Strumenti di guida: i migliori cruscotti per la vostra azienda
Un buon strumento di gestione aiuta a risolvere tutti i problemi che ogni imprenditore deve affrontare. Quali sono gli indicatori di prestazione chiave (KPI ) che utilizzate per monitorare i progressi quotidiani della vostra azienda? Su cosa basate le vostre decisioni? Come potete valutare i risultati nel tempo? E soprattutto, come sapete cosa fare per migliorarli?
Prima di confrontare i diversi cruscotti, dobbiamo vedere come rispondono ai problemi che vi affliggono.
La gestione dei progetti in sintesi
Senza strumenti di gestione, avete la testa sotto la sabbia
Guidare la vostra azienda a vista non vi porterà da nessuna parte. Siete un direttore d'azienda, alle prime armi? O un manager che gestisce una piccola impresa? Sapete cosa significa avere fretta, cosa significa essere "sott'acqua" e siete alle prese con le scadenze. Avete un problema scottante dopo l'altro, che non vi lascia né il tempo di respirare né quello di analizzare. Proprio come i giovani imprenditori, affrontate le questioni più urgenti senza alcuna strategia. E questa gestione dell'emergenza, che dovrebbe essere una tantum, va avanti da tempo.
Indicatori di performance: il resto è solo apparenza
Il problema di avere la testa sotto la sabbia è affidarsi a una sensazione fuorviante. Siete sommersi di lavoro, ci sono sempre più clienti. Dall'esterno, tutto ciò sembra positivo. In effetti, se c'è domanda, è perché avete trovato il vostro mercato. Le luci sembrano verdi e il barometro è a un buon livello. Ma questi non sono indicatori di performance, sono solo apparenze e non dimostrano in alcun modo che la vostra azienda sia sulla strada giusta.
Gli indicatori di performance, o KPI, comprendono, ad esempio:
- indicatori di performance finanziaria: tasso di rendimento, flusso di cassa, tempi di pagamento di clienti e fornitori, ecc.
- indicatori di performance organizzativa: capacità produttiva, esigenze di subappalto, tasso di assenteismo, ecc.
- indicatori di performance commerciale: vendite, analisi della concorrenza, ecc.
- indicatori di responsabilità sociale dell'impresa: consumo di energia e di materie prime, nonché benessere dei dipendenti.
La misurazione delle prestazioni è l'unica cosa che conta
Dall'interno, l'analisi può essere molto diversa. Il numero di clienti può essere aumentato, mentre il loro tasso di soddisfazione è in calo. E il tempo medio di elaborazione di una richiesta? Potrebbe essere raddoppiato, il che spiegherebbe il crollo del tasso di fedeltà. In altre parole, affidarsi alle apparenze è rischioso. Per vedere le cose come stanno, avete bisogno di prove più tangibili. È necessario misurare i propri punti di forza utilizzando strumenti di misurazione delle prestazioni, come ad esempio un audit, che può essere effettuato internamente, per garantire che l'azienda sia sana e vada nella giusta direzione.
Come controllare meglio la propria gestione?
Una visione a lungo termine
Per valutare la traiettoria complessiva, è necessario sapere dove si sta andando. Prima ancora di iniziare il processo di reclutamento, è necessario sapere dove si sta andando. Un marinaio non salpa mai senza conoscere la rotta. Lo stesso vale per la vostra azienda. Stabilite una rotta, in modo da poter valutare la vostra posizione in seguito. Altrimenti, la tentazione di essere una banderuola è troppo forte. Se vi lasciate trasportare dalle onde, finirete per tornare al punto di partenza, girando in tondo o andando alla deriva.
Una buona governance richiede una gestione strategica
Non c'è nulla di definitivo nel definire una rotta. Non si deve avere paura del cambiamento e non si deve esitare a cambiare una decisione se è sbagliata. Come si vede, l'agilità non è solo un metodo di gestione, ma il principio essenziale di un buon manager. Il manager deve essere in grado di reagire e di adattare il proprio approccio marketing e finanziario in base al contesto.
Ciò richiede una serie di competenze, non solo gestionali ma anche economiche. Questa è la definizione di un buon manager e ciò che lo rende efficace: affronta le proprie responsabilità, non teme i costi degli investimenti o delle risorse umane, cerca l'innovazione, non esita a comunicare le proprie idee e persegue un unico obiettivo: il miglioramento continuo. È la famosa metodologia iterativa nota come lean, particolarmente apprezzata dalle start-up: andare all'essenziale, investire e farlo senza sprechi.
© L'Agiliste
Mantenere un quadro strutturato
Sarete più veloci a prendere le decisioni giuste se conoscete il contesto. L'itinerario iniziale è destinato ad evolversi. Tuttavia, continuerà a fungere da quadro di riferimento, fornendo un collegamento trasversale tra le diverse tappe del vostro viaggio. In altre parole, il vostro concetto iniziale, l'idea che vi ha fatto partire, non deve cambiare troppo. Il vostro approccio al mercato deve essere aperto al cambiamento, ma è necessario mantenere un quadro strutturato, una strategia attuata fin dall'inizio. Ad esempio, se avete deciso di vendere una nuova applicazione, adattatevi al mercato, evolvete, ma non perdete mai di vista il vostro obiettivo: la vostra applicazione e la sua funzionalità.
Sviluppare il sistema informativo
Il vostro sistema informativo è l'insieme delle risorse di cui avete bisogno per gestire la vostra attività e mantenere la rotta. Si tratta di installare gli strumenti giusti.
Creare i primi cruscotti
La progettazione di un cruscotto di gestione è innanzitutto una questione personale. Svilupparlo è importante quanto la gestione stessa, e non si può fare alla cieca. Il primo strumento di gestione di cui avete bisogno dovrebbe essere una balanced scorecard, ma per elaborarla dovete identificare le vostre esigenze e definire i vostri obiettivi. Questa valutazione assume la forma di domande: quali sono i vostri obiettivi a breve, medio e lungo termine? Dove volete portare la vostra azienda? Come volete che si sviluppi? Una volta decisi questi elementi, è necessario tradurli in metriche, cioè in cifre: numero di clienti, copertura del mercato, tasso di fidelizzazione, fatturato generato.
Imparare a padroneggiare lo strumento
Con questi elementi iniziali, potete iniziare. Costruite la vostra tabella. Per iniziare, Excel va bene. Permette di stabilire un primo rapporto con questo tipo di strumento. Il trucco consiste nel formalizzare questa prima bozza. Alcuni dei modelli forniti dallo strumento vi faranno risparmiare tempo. Attenzione, però, a non perdere di vista le vostre caratteristiche specifiche cercando di inserirle in uno stampo troppo generico.
I limiti di Excel
Excel si rivela presto limitato. Potente in termini di calcoli e possibilità, lo strumento conserva tuttavia una notevole quantità di parametrizzazione manuale. È necessario inserire le formule e creare collegamenti da un foglio all'altro. I dati sono statici e non possono essere aggiornati facilmente.
Strumenti di gestione per le piccole organizzazioni
Per sostenere la crescita delle piccole e medie imprese, la funzionalità del cruscotto può essere integrata nell'ambito generale del vostro strumento ERP (Enterprise Resource Planning).
Questo è ciò che offre Axonaut. Software di gestione aziendale che combina ERP e CRM, uno dei suoi punti di forza è l'interfaccia di facile utilizzo per il monitoraggio delle attività.
Ideale per le aziende e le piccole PMI, aiuta a gestire il flusso di cassa grazie a un collegamento diretto con il conto bancario e a dashboard intuitivi per migliorare la gestione organizzativa (ferie, appuntamenti, attività, note spese, ecc.).
Business Intelligence per organizzazioni di medie e grandi dimensioni
Un cruscotto di vendita connesso e personalizzato
Diversi editori di software SaaS (Software as a Service) offrono cruscotti che possono essere sincronizzati con altri strumenti aziendali. Utilizzando le API (Application Programming Interfaces), i dati contabili confluiscono direttamente nei dashboard. Questo software non sostituisce un buon commercialista, ma aiuta a gestire la contabilità. In questo modo avrete tutte le informazioni più recenti a portata di mano, per prendere decisioni rapide.
Moduli per la reportistica
Alcuni prodotti software SaaS sono moduli autonomi, come MyReport, che produce report basati sui vostri dati. Anche Microsoft ha la sua soluzione Power BI. Il programma Quickstart di Vizzboard è un'altra buona alternativa. E se avete grandi insiemi di dati, Bime, con la sua capacità di gestire i Big Data, è quello che fa per voi.
Una soluzione di gestione delle prestazioni
EMAsphere ne è un buon esempio, dedicato alle PMI e alle PMI. Dotata di cruscotti intuitivi e dinamici, consente di prendere le decisioni giuste al momento giusto per una gestione ottimale dell'azienda. Questa soluzione collaborativa si integra perfettamente con i software esistenti, come EBP Compta, Sage 100, Exact, ecc.
Business plan, budget, flussi di cassa, previsioni, flussi operativi... EMAsphere può diventare rapidamente uno strumento essenziale per la gestione della vostra azienda.
L'analisi al servizio della gestione aziendale
Spesso siamo così impegnati che ci dimentichiamo di analizzare. Eppure le cifre hanno molto da insegnarci. Per farli parlare da soli, dotatevi di cruscotti su misura per la gestione dei vostri progetti. E teneteli d'occhio: eviterete di andare fuori rotta.
Articolo aggiornato, pubblicato originariamente nell'aprile 2018.
Articolo tradotto dal francese