Gestire l'associazione: una guida completa e un software per garantire il buon funzionamento (e la prosperità) della vostra associazione

Anche se la gestione di un'associazione è più semplice di quella di un'azienda, è necessario essere organizzati, rigorosi e anche conformi alla legge.
Ne va della credibilità e della longevità della vostra organizzazione.

Siete il presidente, il segretario, il tesoriere o un dipendente che gestisce un'associazione?

Contabilità, fiscalità, amministrazione e vita associativa, seguite la nostra guida completa:

• Scoprire le basi della formazione sulla gestione associativa,
• creare e gestire correttamente la vostra associazione a lungo termine,
• concentrarsi sui propri compiti!

Come bonus, vi presentiamo una selezione di strumenti per aiutarvi a trovare il software associativo online più adatto alle vostre esigenze.

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Costituzione di un'associazione ai sensi della legge del 1901: formalità amministrative

Una buona gestione inizia con delle buone basi, fin dal momento della costituzione dell 'associazione, della stesura dello statuto e dell'elezione dei suoi rappresentanti.

Redazione dell'atto costitutivo

Sebbene non vi siano forme o contenuti obbligatori, è consigliabile che i fondatori dell'associazione li redigano, indicando :

• il nome dell'associazione
• lo scopo dell'associazione (la sua ragion d'essere),
• la sua durata, se fissata
• la sede legale
• le norme che ne regolano l'organizzazione e il funzionamento (assemblee generali, ecc.),
• i poteri conferiti ai membri responsabili della sua gestione,
• le condizioni:
  • l'elezione del Consiglio di amministrazione e/o del Comitato esecutivo,
  • l'ammissione e la radiazione dei soci,
  • modifica dello Statuto
  • scioglimento dell'associazione.

Elezione dei rappresentanti per la gestione dell'associazione

I membri di un'associazione sono spesso rappresentati da membri volontari eletti sotto forma di :

• un Consiglio di amministrazione (BD):
  • I suoi membri sono eletti da tutti i soci durante l' Assemblea generale (GM);
  • Si riuniscono più volte all'anno per garantire il buon funzionamento dell'associazione;
    
    
• un comitato di selezione:
  • I suoi membri provengono dal Consiglio direttivo;
  • Si riuniscono più frequentemente, per garantire un monitoraggio più regolare delle attività dell'associazione.

Questi organi sono facoltativi, ma obbligatori se previsti dallo statuto o, ad esempio, nel caso di organizzazioni caritatevoli.

A capo del Consiglio direttivo e, se del caso, del Comitato esecutivo, ci sono le persone responsabili della gestione dell'associazione:

• il presidente: sebbene i suoi poteri dipendano dallo statuto, in genere gli viene affidato il ruolo di rappresentante e responsabile legale dell'associazione;
• il segretario generale: è responsabile della gestione amministrativa generale;
• il tesoriere: gestisce gli aspetti fiscali e finanziari dell'organizzazione.

☝️ Man mano che un'associazione cresce di dimensioni, può assumere dipendenti che si occupino di amministrazione, contabilità, sviluppo e comunicazione.

I vari compiti amministrativi

I compiti amministrativi comprendono

• corrispondenza dell'Associazione
• la gestione dei fascicoli dei soci
• la pubblicazione della rivista ufficiale e le modifiche allo statuto,
• la tenuta dei registri e degli archivi
• la stesura di regolamenti interni
• l'organizzazione di assemblee generali, ecc.

Assemblee generali

☝️ Le assemblee generali non sono obbligatorie ai sensi della Legge del 1901, a meno che non siano previste dallo statuto dell'associazione.

Esistono due tipi di assemblea generale

• Assemblee generali ordinarie (AGM): più attente alla gestione quotidiana, queste assemblee si tengono su base predefinita, ad esempio una volta all'anno, per
  approvare i conti, eleggere i nuovi dirigenti e discutere in generale della vita dell'associazione;
  
• Assemblee Generali Straordinarie (EGM ): sono convocate in via eccezionale per far fronte a eventi o obblighi specifici, come un cambiamento di scopo, un cambio di sede legale, lo scioglimento o la fusione dell'associazione, ecc.

I responsabili dell'associazione devono espletare una serie di formalità per organizzare e condurre correttamente queste riunioni:

1. prima dell'assemblea generale: redigere gli inviti e inviarli per posta, e-mail o SMS. Per garantire che tutti i soci siano a conoscenza della data dell'assemblea, gli inviti devono essere inviati almeno 10 giorni prima;
   
2. durante l'assemblea generale: redigere il foglio delle presenze per garantire il raggiungimento del quorum, ossia la presenza del numero minimo di persone necessario per approvare le delibere;
   
3. dopo l'assemblea: redigere il verbale, un documento che riporta i vari aspetti della riunione, come il quorum, l'ordine del giorno, le decisioni prese, ecc. Il verbale verrà poi inviato a tutti i membri dell'associazione.

Come si gestisce la contabilità dell'associazione?

Gli obblighi contabili di un'associazione

Sebbene gran parte delle organizzazioni di volontariato siano di piccole dimensioni, la tenuta della contabilità è essenziale, anche se la legge del 1901 non stabilisce alcun obbligo legale in materia.

Permette di :

• confrontare i risultati da un anno all'altro e ottenere sovvenzioni (scopo economico),
• rendere conto in modo trasparente al tesoriere e poi all'assemblea generale dei soci (scopo democratico),
• presentare prove in caso di richiesta da parte delle autorità pubbliche (scopo legale).

La gestione della contabilità è necessaria anche per redigere un bilancio di previsione e richiedere sovvenzioni pubbliche!

D'altra parte, può essere obbligatoria in seguito a :

• di regole specifiche stabilite nello statuto dell'associazione o su richiesta dell'assemblea generale,
• del controllo di associazioni riconosciute di interesse generale o di pubblica utilità, la cui gestione di bilancio è scrupolosamente controllata,
• una richiesta di approvazione o di sovvenzione da parte di un'autorità pubblica,
• un'attività commerciale secondaria o accessoria, imponibile o meno,
• l'assunzione di personale dipendente.

Quali sono i due tipi di contabilità?

A seconda delle dimensioni dell'associazione, sono possibili due tipi di contabilità:

• contabilità di cassa: tenuta e controllo di un registro delle spese e delle entrate,
• contabilità d'impegno: redazione di un bilancio annuale, generalmente comprendente uno stato patrimoniale, un conto economico e una nota integrativa.

Creazione di un conto bancario

Quando si costituisce un'associazione, spesso ci si chiede se debba aprire un conto bancario dedicato. Per una volta, la legge del 1901 lascia ampia libertà.

Tuttavia, l'uso di un conto corrente dedicato è comunque consigliato:

• semplifica notevolmente la gestione finanziaria
• fornisce un mezzo di pagamento (carta bancaria o libretto di assegni),
• facilita il pagamento delle quote associative.

Gli obblighi fiscali di un'associazione

Per sua natura, un'associazione deve essere senza scopo di lucro.

Tuttavia, per far fronte alle sue crescenti esigenze finanziarie, un'associazione può svolgere un'attività commerciale accessoria per finanziare la sua attività principale.

Tuttavia, le entrate in eccesso non devono essere ridistribuite tra i membri.

☝️ Se l'associazione supera la soglia annuale di 72.000 euro di entrate derivanti da un'attività commerciale accessoria, diventa soggetta alle imposte commerciali (IVA, imposta sulle società).

Ricevute fiscali

Infine, i donatori possono richiedere all'associazione una ricevuta fiscale.

Questa ricevuta può essere utilizzata per richiedere una detrazione fiscale (fino al 66% dell'importo donato, con un limite del 20% del reddito totale).

Si noti che solo le seguenti associazioni sono autorizzate a rilasciare ricevute fiscali:

• associazioni di interesse generale
• associazioni riconosciute di interesse pubblico.

Gestione ordinaria delle associazioni

Gestione dei soci

La vita di un'associazione dipende dai suoi membri, quindi dovete assicurarvi di gestire :

• le adesioni e le sottoscrizioni
• i rinnovi
• iscrizioni e preferenze
• iscrizioni alla newsletter, ecc.

Gestione delle attività e degli eventi

Infine, va notato che la vita di un'associazione dipende in gran parte dall'organizzazione di eventi, per :

• presentare l'associazione
• promuovere l'associazione
• attrarre nuovi membri
• ottenere finanziamenti, ecc.

In alcuni casi (ricevimento del pubblico, occupazione di un luogo pubblico, evento a pagamento, punto vendita di bevande, lotteria, ecc.), è obbligatorio :

• dichiarare l'evento al Comune o alla Prefettura,
• garantire la sicurezza per i grandi eventi,
• informarsi sulle regole per l'affissione di manifesti e la distribuzione di volantini pubblicitari,
• istituire una biglietteria,
• rispettare le norme sanitarie e di autorizzazione, ecc.

Come si vede, la gestione di un'associazione è un'attività complessa. La buona notizia è che esiste un software sviluppato appositamente per soddisfare le esigenze delle organizzazioni di volontariato.

Quale software utilizzare per gestire la vostra associazione?

Anche se la tentazione di optare per un software di gestione associativa gratuito è forte, Excel può essere un affare rispetto al tempo che vi si dedica.

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