Non affogate nelle scartoffie: passate all'archiviazione elettronica!

Le scatole dell'archivio iniziano a traboccare dalla scrivania e state pensando di utilizzare il piccolo spazio tra la macchina del caffè e il frigorifero per conservarne altre? Ogni ricerca di documenti vi sembra uno scavo archeologico che vi costringe a bloccare un'ora in agenda?

Perché non passare all' archiviazione elettronica?

Sebbene questo processo risolva molti problemi, non significa semplicemente scannerizzare i vostri file e salvarli su chiavette USB, che finiranno per perdersi tra le vostre scorte d'ufficio. Esistono sistemi molto più adatti, sicuri e conformi alla legge.

Questo articolo spiega le basi dell'archiviazione elettronica, dai suoi principi ai suoi vantaggi, includendo un elenco dei software più adatti.

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Una rapida definizione per iniziare

Che cos'è l'archiviazione elettronica?

L'archiviazione elettronica è il processo di archiviazione dei documenti aziendali in formato digitale. Per questo motivo si parla anche di archiviazione digitale.

Si tratta di una serie di componenti diverse

• i processi messi in atto per realizzare l'archiviazione,
• gli strumenti utilizzati per facilitare le operazioni e/o soddisfare i vari requisiti di legge.

L'obiettivo dell'archiviazione elettronica è quello di rendere i documenti accessibili in qualsiasi momento, per tutto il loro ciclo di vita, in modo da poterli consultare:

• a scopo informativo e nell'ambito delle attività quotidiane,
• per scopi legali.

Quali sono i diversi tipi di archivio?

Come state iniziando a capire, ci sono "archivi" e "archivi".

Sebbene non esista un archivio buono o cattivo, conoscere le differenze significa capire quali sono i sistemi giusti da mettere in atto per gestirli.

Ecco i diversi tipi di archivio:

• Archivi vivi o correnti: riguardano l'attualità e le missioni. Devono quindi essere facili e veloci da consultare.
  
  
• Archivi intermedi: non vengono utilizzati nelle operazioni quotidiane, ma sono comunque conservati come prove.
  
  
• Archivi storici o definitivi: i documenti vengono archiviati a lungo termine per il loro valore storico o patrimoniale. Sono meno utilizzati nelle aziende... a meno che il vostro marchio non passi alla storia!

Archiviazione elettronica e obblighi legali

Il periodo di conservazione legale dei documenti

Un breve promemoria per iniziare: esistono diverse norme che regolano il periodo di conservazione legale dei documenti. Leggete tutto in questo articolo.

☝️ Ogni documento viene archiviato per un numero specifico di anni, corrispondente al suo ciclo di vita. Durante questo periodo, l'azienda è obbligata a presentarlo alle autorità fiscali, ad esempio in caso di verifica.

Riconoscimento del formato elettronico

Allo stesso tempo, dal 2000 la legge riconosce il formato digitale. Da allora, ha attribuito ai documenti elettronici lo stesso valore probatorio dei documenti cartacei.

Tuttavia, l'articolo 1316-1 del Codice Civile francese recita :

Un documento scritto in forma elettronica è ammissibile come prova allo stesso modo di un documento scritto su carta, a condizione che la persona da cui proviene possa essere debitamente identificata e che sia redatto e conservato in condizioni che ne garantiscano l'integrità.la persona da cui proviene possa essere debitamente identificata e che sia redatto e conservato in condizioni che ne garantiscano l'integrità.

E la fatturazione elettronica?

Infine, esaminiamo la fatturazione elettronica, che sarà obbligatoria per tutte le imprese entro il 2025.

Obbligatoria, sì, ma soggetta a requisiti:

• autenticità
• leggibilità
• integrità del contenuto
• conservazione in formato elettronico per almeno 3 anni.

L'archiviazione elettronica è quindi talvolta una questione legale e deve quindi rispettare alcuni principi.

I 5 comandamenti dell'archiviazione elettronica

L'archiviazione intermedia, che conferisce valore probatorio ai documenti, si basa su 5 principi fondamentali:

• ✅ Durata: il sistema utilizzato garantisce la durata dei documenti, almeno per il periodo di conservazione previsto dalla legge, senza che il contenuto venga danneggiato. Per questo motivo è necessario utilizzare supporti e formati aggiornati.
  
  
• Autenticità: autenticità significa sapere chi ha creato il documento e quando, ad esempio attraverso un certificato elettronico.
  
  
• ✅ Integrità: i dati vengono archiviati utilizzando una tecnologia che ne garantisce l'integrità. In altre parole, le informazioni sul documento sono stabili, le modifiche sono vietate o rintracciabili se consentite.
  
  
• Riservatezza: solo le persone autorizzate hanno accesso ai documenti archiviati. Per questo motivo i sistemi utilizzati includono funzioni di crittografia dei dati e di gestione dei diritti di accesso.
  
  
• Accessibilità. I documenti sono disponibili quando servono e facilmente accessibili. Di conseguenza, i sistemi più diffusi includono strumenti per indicizzare, classificare e ricercare facilmente i dati.

Archiviazione elettronica: vantaggi e svantaggi

Quali sono i vantaggi dell'archiviazione elettronica?

I costi

L'archiviazione fisica dei documenti è più costosa di quella digitale.

Gli archivi cartacei occupano già spazio. E con tutti gli scatoloni che occupano, alcune aziende cominciano a sentirsi strette... al punto da pensare di trasferirsi in locali più grandi!

Ci sono poi le spese legate a :

• fotocopie (per trasmettere il documento, ad esempio),
• manodopera, in particolare per la gestione dei documenti nelle grandi organizzazioni.

Accesso ai documenti

Quando i documenti sono digitalizzati, diventano accessibili in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo. Inoltre, strumenti come l' EDM facilitano la ricerca dei documenti da parte dei dipendenti (ad esempio, utilizzando i motori di ricerca). Un enorme risparmio di tempo per le aziende!

💡 Potete anche trasformare l'archiviazione elettronica in una risorsa commerciale. Un cliente vi chiama per avere informazioni? Potete trovarle in pochi clic, dimostrando così la vostra professionalità.

Sicurezza

La carta non è il dispositivo più affidabile. Un incendio (sì, può succedere!) e tutti i vostri archivi vanno in fumo.

Senza contare i rischi legati all'errore umano: perdita di un documento, archiviazione errata, ecc. È più facile garantire una buona gestione dei documenti con un sistema digitale.

Analisi

Con la maggior parte dei sistemi di archiviazione elettronica, si classificano le informazioni in modo oculato. È sufficiente accedere a un gruppo di documenti o a file completi, che possono essere confrontati a colpo d'occhio.

In questo modo è possibile ottimizzare l'analisi dei dati per un incarico o un caso corrente, senza perdere elementi importanti.

Interconnessione

Integrata nel sistema informativo aziendale, l'archiviazione digitale interconnette le informazioni per rendere più fluidi i processi.

Di conseguenza, è possibile lavorare in modo più efficiente e ridurre i tempi di elaborazione, per presentarsi meglio ai clienti o ai fornitori.

Conformità legale

Come abbiamo visto, la versione cartacea favorisce la perdita o il deterioramento di potenziali prove. Questo può avere enormi conseguenze legali negative se vi viene chiesto di fornire un documento, ad esempio in caso di controversia.

E quali sono gli svantaggi?

Anche la sicurezza

L'archiviazione elettronica è certamente più sicura. Tuttavia, è necessario prestare attenzione alla protezione dei dati digitali, soprattutto in un periodo in cui gli attacchi informatici come il ransomware sono in aumento.

Poiché i dati sono diventati un problema importante nell'economia odierna, proteggete le vostre informazioni utilizzando uno strumento perfettamente sicuro.

Il fattore umano

Il passaggio da un sistema di archiviazione tradizionale a un sistema di archiviazione elettronica può scontrarsi con il comportamento umano e la resistenza dei dipendenti che non vogliono cambiare le loro abitudini.

Questa transizione richiede quindi un serio supporto e, se necessario, una formazione.

Supporti, formati e software: quali scegliere?

Supporti

I documenti digitali possono essere archiviati su diversi supporti:

• chiavetta USB
• disco rigido interno o esterno
• CD o DVD, ecc.

Ma vi consigliamo di non privilegiare questi strumenti, che possono essere facilmente persi o danneggiati. Non sono molto sicuri.

Inoltre, la loro durata non è ottimale. Una chiave USB non sopravvive più di qualche decennio... e anche di più.

Infine, questi supporti non offrono una flessibilità o una conformità legale ottimale.

Qual è la soluzione? Il cloud o, se preferite, l' archiviazione online. Questo sistema presenta una serie di vantaggi:

• una grande capacità di archiviazione che si adatta alle vostre esigenze (più pagate, più spazio ottenete),
• una durata di vita virtualmente illimitata,
• maggiore sicurezza,
• l'accessibilità permanente.

I formati

Diversi formati sono compatibili con l'archiviazione elettronica. Tutto dipende dalla natura dei dati da archiviare:

Ad esempio :

• per i documenti d'ufficio e le e-mail: PDF o XML,
• per le immagini: JPEG,
• per i database: XML o TXT, ecc.

💡 In realtà, bisogna considerare i vincoli di durata e leggibilità. Per rispettare questi principi, è necessario utilizzare un formato durevole, oppure accettare l'idea di convertire regolarmente i file.

Per questo motivo si consiglia di archiviare i documenti in un formato di testo semplice (ad esempio TXT) piuttosto che in un formato nativo, nel caso in cui il programma associato diventi indisponibile nel tempo.

Software

Software di gestione elettronica dei documenti (EDM)

Gli EDM sono utilizzati per gestire gli archivi nell'ambito delle attività quotidiane di un'azienda, che spesso sono quelle di cui ha più bisogno. Questi strumenti includono quindi funzioni utili come :

• digitalizzazione dei documenti
• indicizzazione dei documenti
• condividere i documenti
• ricerca di documenti
• l'editing e la modifica dei documenti, ecc.

☝️ D'altro canto, i software di gestione dei documenti non tengono sistematicamente conto dei requisiti di autenticità e durata.

Sistemi di archiviazione elettronica o SAE

I SAE, o sistemi di archiviazione elettronica, sono soluzioni sviluppate per archiviare documenti fissi e soddisfano i seguenti requisiti:

• durata
• integrità
• riservatezza
• e accessibilità.

☝️ D'altra parte, a differenza di un EDM, i sistemi di gestione elettronica dei documenti non consentono la collaborazione quotidiana sui documenti aziendali.

Casseforti digitali

Una cassaforte digitale consente di archiviare i documenti garantendone la sicurezza e l'integrità, in particolare grazie alle funzioni di tracciabilità e gestione degli accessi. Si tratta quindi di un potenziale componente dell'EAS.

☝️Un cassaforte elettronica non è efficace come un EDM per quanto riguarda la gestione dei documenti.

Soluzioni di firma elettronica

Il software di firma elettronica è utile per certificare l'integrità di un documento, ovvero il fatto che il firmatario ne approvi il contenuto.

Le firme elettroniche garantiscono inoltre la marcatura temporale dei dati, ovvero la definizione della data e dell'ora in cui sono stati emessi.

Le varie applicazioni software sopra descritte sono generalmente utilizzate in combinazione tra loro.

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L'archiviazione elettronica in breve

L'archiviazione elettronica offre una serie di vantaggi che stanno diventando sempre più interessanti per le aziende:

• costi
• facilità di elaborazione e risparmio di tempo,
• sicurezza e durata dei documenti.

Ma la scelta del sistema giusto dipende dalle vostre esigenze. In altre parole, volete fare il grande passo e gestire i vostri archivi correnti o semi-correnti, o entrambi?

In ogni caso, gli strumenti più diffusi sono gli :

• Gli EDM, che sono perfettamente adatti a gestire le operazioni quotidiane. È possibile trovare il file giusto in pochi clic, condividerlo, collaborare, ecc;
• SAE, sviluppati con l'obiettivo di rispettare gli obblighi di durata, integrità, riservatezza e accessibilità dei documenti dettati dalla legge.

L'ideale sarebbe optare per soluzioni di archiviazione all-in-one o complementari.