Gestire con la mappatura mentale
Volete gestire i vostri progetti in modo più efficiente? La mappatura mentale può aiutarvi!
Il suo creatore, Tony Buzan, la descrive come il coltellino svizzero dell'intelligenza. All'interno di un'azienda, la mappatura mentale è uno dei tanti strumenti disponibili per la gestione dei progetti e può essere utilizzata per sviluppare una strategia, gestire un progetto o gestire un cambiamento.
Si può fare a mano o con software dedicati come MindManager o XMind 8 pro.
Quali sono i vantaggi del mind mapping per la gestione dei progetti?
La gestione con le mappe mentali presenta molti vantaggi.
Una visione globale
La mappatura mentale consente di avere una visione globale della propria attività.
Ad esempio, potete creare una mappa computerizzata di tutti i vostri progetti. Ogni progetto può diventare a sua volta una sotto-mappa.
Aumenta la creatività del team
La mappa mentale è uno strumento molto efficace per il brainstorming.
La creatività si basa su due principi fondamentali
- il numero di idee (più idee avete, più è probabile che vi vengano buone idee);
- l'originalità delle idee (se avete idee che io non ho, siete un po' più creativi di me).
La mappa mentale vi permetterà di moltiplicare le vostre idee grazie a due effetti:
- priming: in una mappa mentale non si usano frasi ma parole chiave (come con Google). Il vostro cervello sarà stimolato dalla parola chiave;
- la categoria: raggruppare le idee in categorie permette di generare più idee. Una volta trovata una categoria, il vostro cervello genererà altre idee appartenenti a quella categoria.
Centralizzare le informazioni
Quando si gestiscono dei progetti, la maggior parte delle informazioni è sparsa nel sistema informativo: alcune sono nella posta elettronica, altre sul server e così via.
Con il software di mappatura mentale, potete centralizzare queste informazioni in un'unica mappa utilizzando collegamenti ipertestuali.
Collaborare in modo efficace
È possibile utilizzare le mappe mentali per condurre riunioni collaborative, ad esempio. Si proietta l'ordine del giorno sotto forma di mappa mentale.
Un membro del team si occupa poi di completare la mappa in base alle discussioni.
Quali sono gli usi del mind mapping per i manager?
La mappatura mentale ha molti usi:
Gestione di progetti
Si può usare la mappatura mentale per suddividere i progetti in fasi e azioni.
Alcuni software di mappatura mentale, come XMind 8 pro o MindManager, possono generare un diagramma di Gantt per aiutarvi a tenere traccia del vostro progetto.
Guidare il cambiamento
La mappa mentale beneficia dell' effetto Ikea. Quando i membri del vostro team co-creano una mappa mentale, aderiranno alle idee e alle azioni contenute nella mappa perché hanno partecipato alla sua progettazione.
Sviluppare una strategia
La mappa mentale può anche aiutarvi a sviluppare una strategia e un piano d'azione.
Creare presentazioni potenti
Le mappe mentali non sono state originariamente concepite per le presentazioni al computer, ma piuttosto per il brainstorming o la memorizzazione di informazioni.
Tuttavia, sempre più persone si rivolgono alle mappe mentali per combattere la noia delle presentazioni in PowerPoint mal progettate.
Alcuni pacchetti software (MindManager, Mindview, Xmind ecc.) offrono una modalità di presentazione. È possibile rivelare automaticamente la mappa mentale, ramo per ramo.
Creare una mappa mentale: a mano o con un software?
È meglio creare le mappe mentali a mano o con un software? Dipende dalle vostre esigenze.
A mano, le mappe mentali consentono di pensare più chiaramente e di memorizzare meglio le informazioni. Con i post-it, inoltre, è possibile fare brainstorming in modo più efficace.
Al computer, le mappe mentali possono essere utilizzate per gestire grandi quantità di dati. Inoltre, potrete condividerle più facilmente.
Inoltre, con poche eccezioni, le mappe mentali computerizzate hanno un aspetto più professionale.
Come si sceglie un software professionale per le mappe mentali?
La scelta del software di mappatura mentale dipende da una serie di fattori:
Le vostre esigenze
Utilizzerete il software per :
- gestire un progetto?
- Gestire una riunione?
- fare brainstorming?
Per gestire un progetto dall'inizio alla fine, è necessario un software con funzioni dedicate al progetto, come MindManager, MindView o Xmind 8 pro.
Per gestire una riunione, scegliete un software con mappe interessanti, come XMind.
La maggior parte dei software di mappatura mentale è adatta al brainstorming.
Il vostro budget
Esiste un software per ogni budget. Da 0 euro per FreePlane a 418 euro per una licenza perpetua di MindManager.
Interoperabilità
La maggior parte dei software di mappatura mentale può essere scambiata utilizzando i formati XMind, MindManager e Freeplane.
Quanto spesso lo si usa
Utilizzerete il mind mapping ogni giorno? Ogni settimana? Ogni mese?
Se non si prevede un uso frequente del mind mapping, si può optare per un software gratuito o freemium.
L'ambiente del software
Le vostre postazioni di lavoro sono su Windows, Mac o Linux?
Siete immersi in un ambiente Microsoft o preferite il software libero?
Alcuni software come MindManager e Mindview si interfacciano con il software Microsoft. È possibile esportare le mappe in Word, Excel, PowerPoint, Project, ecc.
Una filosofia di gestione
Se volete usare le mappe mentali come strumento di gestione, seguite la filosofia del mind mapping.
Non c'è molto valore aggiunto nel dare ai vostri team una mappa che avete progettato voi stessi. Giocate la carta del mind mapping in tutta sincerità: invitate i vostri team a co-progettare le varie mappe mentali.
La mappatura mentale cambierà letteralmente il vostro modo di gestire. Grazie alla mappa mentale, avrete una vera e propria cabina di pilotaggio per le vostre attività.
Inoltre, sarete in grado di sfruttare l'intelligenza collettiva dei vostri team, rendendovi più competitivi.
Siete pronti ad adottare le mappe mentali per voi e per i vostri team?
Articolo tradotto dal francese