Reti sociali aziendali: vantaggi, sfide, consigli e soluzioni

Per molte aziende, i vantaggi dell'utilizzo dei social network aziendali (CSN) sono ancora poco chiari e talvolta incompresi.
Spesso confusi con i social network utilizzati come vetrina o per il networking professionale (pagina Facebook, profilo Linkedin, account Twitter, ecc.) per comunicare con il pubblico esterno, sono comunque strumenti preziosi per la collaborazione e la comunicazione interna.
Che cos'è un social network aziendale e a cosa serve esattamente?

Se siete qui, i vostri compiti riguardano la gestione, la comunicazione e la collaborazione.
Se state cercando informazioni su come impostare una strategia di social networking, perché non fare un passo avanti in questo articolo e scoprire come impostare un CSN per facilitare la collaborazione all'interno della vostra azienda?

Imparerete che è possibile aumentare la produttività e l'impegno dei vostri dipendenti attraverso una solida cultura aziendale basata sulla condivisione delle conoscenze.

Facciamo un tour passo dopo passo, con alcuni esempi di software: il social network di Facebook per le aziende e le sue alternative!

Vedere tutti i software Corporate social network

I social network aziendali: definizione

Un Enterprise Social Network (ESN) è una comunità di persone fisiche e giuridiche, chiamate membri, collegate da una piattaforma per scopi professionali.
Questi membri possono essere i dipendenti di un'azienda, ma anche i suoi clienti, azionisti e partner.

Intranet 2.0 e gestione della conoscenza

La CSR è la logica evoluzione della intranet aziendale, unita alla dimensione di piattaforma collaborativa.
Si tratta di un luogo di lavoro digitale basato sulla condivisione e sulla messa in comune delle conoscenze.

Attenzione a non confondere la CSR (corporate social responsibility) con la CSN (corporate social network)!

Uno strumento di comunicazione interna o di collaborazione?

Si potrebbe dire che è un ibrido dei due.
In senso stretto, non è una comunicazione interna, perché gli scambi non sono solo dall'alto verso il basso (dalle risorse umane, dal marketing, ecc. ai dipendenti), ma multidirezionali, dove ogni membro ha voce in capitolo.

Non è nemmeno uno strumento di collaborazione pura, in cui i gruppi vengono creati per uno scopo specifico, come il lancio di un progetto o la preparazione di una riunione di comitato.

La definizione migliore è "strumento di socializzazione", in cui tutti possono condividere idee, best practice o lanciare iniziative. È una leva potente per la trasmissione delle conoscenze.

Secondo la società di consulenza Spectrum, esperta nella gestione delle informazioni, e il suo studio annuale Spectrum Benchmark, lo scopo principale dei social network aziendali è la condivisione delle informazioni:

• circolazione delle informazioni
• co-produzione di contenuti
• capitalizzazione della conoscenza,
• collaborazione attraverso la conversazione.

La tendenza della CSR in poche cifre

Nel 2010, Gartner Inc (società americana di consulenza e ricerca nel campo delle tecnologie avanzate) e IBM avevano previsto che entro il 2014 i social network avrebbero sostituito l'email come principale mezzo di comunicazione interna per almeno il 20% degli utenti aziendali.

Ma uno studio del novembre 2017 della cattedra HR & CSR Intelligence dell'Istituto di gestione sociale e delle risorse umane (IGS-RH) e di BDO ci fornisce queste statistiche:

• il 58% delle grandi aziende francesi ha creato un social network aziendale
  (il 40% delle organizzazioni di tutte le dimensioni e l'80% delle aziende del CAC 40);
• solo il 25% dei dirigenti e il 17% dei dipendenti lo utilizza quotidianamente.

Tra i dipendenti, lo studio distingue tra :

• i passivi (48%)
• i riluttanti (29%)
• gli adottanti (17%), che non hanno paura di esporsi,
• i tattici (6%), che lo usano "per farsi belli".

Protezione dei dati e conformità legale

Un social network aziendale è sicuro e garantisce la protezione e la riservatezza dei dati delle aziende e dei professionisti che lo utilizzano.
La sicurezza si basa su :

• autenticazione e verifica dei membri della rete
• crittografia delle comunicazioni all'interno della rete o tra un'azienda e i suoi clienti.

Dal giugno 2009, l'istituzione G29 (un raggruppamento di CNIL europee) ha definito anche le regole fondamentali applicabili alle reti sociali aziendali, come la definizione di impostazioni predefinite che limitino la diffusione dei dati, o il diritto di cancellare i dati personali, ecc.

L'uso dei CSR solleva anche questioni di diritti, in relazione al Codice del Lavoro e alla Legge sulla Protezione dei Dati. Le questioni sensibili includono

• rischi di molestie e discriminazioni
• il diritto all'oblio, in particolare dopo che un dipendente ha lasciato l'azienda,
• la consultazione e l'utilizzo delle RSI :
  • da parte dei rappresentanti dei dipendenti,
  • come strumento di monitoraggio dell'attività dei dipendenti
  • come parte dei colloqui di valutazione.
    NB: il Codice del lavoro francese stabilisce che "il comitato aziendale deve essere informato e consultato, prima di qualsiasi decisione di implementare il sistema in azienda, sui mezzi o sulle tecniche utilizzate per monitorare l'attività dei dipendenti"; e che "nessuna informazione riguardante personalmente un dipendente può essere raccolta da un sistema che non sia stato preventivamente portato a conoscenza del dipendente stesso".

È quindi fondamentale redigere un codice di condotta, rassicurare gli utenti e garantire la sicurezza della piattaforma CSR.

Perché utilizzare un social network aziendale?

Per le sue funzionalità

Il CSN si basa su due concetti fondamentali

• il profilo arricchito, che mette in evidenza le competenze e gli interessi dei dipendenti,
• il wall o news feed, che permette di seguire le attività e le informazioni chiave dell'azienda, dei partner e dei clienti, dei colleghi e gli scambi intorno a un tema.

Le funzioni di base comprendono

• la creazione e la gestione di aree di discussione pubbliche o private, con inviti ai partecipanti,
• citare i membri utilizzando la "@",
• la definizione di #hashtag per creare discussioni contrassegnate dal tema,
• iscriversi a feed di notizie interni o esterni,
• gestire un profilo: foto, indirizzo, professione e link a siti e social network,
• selezionare e archiviare informazioni utilizzando i pulsanti "mi piace", "consiglia" o "mi interessa",
• pubblicare messaggi (post) sulla bacheca,
• gestire e ricercare documenti (mappe, agenda condivisa, documenti condivisi, allegati, eventi, note, link, ecc.)

fonte Studio Lecko 2015

Per i suoi vantaggi

• un'interfaccia facile da usare e divertente,
• un feed di notizie personalizzato,
• monitoraggio in tempo reale delle informazioni selezionate (notifiche),
• incoraggiare il lavoro di squadra, ad esempio mobilitando i colleghi intorno a un problema,
• rompere i silos e creare collegamenti interfunzionali,
• incoraggiare il coinvolgimento e l'impegno dei dipendenti,
• la condivisione delle conoscenze, l' apprendimento sociale (definito dall'UNESCO come "lo sviluppo di conoscenze, competenze e atteggiamenti collegandosi con altri attraverso media elettronici sincroni o asincroni"),
• migliorare la produttività incoraggiando questa condivisione,

Il 20% del tempo di lavoro è dedicato alla ricerca di informazioni e il CSR aiuta a ridurre questo tempo.

Fonte: Studio McKinsey & Company 2016

• sviluppare competenze, talenti complementari e creatività,
• facilitare l'emergere di un'intelligenza collettiva,
• tenersi aggiornati sugli sviluppi aziendali e/o settoriali,
• incoraggiare la socializzazione all'interno dell'azienda e la creazione di legami, in particolare per le aziende multisito o internazionali,
• creare un'esperienza per i nuovi dipendenti,
• facilitare l'integrazione dei nuovi arrivati,
• adattarsi ai nuovi usi tecnologici,
• integrare strumenti come le agende condivise e gli organizzatori di eventi,
• la difesa dei dipendenti: fare dei vostri dipendenti i vostri ambasciatori e sviluppare il vostro marchio di datore di lavoro.

fonte Studio Lecko 2015

Attenzione ai potenziali svantaggi o ostacoli

• Se lo strumento può essere adattato alle nuove generazioni, deve anche essere intuitivo, per non scoraggiare quelle più anziane: l'uso e i legami creati sono intergenerazionali e lo strumento si federa;
• Alcuni vedranno le RSI come una perdita di tempo e un carico di lavoro aggiuntivo;
• La decompartimentazione attesa non arriva, a causa dell'inibizione di alcuni dipendenti (controllo dei toni e capacità di scrittura) e della paura del controllo;
• Per evitare scambi inopportuni e partire in modo sano e controllato, è consigliabile introdurre carte editoriali ed etiche (scambi tra dipendenti, moderazione da parte dell'azienda);
• La scelta sbagliata di un software di CSR, non adatto alle esigenze dell'azienda, alla cultura aziendale o al profilo dei dipendenti, può portare al disinteresse e all'abbandono dello strumento.

Secondo un articolo di La Tribune del novembre 2017, le RSI riproducono le relazioni gerarchiche che dovrebbero cancellare, poiché sono decise e scelte dalla direzione e i gruppi sono spesso lanciati su iniziativa dei dirigenti.
Secondo lo studio congiunto sopra citato (Institut IGS-RH e BDO), l'87% dei collaboratori di un gruppo appartiene al team del manager che lo ha creato. Alla faccia degli scambi interfunzionali...

Ci sono anche preoccupazioni sulla gestione dei dati personali, soprattutto dopo gli scandali di Facebook.

L'articolo sottolinea che per superare questi ostacoli è necessario tenere conto di due concetti per garantire un'implementazione senza problemi della vostra CSR: la formazione e il diritto di sbagliare.

Come si crea un social network aziendale?

• Fase di riflessione con definizione di :
  • obiettivi
  • i requisiti
  • le funzionalità richieste
  • le regole (carte editoriali ed etiche),
  • le persone responsabili del progetto (community manager),
• fase di selezione dello strumento appropriato dopo lo studio delle soluzioni esistenti,
• fase di test da parte di un comitato direttivo ristretto (verifica delle funzionalità e suggerimenti per i miglioramenti),
• fase di implementazione (supporto a tutti i dipendenti, formazione, integrazione con gli strumenti esistenti in azienda, comunicazione),
• utilizzo e analisi dell'adozione, delle funzionalità apprezzate o ignorate, per l'adeguamento.

Bonus: alcuni consigli per la pubblicazione sui CSR

Come per i social network tradizionali :

• curare il proprio profilo,
• pubblicare informazioni pertinenti e mirate per interessare i dipendenti,
• utilizzare diversi formati (foto, infografiche, video, content curation, ecc.),
• coinvolgere i dipendenti e rispondere rapidamente ai commenti,
• investire un po' di tempo, pubblicare regolarmente,
• analizzate le statistiche per adattare i vostri contributi.

Concentrarsi su 4 soluzioni

Con la diffusione dei social network aziendali, il volume di dati in circolazione aumenterà. Ecco perché il cloud è diventato il modello su cui puntare.

Attenzione, però, al criterio di reversibilità dei dati (la possibilità di recuperare tutti i dati se si cambia fornitore) e al luogo in cui i dati sono ospitati. Non tutti i Paesi offrono lo stesso livello di protezione dei dati, in particolare gli Stati Uniti (cfr. Patriot Act).

Un altro aspetto da considerare nella scelta della soluzione riguarda le API offerte. Si tratta di interfacce di programmazione delle applicazioni che consentono :

• di far evolvere la vostra soluzione grazie ai mattoni di funzionalità disponibili,
• di adattarsi meglio agli strumenti esistenti,
• consentire l'interazione con il vostro ambiente applicativo indirizzando i contenuti verso la vostra piattaforma di CSR (il cosiddetto hub),
• incoraggiare un'adozione più facile e di successo dello strumento all'interno dell'organizzazione.

Mentre la tendenza iniziale era quella di strumenti in grado di fare tutto, la domanda si sta ora spostando verso strumenti che offrono una migliore esperienza utente (qualità UX).
Gli strumenti di CSR continuano a svilupparsi concentrandosi sull'essenziale, ed è per questo che molti di essi stanno diventando piattaforme collaborative e sociali.

Jamespot, il pure player della CSR trasformato in piattaforma collaborativa e sociale

Jamespot si distingue per l'elevato grado di personalizzazione. Con oltre 80 applicazioni aziendali integrabili, la maggior parte delle quali gratuite, è possibile collegare tutti gli strumenti aziendali (CRM, ecc.) alla sua piattaforma e combinare tutte le attività svolte su applicazioni di terze parti.
Il sistema socializza le applicazioni esistenti, integrandosi perfettamente nell'ecosistema aziendale.

Lo strumento offre anche :

• gruppi che possono includere un wiki, un database di documenti, attività, un calendario e flussi di lavoro specifici a seconda del contesto aziendale,
• una casella per i suggerimenti,
• distribuzione di notizie flash e sondaggi interni,
• co-editing e versioning dei documenti in tempo reale,
• il bot Jbot, che risponde alle domande degli utenti attingendo alle domande e alle risposte da loro già formulate.

Il plus

• 13 anni di esperienza,
• un'offerta cloud à la carte grazie alle numerose API e widget,
• un alto livello di parametrizzazione.

Netframe, la piattaforma collaborativa resa semplice

Netframe si basa su tre competenze complementari: una chat, un ESN e un database di documenti (EDM) per combinare immediatezza, condivisione delle informazioni e strutturazione della conoscenza aziendale, secondo le tempistiche più opportune.
Tuttavia, non offre l'interoperabilità con altri social network, in quanto l'editore ha preferito una soluzione che non offrisse funzioni superflue, ma piuttosto moduli ben sviluppati e facili da usare come la gestione dei documenti e dei progetti.

Lo strumento offre anche :

• geolocalizzazione, pianificazione, visualizzazione e monitoraggio dei progetti,
• un gestore di competenze personali interno,
• una potente API video,
• notifiche push,
• gestione dei documenti che si adatta al vostro spazio di lavoro, gruppi e discussioni.

Il plus

• agenda condivisa per gruppo o progetto,
• sincronizzazione con il calendario personale su richiesta,
• una galleria fotografica integrata.

talkspirit, più che un social network, una piattaforma collaborativa

Questo strumento, che combina CSR, EDM e chat, è stato ampiamente adottato dalle organizzazioni. Talkspirit è ergonomico e facilita la diffusione delle informazioni grazie a conversazioni strutturate e alla libertà di scegliere i contenuti che appaiono nel news feed.
È una soluzione completa che risponde sia alle aspettative dei manager in termini di comunicazione interna e coesione, sia alle esigenze dei team nel loro lavoro quotidiano.

Lo strumento offre anche :

• la possibilità di assegnare un compito a una o più persone tramite pubblicazioni,
• tag per segnare l'avanzamento dei progetti,
• identificazione delle professioni, delle aree di competenza e delle sedi dei colleghi,
• il co-editing, la revisione e il versioning simultanei dei documenti,
• il bot di Pipedrive, che consente di creare opportunità, aggiungere commenti o richiedere informazioni tramite un canale di chat dedicato.

Vantaggi principali

• Ricezione istantanea delle informazioni dalle applicazioni aziendali per poterle condividere in tempo reale con i vari team,
• Esperienza: la soluzione esiste dal 2008,
• evoluzione: è stata reinventata nel 2015 per migliorare l'esperienza dell'utente.

Workplace, la RSI del colosso Facebook

Workplace è disponibile per le aziende dal 10 ottobre 2016; ha il vantaggio di offrire un'esperienza utente familiare ed è facile da implementare, grazie a un'interfaccia simile a quella di Facebook (il tasso di adozione sfiora il 90% all'interno di una singola azienda).
Ma il marchio Facebook è allo stesso tempo un vantaggio e un svantaggio per la piattaforma di RSI, a seguito dei recenti problemi di privacy. Le aziende sono preoccupate per la rivendita dei dati, anche se l'editore dichiara che "non c'è alcun gateway con gli account pubblici".

Lo strumento offre

• gruppi di discussione in team (con diversi livelli di riservatezza) o progetti,
• integrazione di 50 applicazioni cloud
• lavorare con altre aziende in gruppo,
• una potente chat simile a Slack e la trasmissione di video in diretta,
• integrazione di chatbot personalizzati nei gruppi o nel feed di messaggistica per automatizzare le attività.

Vantaggi

• Disponibile in 100 lingue,
• la versione premium è gratuita per le organizzazioni non profit e gli istituti scolastici,
• personalizzazione (white label, layout e temi).

Tabella comparativa dei social network aziendali

Vedere tutti i software Corporate social network

Socializzare il mondo del lavoro

Sfruttare al meglio le competenze e le conoscenze di ciascuno, a vantaggio dell' intelligenza collettiva dell'azienda, è ormai consolidato. Può creare un' esperienza motivante per i dipendenti, a vantaggio anche del marchio del datore di lavoro.

In quest'ottica, i social network aziendali hanno tutto da offrire, a patto che si rifletta sulle proprie esigenze, si comunichi efficacemente la propria strategia all'interno dell'azienda, si crei una struttura sicura e si scelga lo strumento più adatto.
La parola d'ordine è "adozione" da parte dei dipendenti, in modo da poterne trarre tutti i vantaggi.