Migliorate la vostra produttività con un portale collaborativo
Che cos'è un portale collaborativo? Quali sono i suoi vantaggi e cosa può fare per la vostra azienda? Ottimizzazione della gestione dei progetti, semplificazione della comunicazione interna e con i clienti, centralizzazione dei dati sul web... questi sono solo alcuni degli effetti positivi che potete aspettarvi di vedere una volta creata una piattaforma collaborativa.
Risponderemo alle vostre domande e vi guideremo nella scelta della soluzione cloud, mostrandovi come l'utilizzo di un social network aziendale (CSN) possa incrementare il business della vostra azienda.
Che cos'è un portale collaborativo?
Definizione
Un portale collaborativo è un portale online che fornisce uno spazio di lavoro sicuro e personalizzato per lo scambio di informazioni all'interno di un'organizzazione. Centralizza le informazioni e persino gli strumenti condivisi dai dipendenti.
Forse vi sarete imbattuti anche nel termine CSR: corporate social network.
Qual è lo scopo di un portale collaborativo?
In breve, un portale collaborativo facilita la comunicazione all'interno e tra i team, aumentandone l'efficienza.
Permette inoltre di segmentare la condivisione delle informazioni: si garantisce che un messaggio venga trasmesso alle persone giuste, in modo più mirato e più rapido. Si massimizzano le possibilità che l'informazione venga ricevuta e presa in considerazione dal destinatario desiderato.
È anche uno spazio per la condivisione di contenuti: documenti, foto, video, link, messaggi, ecc. Tutti i tipi di contenuti possono essere condivisi e accessibili in base a diritti di accesso definiti.
Una piattaforma online di questo tipo offre anche una visibilità degli stakeholder dell'azienda: quali sono i loro ruoli? Quali sono i loro compiti?
Infine, un'applicazione mobile consente l'accesso su smartphone e tablet ovunque ci si trovi, grazie al cloud. È il caso, ad esempio, della soluzione TalkSpirit (vedi schermata sotto). L'accesso ai dati e ai file è garantito anche in mobilità.
Perché creare un portale collaborativo?
I vantaggi di un portale collaborativo
L'elenco dei vantaggi di una soluzione collaborativa online è lungo, ma possiamo citare i principali. Un portale collaborativo :
- facilita la comunicazione
- facilita la condivisione delle informazioni all'interno dell'azienda,
- facilita lo scambio di informazioni all'esterno (con clienti, partner, subappaltatori, ecc.),
- centralizza le informazioni,
- segmenta le informazioni in base al pubblico: per reparto, gruppo di progetto, solo per la direzione, ecc,
- gestisce i diritti di accesso per garantire la riservatezza di alcune informazioni,
- riunisce i dipendenti attorno a un unico strumento di collaborazione e comunicazione,
- previene la perdita di dati,
- tiene traccia dei dati,
- semplifica la ricerca delle informazioni,
- aiuta nella gestione elettronica dei documenti (EDM),
- snellisce i processi.
Tutto ciò si traduce in un significativo aumento di produttività per i vostri dipendenti.
Infografica: i vantaggi di un portale collaborativo in cifre
Fonte : U Pro
Le caratteristiche di un portale di collaborazione aziendale
Quali caratteristiche ci si deve aspettare da un portale di collaborazione? Non tutte le aziende hanno le stesse esigenze o gli stessi prerequisiti, a seconda delle dimensioni, dei processi, degli strumenti già in uso e così via.
Abbiamo raggruppato le principali funzionalità di una piattaforma di collaborazione in cinque categorie.
Collaborazione
- sistema di comunicazione interna, come la messaggistica istantanea o le conversazioni private,
- diari condivisi,
- feed di notizie,
- extranet,
- pubblicazioni e commenti,
- raccolta di opinioni (quiz, sondaggi, votazioni).
Lively Software è un ottimo esempio di CSR in questo senso: lo strumento dispone di una piattaforma collaborativa che rappresenta una vera e propria risorsa per la circolazione delle informazioni all'interno dell'azienda.
Amministrazione
- Cruscotto,
- gestione dei diritti di accesso
- tracciabilità degli scambi,
- indicatori di gestione.
Condivisione
- condivisione e disponibilità di file (EDM),
- tutti i tipi di file (articoli, foto, video, documenti),
- condivisione dello schermo,
- condivisione di cartelle.
Siete un attore responsabile ? Interstis facilita la condivisione delle informazioni fornendo un' alternativa intelligente alla posta elettronica tradizionale. I dipendenti possono lavorare in team grazie a scambi più semplici, il tutto su una piattaforma collaborativa di alta qualità. Avete bisogno di una videoconferenza per discutere un documento? Avviate una riunione dal vostro diario collaborativo e condividete lo schermo in diretta!
Gestione elettronica dei documenti (EDM)
- Modifica dei documenti in tempo reale da parte di più persone,
- libreria di documenti,
- modelli di documenti a disposizione dei dipendenti,
- ricerca full-text,
- visualizzatore di documenti.
Jalios Workplace è un ottimo esempio di strumento di gestione elettronica dei documenti ad alte prestazioni. I vostri team possono accedere facilmente a tutti i documenti, alle diverse versioni e persino lasciare commenti, facilitando così il telelavoro. Questa piattaforma può essere descritta come un vero e proprio Digital Workplace, dove la comunicazione e la collaborazione sono totalmente facilitate.
Integrazione
Centralizzate tutti i vostri strumenti in un unico portale: il vostro calendario, la vostra casella di posta elettronica, la vostra lista di cose da fare, ecc. Prendiamo ad esempio il Digital Workplace di Jamespot: oltre 100 applicazioni, come Sindup, Trustelem o Zapier, sono disponibili in un unico portale per adattarsi al meglio alla vostra attività.
Come si sceglie il portale collaborativo?
Suggerimento 1: le vostre esigenze
Prima di tutto, dovete fare il punto sulle vostre aspettative e definire le vostre esigenze.
- Quanti utenti utilizzeranno lo strumento?
- Quali funzioni sono obbligatorie e quali sono un bonus?
- Come vengono gestiti i diritti di accesso?
Suggerimento 2: verifica della vostra azienda
Effettuate un audit della vostra azienda per trovare il software migliore per voi: quali strumenti utilizzate e quanto sono compatibili con un portale collaborativo? Come si può integrare il portale nel vostro sistema operativo?
Suggerimento 3: Recensioni
Affidatevi alle testimonianze degli utenti per scoprire cosa hanno da dire.
Suggerimento 4: Mobilità
La presenza di un'applicazione mobile è un fattore decisivo nella vostra scelta? Se i vostri dipendenti devono essere mobili o lavorare a distanza, un'applicazione mobile è una scelta molto saggia.
Acollab, ad esempio, è una piattaforma collaborativa francese altamente sicura , dotata di un' applicazione mobile intuitiva per Android e IOSche consente al personale di accedere costantemente da qualsiasi luogo. Si tratta di una vera e propria soluzione all-in-one, con funzionalità avanzate e personalizzate (condivisione di file, agenda condivisa, chat, tracciamento dei tempi e delle spese, sondaggi, ecc.)
Suggerimento 5: la versione di prova
Approfittate delle versioni di prova quasi sempre offerte dagli editori per provare uno strumento e assicurarvi che la soluzione scelta risponda alle vostre esigenze.
Collaborare per lavorare meglio
I vantaggi del lavoro collaborativo nelle figure
L'86% delle aziende ritiene che il lavoro collaborativo faciliti l'integrazione dei nuovi dipendenti.
Fonte: indagine Archimag condotta per Jalios
Una migliore comunicazione, una migliore comprensione della cultura aziendale e dei processi di business: sono questi gli elementi chiave per l'integrazione dei nuovi dipendenti.
Per il 51%, l'e-mail è ancora lo strumento preferito per comunicare e scambiare informazioni sul posto di lavoro, nonostante l'accesso alla messaggistica istantanea e ai social network aziendali.
Fonte: studio di Bureaux à partager e Fabernovel Institute su Myhappyjob.com, 2018.
Questo dimostra i vantaggi di avere a disposizione tutti gli strumenti di collaborazione su un unico portale online, compresa la casella di posta elettronica.
15%: è l'aumento del coinvolgimento dei dipendenti con i portali di collaborazione interni.
Fonte : Lecko
I dati parlano chiaro: i dipendenti sono alla ricerca di una soluzione collaborativa che li aiuti a lavorare meglio.
Migliorate la vostra attività lavorando meglio insieme
Come si può evitare di perdere informazioni preziose scambiate informalmente tra i dipendenti? Un portale collaborativo serve proprio a questo: a centralizzare tutte le informazioni, anche quelle apparentemente poco importanti e informali, su un'unica piattaforma a cui tutti possono accedere. Registrandole in una soluzione online, eviterete di perdere ore a cercare di ricordare una conversazione avvenuta diverse settimane prima!
Anche il vostro personale beneficerà di una visione condivisa della vostra attività. Più semplicità, scambi più fluidi e processi migliori: in breve, condizioni migliori per un lavoro di squadra efficace.
Prima di scegliere il vostro portale collaborativo...
Per il 51% dei dipendenti, la collaborazione sul posto di lavoro riguarda innanzitutto valori e metodi condivisi (fonte: studio La culture de la collaboration en progrès dans les entreprises, Ipsos, 2018). Gli strumenti di collaborazione vengono dopo, e sono solo il mezzo per dare forma concreta a una cultura aziendale collaborativa.
Quindi, prima di scegliere e impostare un portale collaborativo in azienda, fate un sondaggio tra i vostri team per raccogliere le loro opinioni ed esigenze. In questo modo avrete le migliori possibilità di fare la scelta giusta dello strumento.
Articolo tradotto dal francese