Come possiamo condividere e collaborare meglio sul posto di lavoro?
Lavorare dove si vuole, quando si vuole... È davvero possibile quando più persone lavorano insieme in un'azienda? Possiamo davvero considerare che stiamo lavorando "insieme" quando ognuno di noi crea fogli di calcolo, relazioni o presentazioni che riguardano un intero team? Liberare la comunicazione interna è essenziale per la vostra azienda. Qui spieghiamo le sfide della collaborazione e delle reti sociali aziendali (CSN) e alcuni modi efficaci per facilitare il lavoro comune e la condivisione tra i dipendenti.
Il CSN, una moderna intranet
Le aziende come la vostra scelgono di creare un Corporate Social Network (CSN). Non va confuso con la Responsabilità Sociale d'Impresa, e non ha nulla a che fare con Facebook o Twitter come li conoscete... Il CSR è una piattaforma collaborativa che offre un sistema di comunicazione tra il personale interno dell'azienda e il suo ecosistema esterno (clienti, fornitori, distributori, partner, ecc.).
Secondo L'Observatoire de l'Intranet et de la Stratégie Numérique, nelle PMI e nelle grandi aziende questo strumento di collaborazione per eccellenza è utilizzato principalmente dai dipartimenti di comunicazione e risorse umane. Questo era anche il caso quando la intranet è stata introdotta per la prima volta. Oggi, però, non si tratta più solo di portare le informazioni a valle.
L'obiettivo attuale dell'Enterprise Social Network è più centrale, perché pone i dipendenti al centro dell'azienda. Gli scambi sono sia verticali, per trasmettere informazioni, sia orizzontali, per facilitare gli scambi tra i reparti. Al giorno d'oggi, andiamo a cercare le informazioni ovunque si trovino. Così come nella vita privata ci si rivolge a un forum per sapere come posare correttamente il nuovo parquet, al lavoro si adottano le stesse nuove abitudini con la RSI.
Create la vostra comunità con persone sia all'interno che all'esterno dell'azienda. Ad esempio, potete riunire la vostra rete di partner, clienti e potenziali clienti, tutti collegati al vostro software di relazioni con i clienti (CRM). Potete anche creare una comunità che lavora su un progetto comune. In questo modo si collegano tutti i partecipanti e le informazioni circolano facilmente.
Tutto diventa più semplice con queste nuove modalità di comunicazione in azienda. E gli editori di queste soluzioni, come Jamespot, lo hanno capito. Non è più necessario monopolizzare uno sviluppatore del reparto IT per gestire l'intranet aziendale. Tutto può essere adattato alle vostre esigenze. Tutto ciò che dovete fare è attivarle in base al contesto.
L'Enterprise Social Network è oggi così centrale che può essere collegato ad altri strumenti di collaborazione, come la gestione dei documenti e la condivisione dei file. Jalios, ad esempio, ha una piattaforma SaaS con una serie di funzionalità costruite intorno al suo CSN per aumentare l'efficienza organizzativa. Tutto è in un unico posto, per lavorare insieme.
Condivisione dei documenti
Quando si parla di uno spazio comune di condivisione, si pensa a due strumenti: la gestione dei documenti e la condivisione dei file. Anche se spesso vengono confusi, ognuno di essi ha le proprie caratteristiche specifiche:
- Gestione dei documenti: questo strumento archivia, condivide e recupera i documenti elettronici. Si gestisce l'intero ciclo di vita di un documento: ricerca, versione, commento, discussione istantanea, ecc. Ad esempio: Google Drive nella suite Google WorkSpace, Ftopia o Jalios, ecc.
Non è più necessario inviare e-mail per informare i colleghi delle modifiche apportate a un documento. È un piccolo cambiamento nelle abitudini di lavoro che genera una reale comodità e fa risparmiare tempo. La gestione dei documenti è istantanea e sincronizza automaticamente tutti i documenti, in particolare le versioni. Se il vostro collega cancella per sbaglio la presentazione per la riunione, può recuperarla facilmente. D'altra parte, con la condivisione dei file, avrete sempre la vostra presentazione sul vostro computer, tablet o smartphone. Quindi non c'è ancora bisogno di gridare al lupo!
Le soluzioni online generalmente combinano questi due strumenti: la gestione dei documenti e la condivisione dei file. È il caso di iExtranet o di Google WorkSpace con Drive. Questi strumenti sono quindi collaborativi al 100%. Gli scambi sono possibili sia con i colleghi che con persone esterne all'azienda. Inoltre, i backup regolari garantiscono la durata dei file. Tutti sono incoraggiati a condividere e collaborare in modo libero e sicuro.
Progetti interfunzionali
Le applicazioni di collaborazione aiutano a organizzarsi. Niente più elenchi di cose da fare nell'angolo della scrivania per gestire il progetto! L'obiettivo è semplificare il lavoro di squadra in modo che tutti si muovano nella stessa direzione e siano autonomi quando si tratta di svolgere i compiti.
I dati sono centralizzati e condivisi con il team, i clienti e i partner. Che il progetto sia interno o esterno, la gestione rimane la stessa grazie a questa piattaforma. Scambiate informazioni sul vostro progetto in un ambiente condiviso personalizzato, raggruppate tutti i documenti e i wiki e gestite il vostro piano d'azione monitorando gli indicatori.
L'utilizzo di questi strumenti in modalità project management rafforzerà la vostra collaborazione quotidiana. Queste soluzioni stabiliranno nuove abitudini:
- sottoscrivere una suite per ufficio online con Google WorkSpace o Microsoft Office 365
- creare un sistema di messaggistica per i vostri contatti e le vostre agende con Zimbra
- impostare una gestione centralizzata con una soluzione come Slack
- prendere l'abitudine di effettuare videoconferenze con i colleghi che lavorano in remoto utilizzando Google Meet, ecc.
Conclusione
Questi nuovi modi di lavorare sono già prassi comune nelle start-up. Inoltre, con il graduale arrivo della generazione Y sul mercato del lavoro, il lavoro collaborativo diventerà sempre più radicato nel DNA delle aziende. Senza contare, naturalmente, che tutte queste soluzioni online per lavorare meglio insieme sono multi-supporto e quindi accessibili anche in mobilità. Ecco quindi una serie di soluzioni per condividere e lavorare dove si vuole e quasi quando si vuole...
Articolo tradotto dal francese