistema EDM è in grado di soddisfare le loro esigenze o se una soluzione di Digital Asset Management (DAM) è più appropriata.
Per completare questa risposta, un'organizzazione deve capire la differenza tra gli strumenti EDM e DAM, un compito difficile perché il mercato confonde queste soluzioni. In questo articolo analizzeremo come il software DAM sia specifico e perché le organizzazioni hanno bisogno di una soluzione DAM per gestire più di semplici documenti di testo.
Che cos'è la gestione dei documenti (DAM)?
Le organizzazioni utilizzano il DAM per facilitare l' amministrazione, la creazione, il flusso di lavoro e l'archiviazione dei documenti tra i diversi reparti. Una soluzione EDM utilizza database per l'archiviazione e motori di workflow per progettare e supportare i flussi di lavoro, comprese le regole aziendali e i metadati.
I sistemi di gestione documentale sono spesso utilizzati nei settori in cui sono presenti grandi volumi di documenti, come quello assicurativo, sanitario e governativo. Le soluzioni EDM si stanno sempre più orientando verso i sistemi di gestione dei contenuti web (CMS).
Gestione delle risorse e degli asset digitali (DAM)
Le soluzioni di Digital Asset Management (DAM) sono note anche come Multimedia Asset Management (MAM), Entertainment Media Asset Management (EMAM), Brand Resource Management (BRM), Marketing Content Management (MCM) e Asset Management (AM). La soluzione DAM si concentra su organizzazioni specificamente legate agli asset digitali, come l'industria dell'intrattenimento o della pubblicità, e viene utilizzata in situazioni in cui la replica degli asset è importante. Le organizzazioni spesso combinano una soluzione DAM con una soluzione di gestione dei contenuti per la manutenzione del proprio sito web. Di conseguenza, i fornitori di DAM e CMS acquistano una o l'altra soluzione per completare la loro offerta.
Diversi modi di considerare le soluzioni EDM e DAM
Sebbene le soluzioni DAM si presentino in una varietà di forme, esistono leggere differenze in termini di funzionalità di ciascuna categoria. Questo articolo si concentrerà principalmente sulle normali funzionalità della soluzione DAM, compresi i file e i tipi di rich media.
Magan Arthur di Arthur Consulting Group spiega che le organizzazioni possono adottare tre approcci diversi quando confrontano la soluzione EDM con quella DAM:
- Strumenti e processi
- Tipi di file e contenuti
- Utilizzi
In questo articolo analizzeremo questi approcci per capire le differenze tra gli strumenti EDM e DAM.
Differenza n. 1: strumenti e processi
Le soluzioni EDM e DAM si basano su una funzione comune di gestione dei contenuti. Queste funzioni comprendono il repository, l'indicizzazione dei metadati, le capacità di ricerca, l'accessibilità definita dall'utente e le funzioni del flusso di lavoro.
Il repository archivia i contenuti e può essere un database relazionale o un semplice file system. Include funzioni standard come la registrazione e il controllo, la gestione delle versioni dei documenti e la tassonomia. Consentirà inoltre di definire i metadati, in modo da contenere tutte le descrizioni rilevanti dei vari documenti e file. Questi metadati possono essere utilizzati dal motore di ricerca per l' indicizzazione. Il flusso di lavoro supporta i diversi compiti e ruoli coinvolti nel processo, sia esso seriale o parallelo.
Oltre a queste analogie, esistono differenze essenziali nei rispettivi strumenti e processi delle soluzioni EDM e DAM.
La soluzione EDM, da un lato, si concentra sull' acquisizione di contenuti testuali mediante il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR), è integrata con gli strumenti di elaborazione testi e consente di definire come contenuti diversi elementi di un documento. La soluzione EDM è in grado di riutilizzare questi contenuti in parti o nell'intero documento. Nel repository, la soluzione DMS può memorizzare gli elementi del documento in diversi formati, come il linguaggio di mark-up estensibile (XML).
La soluzione DAM, invece, si integra con le applicazioni incentrate sulla progettazione creativa delle risorse, come Quark, AutoCAD, Flash e le animazioni tridimensionali. Le soluzioni DAM sono in grado di collegare, disassemblare e riassemblare asset complessi e combinati. La soluzione DAM è anche in grado di modificare direttamente le immagini ridimensionando o modificando i colori, e può gestire file di grandi dimensioni, in particolare file video. Le sue capacità di ricerca vanno oltre le ricerche standard e includono ricerche visive grazie al riconoscimento delle immagini. Oltre all'indicizzazione del testo, che le soluzioni DMS gestiscono, la soluzione DAM è in grado di indicizzare i video con conversione voce-testo, i video con sottotitoli e molto altro ancora.
Differenza n. 2: tipi di file e contenuti
Come descritto in precedenza, gli strumenti possono archiviare diversi tipi di file, il che rappresenta un altro modo per differenziare la soluzione EDM da quella DAM. I file EDM sono principalmente di tipo testuale, come i documenti elaborati con word, i file provenienti da strumenti per ufficio, i file PDF, i file HTML e così via. I sistemi DAM acquisiscono file multimediali ricchi, che possono essere immagini, loghi, supporti audio, video, CAD (computer-aided design), animazioni (comprese GIF e Flash) e file di progettazione.
I sistemi DMS sono spesso in grado di archiviare questi tipi di file, ma forniscono poco più di una semplice archiviazione, che non è sufficiente per le organizzazioni che utilizzano grandi quantità di file digitali.
Differenza n. 3: usi aziendali
Ogni soluzione può essere utilizzata per diversi tipi di processi aziendali. I processi aziendali vengono automatizzati da queste soluzioni, che aiutano a creare, incoraggiare la collaborazione, rivedere e approvare i contenuti tra le diverse divisioni dell'organizzazione. Ecco alcuni esempi di processi aziendali in cui possono essere utilizzate le soluzioni EDM e DAM. La soluzione EDM viene spesso utilizzata nelle trattative contrattuali, nella creazione di documentazione, di politiche e procedure, di articoli, di rapporti o di processi di reporting. Le soluzioni DAM si concentrano sulla collaborazione e sulla gestione di materiali pubblicitari o di marketing, kit multimediali, presentazioni aziendali o video su richiesta. Le librerie create dal sistema includono gallerie di immagini, video, vari font e loghi.
Conclusione
Le soluzioni DAM possono essere differenziate dalle soluzioni EDM in base agli strumenti, ai tipi di file e ai processi aziendali in cui vengono utilizzate. Le organizzazioni spesso considerano l'implementazione di soluzioni DAM e EDM insieme, perché l'integrazione dei contenuti basati su testo e media è una strategia migliore a lungo termine.
Gestendo sia i file di testo che gli asset digitali, le organizzazioni stanno valutando come integrare le soluzioni CMS. Di conseguenza, gli editori stanno iniziando a integrare le soluzioni DAM con quelle CMS. Per fare ciò, gli editori dovranno lavorare su un'integrazione perfetta tra i prodotti e dovranno compensare i diversi approcci tecnologici tra una soluzione DAM e una soluzione EDM o CMS.
L'aspetto positivo è che gli editori stanno cambiando i loro obiettivi e iniziano a riconoscere che il mercato richiede un approccio più modulare a queste soluzioni e che il settore si sta attualmente concentrando su architetture aperte o orientate ai servizi (SOA).
Nel complesso, i fornitori di EDM e DAM continueranno a migliorare le loro soluzioni e a integrarle per fornire a un mercato sempre più esigente una soluzione solida e integrata.
Articolo tradotto dal francese