8 chiavi per far circolare le informazioni all'interno dell'azienda
La circolazione delle informazioni è un problema importante per le aziende di tutte le dimensioni. Informazioni mancanti, errate o incomplete possono avere rapidamente un impatto sui vostri progetti. Va da sé che una mancanza di comunicazione interna è dannosa anche per le relazioni tra dirigenti e personale. La fiducia e il coinvolgimento di quest'ultimo all'interno dell'azienda possono risentirne.
Per evitare che la comunicazione rimanga superficiale e che macchi le vostre attività, questo articolo esamina 8 chiavi per far circolare efficacemente le informazioni all'interno della vostra azienda. Scoprite come potenziare la comunicazione interna utilizzando un social network aziendale (CSN), una piattaforma di gestione della conoscenza o un software di gestione dei documenti.
1: Differenziare i tipi di informazioni in azienda
Classificate i diversi tipi di informazioni che circolano in azienda in base, ad esempio, alla loro sensibilità:
- la loro sensibilità
- il suo grado di urgenza
- la sua riservatezza
- il suo obiettivo: riguarda l'intera azienda? Un reparto in particolare? Solo la direzione?
- la sua distribuzione: interna o esterna?
Questa classificazione consente di distribuire le informazioni giuste al pubblico giusto. Le informazioni riservate non trapelano e, al contrario, i dipendenti hanno accesso a tutti i dati di cui hanno bisogno quotidianamente.
N. 2: Adattare la comunicazione alle dimensioni dell'azienda
Le informazioni condivise con i 10 dipendenti di una start-up non saranno le stesse di quelle condivise con i 150 dipendenti di una PMI. È necessario adattare anche i mezzi di comunicazione utilizzati. Variate i mezzi di comunicazione e la frequenza di distribuzione per aumentare le possibilità che le informazioni raggiungano i vostri target (newsletter, rapporti di attività, organizzazione di eventi periodici, ecc.)
N. 3: Mettete la circolazione delle informazioni al servizio del management
Anche dal punto di vista delle risorse umane, l'informazione è fondamentale. Per fare qualche esempio, consideriamo le seguenti situazioni:
- l'integrazione dei nuovi dipendenti dopo l'assunzione. L'integrazione sarà più facile e rapida se il nuovo assunto conosce tutti i processi e la cultura dell'azienda.
- valutazioni dei dipendenti. I rapporti di valutazione devono essere accessibili ai dipendenti, ai manager e alle risorse umane.
- relazioni tra manager e dipendenti: i team sono più coesi se comunicano in modo corretto e se hanno i mezzi per farlo!
N. 4: Potenziare la comunicazione interna
La comunicazione interna è una delle principali preoccupazioni delle aziende, sia per i responsabili delle risorse umane che per i responsabili della comunicazione. I giornali interni, le newsletter, l'intranet e le e-mail sono tutti strumenti di comunicazione utilizzati da molti anni nelle aziende. Oggi i social network aziendali li stanno gradualmente sostituendo. Oltre a distribuire le informazioni alla persona giusta in tempo reale, crea un forum di discussione.
N. 5: Incoraggiare gli scambi tra i dipendenti
Gli strumenti di collaborazione non sono solo una fonte di produttività per i vostri progetti. Permettono a tutti di contribuire e di esprimersi. Non tutti sono propensi a prendere la parola per condividere un'idea, ad esempio in una riunione. Una piattaforma collaborativa consente a coloro che di solito stanno più dietro le quinte di condividere le proprie idee e opinioni. Gli scambi sono incoraggiati, le informazioni circolano meglio e i legami si rafforzano all'interno dei team.
N. 6: Liberare la creatività del personale
Come conseguenza immediata del punto precedente, la creatività e l'emulazione sono incoraggiate quando le informazioni circolano correttamente tra i dipendenti. Un'idea condivisa, anche se non viene accolta, ne farà nascere un'altra. Questo arricchirà il vostro lavoro quotidiano e renderà l'ambiente di lavoro dei vostri team ancora più piacevole.
N. 7: Saper elaborare le informazioni
Vi ritrovate con un mucchio di idee archiviate su una piattaforma e non sapete cosa farne? I vostri collaboratori si scambiano troppe e-mail e le informazioni si perdono? Imparate a elaborare le informazioni. Gli strumenti di comunicazione e collaborazione sono un aiuto prezioso. Offrono diverse soluzioni per organizzare le informazioni ed evitare che vadano perse.
Ecco perché vi consigliamo di segmentare le informazioni:
- per progetto
- per reparto
- per posizione
- per interessi professionali (condivisione di notizie, inviti a fiere o conferenze...),
- per organizzare la vita al di fuori dell'azienda (organizzare un evento, un'attività di team building, ecc.),
- e così via.
In questo modo, i dipendenti sanno esattamente dove andare per trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
N. 8: Scegliere un software dedicato per far circolare le informazioni all'interno dell'azienda
Intranet, soluzioni di file-sharing, suite per ufficio, task manager, strumenti di gestione dei progetti... Il mercato del software SaaS è pieno di soluzioni collaborative.
Offrono una serie di vantaggi sia per le aziende che per i loro dipendenti, contribuendo a migliorare la comunicazione interna:
- uno spazio collaborativo in cui tutti i dipendenti possono esprimersi, scambiare facilmente dati, aiutarsi a vicenda e condividere le proprie conoscenze o esperienze, ecc.
- centralizzando le risorse dell'azienda, lo strumento consente di risparmiare tempo nella ricerca di informazioni o di business intelligence,
- migliorando la collaborazione, favorisce l' emergere di nuove idee,
- contribuisce inoltre a sviluppare la coesione e l'impegno del team.
Date un'occhiata ad alcuni esempi di software:
Software per la gestione della conoscenza
La missione di Elium è trasformare le informazioni non strutturate in conoscenza centralizzata e utilizzabile. Come lo fa? Con pochi clic, chiunque può salvare gli elementi essenziali di uno scambio di messaggi o di e-mail, in contenuti formalizzati utilizzando oltre 200 modelli (tabella, FAQ, verbale, orologio, ecc.). La funzione di ricerca avanzata consente di trovare rapidamente qualsiasi informazione, e persino di distribuirla tramite un sistema di notifica o una newsletter interna.
Reti sociali interne
La soluzione Jamespot si distingue per la sua capacità di adattarsi a ogni esigenza aziendale, grazie alle numerose applicazioni (gratuite e a pagamento) disponibili direttamente dallo store della piattaforma. Per aumentare ulteriormente la produttività e le prestazioni dei vostri team, potete integrare la vostra CSR con l'offerta Digital Workplace di Jamespot. Questo spazio di lavoro digitale centralizza tutti gli strumenti e le applicazioni aziendali, facilitandone la condivisione e l'accesso quotidiano.
La suite software Lively è una soluzione "à la carte" progettata per semplificare la creazione di contenuti e far arrivare le informazioni giuste alla persona giusta al momento giusto. È possibile creare i contenuti con un semplice clic, presentarli e condividerli per potenziare la comunicazione aziendale. In termini di interoperabilità, è possibile collegare Lively a Google Drive, Sharepoint, Dropbox, Office 365, ecc. per condividere le proprie competenze e gestire le conoscenze all'interno dei team.
Software di gestione dei documenti
NEXIA è una soluzione EDM (electronic document management) interfunzionale, cioè rivolta a tutti i reparti aziendali. L'utilizzo di questo strumento facilita la circolazione e la gestione di una serie di documenti dematerializzati (fatture, corrispondenza, file HR, ecc.), dall'acquisizione alla convalida e all'archiviazione. Il plus di NEXIA? Un motore di ricerca ad alte prestazioni dotato di intelligenza artificiale per aiutarvi a trovare le informazioni che cercate, anche quando avete a che fare con grandi volumi.
Piattaforme collaborative
Utilizzando la piattaforma collaborativa Netframe.co, avete accesso a un'ampia gamma di funzioni di comunicazione, collaborazione e condivisione di file per far circolare le informazioni e migliorare le prestazioni del team! Potete modificare e salvare i vostri documenti e tenere traccia di tutte le loro attività in modo sicuro. Potete scambiare informazioni in gruppi di lavoro virtuali, in videoconferenza e con la messaggistica istantanea, e trovare da soli tutte le informazioni di cui avete bisogno utilizzando il motore di ricerca semantico.
Con Whaller è possibile creare e gestire le proprie reti sociali private. Questa piattaforma collaborativa, che si concentra sulla riservatezza e sulla sicurezza delle informazioni condivise, funziona per "sfere". Questi spazi di conversazione privati consentono di distinguere gli scambi e le comunità per team, gruppi di progetto, dipartimenti, ecc. Create una sfera e invitate i vostri contatti, oppure unitevi a una sfera esistente.
Semplificare il flusso di informazioni con il software giusto
Ora disponete di tutte le chiavi necessarie per garantire un flusso di informazioni fluido all'interno della vostra azienda. Grazie al software giusto, potete mobilitare le risorse giuste e accedere facilmente alle informazioni, senza perdere tempo a cercare la soluzione al vostro problema.
Inoltre, l' intelligenza collettiva sviluppata su una piattaforma collaborativa aiuta il vostro personale, i vostri progetti e l'intera azienda a crescere!
Articolo aggiornato, pubblicato originariamente a luglio 2018.
Articolo tradotto dal francese