Il social network aziendale, uno spazio collaborativo ad alte prestazioni

Che cos'è esattamente uno spazio di lavoro collaborativo per le aziende? Che cos'è un social network aziendale? Quali sono i vantaggi? I termini piattaforma collaborativa e luogo di lavoro digitale sono diventati parole d'ordine tali che alcuni decisori pragmatici vedono il social network aziendale come un gadget. Alcuni luoghi comuni sono ancora validi: chattare con i colleghi, scambiare per il gusto di scambiare, rassicurare l'ego e così via. È facile vedere la punta dell'iceberg: gli aspetti conversazionali e il flusso ininterrotto di informazioni.

Se spesso si sottolinea la facilità d'uso degli strumenti, è perché ci sono ragioni più profonde per cui tutti nella vostra organizzazione adottano una piattaforma di lavoro collaborativo. È grazie all' organizzazione collaborativa che un'azienda diventa più agile, più veloce e più produttiva.

È quindi fondamentale definire lo scopo degli strumenti di lavoro collaborativo, definirne i confini e vedere la collaborazione come un nuovo modo di lavorare più efficiente. In breve.

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Definizione di spazio di lavoro collaborativo

Che cos'è uno spazio di lavoro collaborativo?

Uno spazio di lavoro collaborativo si presenta come uno spazio virtuale online:

• Gli strumenti di comunicazione sono centralizzati su una piattaforma per facilitare la comunicazione.
• I team aziendali possono lavorare insieme online e, in ultima analisi, la collaborazione si estende a tutti gli attori coinvolti nell'attività dell'organizzazione, come team multi-sito, clienti o partner.
• L'obiettivo di questo ecosistema digitale è incoraggiare il lavoro di gruppo attraverso la condivisione di informazioni, il trasferimento di competenze, la condivisione di documenti, la messaggistica e così via.

Perché adottare uno strumento di collaborazione online?

Un'azienda sceglie di adottare una piattaforma di questo tipo innanzitutto per cambiare e migliorare il modo in cui la sua organizzazione lavora al suo interno: la competitività e gli usi collaborativi la stanno portando a intraprendere una profonda trasformazione digitale, la trasformazione verso l'azienda digitale.

Si parla di social network aziendali, ma a volte si dimentica che un sistema informativo di questo tipo non deve essere installato o utilizzato per moda, ma piuttosto con l'obiettivo di strutturare una cultura del lavoro collettivo, in modo che l'intera azienda ne tragga beneficio a lungo termine. È qui che entra in gioco il termine trasformazione digitale.

©️ Nostromo

Il lavoro di squadra come vantaggio competitivo

Circolazione delle informazioni e fluidità degli scambi

Alcune aziende, che operano ancora in modo orizzontale, trovano estremamente difficile individuare e mobilitare la persona o le persone giuste per rispondere a una domanda specifica. Per quanto riguarda l'intervento al momento giusto... l'esperto, finalmente individuato, arriva spesso troppo tardi, o fornisce solo una parte della risposta attesa dal cliente. I concorrenti reagiscono rapidamente.

Le ragioni di questa abitudine obsoleta e controproducente sono molteplici:

• La questione posta richiede talvolta la consultazione di più esperti complementari, in particolare nel caso di cambiamenti avviati da un manager dell'innovazione e del digitale, dove tutti i punti di vista sono essenziali per il buon funzionamento di un progetto.
• Il modo in cui il lavoro è organizzato, in silos aziendali compartimentati, isola team che dovrebbero logicamente essere complementari e quindi in costante contatto.
• Di conseguenza, la comunicazione all'interno dell'azienda non è fluida. Un dipendente può aver posto una domanda per mesi, mentre un altro collega conosce la risposta a colpo d'occhio.
• Le informazioni non sono centralizzate o condivise in modo trasparente, il che darebbe una spinta all'intelligenza collettiva che aumenta la produttività.

Che ne è dell'intelligenza collettiva?

È il segreto di un gruppo di lavoro efficace per l'azienda. È fondamentale poter accedere alle informazioni in modo rapido e semplice, condividerle e scambiarle con gli altri (come la conoscenza): altrimenti i dipendenti hanno una comprensione solo parziale del contesto di un argomento e non possono pensare di affrontare un problema complesso da soli, perché sono isolati, con solo le proprie competenze a disposizione.

Cosa possiamo aspettarci da un social network aziendale?

La collaborazione è la ragion d'essere di un social network aziendale: la sua trasformazione lo sta portando a evolversi in un vero e proprio Digital Workplace che rende le organizzazioni competitive. Cogliamo l'occasione per tradurre il termine Digital Workplace nel linguaggio di Molière, e trovare la definizione più significativa possibile.

Un Digital Workplace racchiude tutte le componenti di un'azienda digitale, riunendole insieme:

• un'organizzazione attraente per i dipendenti
• dipendenti agili
• strumenti interoperabili e tecnologia incentrata sull'utente,
• la cultura e la governance del lavoro collaborativo.

Un luogo di lavoro digitale non è come un angolo di macchinetta del caffè. Centrato sull'utente e adottato in modo intuitivo dagli utenti, rappresenta lo strumento essenziale per la produttività quotidiana, capitalizzando l'intelligenza collettiva. L'obiettivo: rimanere vigili e mantenere il proprio vantaggio competitivo.

Il fine ultimo di un social network aziendale di questo tipo è l'adozione di nuovi metodi di lavoro più agili e produttivi. Sfruttando la trasformazione digitale che rappresenta, lo strumento crea valore e serve allo sviluppo dell'azienda nel suo complesso.
In questo contesto, Facebook Workplace, modellato sulla versione consumer del famoso social network, sembra essere una piattaforma che lusinga l'ego più di ogni altra cosa? Mentre gli specialisti della comunicazione e del marketing possono essere più inclini a distinguere tra uno strumento di networking personale e un vero e proprio strumento di produttività collaborativa, gli altri responsabili delle decisioni hanno bisogno di essere guidati nelle loro scelte.

Perché i vostri dipendenti hanno bisogno di uno strumento di collaborazione incentrato su una comunicazione fluida? Che cosa apporterà al vostro team e alla vostra azienda? Prima di adottare uno spazio di lavoro collaborativo, la vostra azienda deve definire quali sono i vantaggi che questo spazio di lavoro collettivo apporterà ai suoi dipendenti e come la comunicazione sarà accelerata e resa più fluida.

Non c'è modo migliore per ottenere l'approvazione di tutti quando arriverà il momento di implementarlo in azienda...

La comunicazione, la risorsa principale di una piattaforma collaborativa

I nuovi metodi agili di lavoro in team supportati dalle piattaforme collaborative consentono di affrontare con intelligenza le nuove sfide dell'azienda digitalizzata:

• Per diventare agili, tutti i dipendenti hanno bisogno di uno spazio comune, da cui il concetto di spazi collaborativi. Il social network aziendale serve proprio a questo, a dare ai vostri team un accesso condiviso alle informazioni e la possibilità di interagire in tempo reale in questo spazio dedicato e condiviso, nell'ambito di un approccio collaborativo efficiente.
• Il lavoro di squadra è una preoccupazione sempre presente per i responsabili delle risorse umane e la sua efficacia aumenta quando i processi aziendali sono più interfunzionali. Quando le linee di business sono decompartimentate, le interazioni tra i team accelerano. Sono più reattivi e più produttivi.
• Uno strumento realmente collaborativo centralizza e recupera tutte le informazioni che guidano l'attività quotidiana dell'azienda.
• Tutti hanno lo stesso livello di informazioni, quindi la comunicazione tra tutti diventa più fluida.
• È una verità cartesiana che una maggiore reattività porta a una maggiore produttività.
• La sensazione di produttività collettiva porta alla motivazione. Il cerchio è completo.

E tutto questo, ovviamente, riducendo le dimensioni delle caselle di posta elettronica.

Come scegliere lo strumento di collaborazione?

Consigli per la scelta di una piattaforma collaborativa

Se non siete sicuri di quale spazio collaborativo scegliere, stilate un elenco dei vostri requisiti utilizzando i seguenti spunti:

• l'interfaccia deve essere intuitiva e facile da usare (user-friendly, ricordate),
• la piattaforma deve essere in grado di centralizzare tutti gli strumenti e di collegarli tra loro (i connettori consentono di utilizzare applicazioni di terze parti come Google Drive, Dropbox e persino il vostro strumento CRM, di mantenere la funzione di agenda condivisa, ecc,)
• lo strumento collaborativo è uno spazio di lavoro che facilita lo scambio di file, dove tutti possono accedere ai documenti condivisi, ad esempio con scambi materializzati da link ipertestuali,
• l'accesso è controllato da un amministratore e sicuro (alcuni preferiscono l'hosting in Francia piuttosto che negli Stati Uniti a causa del Patriot Act),
• tutte le informazioni sono raggruppate e accessibili a tutti nello stesso spazio,
• ognuno può personalizzare il proprio feed di notizie, iscrivendosi in anticipo ai gruppi aziendali che gli interessano,
• Ogni membro dei team deve poter reagire nel thread di discussione, il che facilita gli scambi in tempo reale,
• lo spirito della comunità dovrebbe essere basato sulle linee di business, non sulle personalità, e dovrebbe abbattere le barriere,
• la messaggistica istantanea e la chat devono essere sempre disponibili, soprattutto quando si è in viaggio,
• Una versione mobile dello spazio di lavoro collaborativo è quindi inevitabile per i team remoti,
• la videoconferenza è un vantaggio innegabile per scambiare e comunicare in tempo reale,
• l'iniziatore dello strumento deve fungere da manager per incoraggiare gli specialisti a intervenire spontaneamente, anziché perdere tempo a identificarli e a chiedere loro di intervenire,
• In definitiva, lo strumento collaborativo deve chiarire i processi decisionali e di definizione delle priorità,
• deve facilitare il monitoraggio all'interno dello stesso spazio, ad esempio fornendo l'accesso alle menzioni sui social network, ecc.

Un social network aziendale per rafforzare la collaborazione aziendale

La vostra azienda non può affidarsi a un semplice strumento di gestione dei progetti per incoraggiare la comunicazione e lo scambio di informazioni tra i dipendenti. Questo vale soprattutto per i team che lavorano in remoto su più sedi. È qui che entra in gioco il social network aziendale.

I manager attenti alla produttività si renderanno subito conto dei vantaggi: il lavoro interfunzionale, interattivo e partecipativo motiva i dipendenti e li responsabilizza. E non dimentichiamo che consente alle aziende di mantenere il loro vantaggio competitivo a lungo termine.

Quale CSR scegliere?

Jamespot

Una piattaforma collaborativa web-based completamente personalizzabile e sicura: questo è Jamespot in poche parole. Questa soluzione francese non solo facilita la circolazione delle informazioni all'interno delle aziende, ma consente anche di acquisire, ordinare e non perdere le informazioni.

Jamespot

Jamespot in alcuni punti chiave:

• una più facile identificazione delle persone da contattare,
• un luogo di lavoro digitale: un ambiente di lavoro unico in cui le applicazioni possono essere collegate per moltiplicare le funzionalità (gestione di progetti, sondaggi, organizzazione di riunioni, gestione elettronica dei documenti, ecc,)
• un team reattivo e pronto ad ascoltare le esigenze dei clienti in ogni momento.

👉 Netframe

Progettato come spazio collaborativo, Netframe organizza e riunisce i dipendenti attorno alle risorse aziendali. Questa piattaforma completa, che funge anche da RSE, promuove la sinergia tra i team, rafforza l'impegno dei dipendenti e accelera i processi di lavoro grazie a una comunicazione efficace. Visibilità, efficienza e creatività: Netframe offre la ricetta vincente per la produttività.

Netframe

Netframe in alcuni punti chiave:

• organizzazione in gruppi di lavoro che incorporano discussioni, feed di attività, aree di documenti e calendari condivisi, per un accesso diretto alle informazioni,
• gestione dei diritti di accesso e distribuzione dei ruoli all'interno della rete,
• comunicazione e condivisione delle informazioni al centro dei vari moduli: gestione delle attività, gestione dei progetti e gestione dei documenti,
• un approccio incrementale per adattarsi a tutti i tipi di organizzazione: flessibilità, modularità e facilità d'uso.

👉 TalkSpirit

Se siete alla ricerca di una soluzione incentrata sull'utente che faciliti l' elaborazione delle informazioni in un ambiente complesso, talkSpirit è la scelta più ovvia: i vostri team hanno a disposizione uno spazio collaborativo che consente loro di tradurre gli scambi in azioni.
Perché è qui che si trova il pedale dell'accelerazione digitale per la vostra azienda. Uno strumento veramente collaborativo consente :

• un feedback più rapido
• di stabilire le priorità delle azioni da intraprendere
• identificare le persone coinvolte,
• gestione dei compiti.

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Uno spazio collaborativo per far crescere la vostra azienda

Infine, possiamo considerare che un'azienda collaborativa ha successo nella sua trasformazione digitale quando l'intera organizzazione diventa una vera e propria piattaforma sociale di intelligenza collettiva.

L'implementazione di strumenti collaborativi crea legami tra i dipendenti. Le conoscenze e i dati dell'azienda vengono scambiati più facilmente all'interno delle varie comunità che si formano.

Cosa state facendo per creare uno spazio collaborativo all'interno della vostra organizzazione?