Sfruttare il valore dei vostri dati con la gestione dei dati
Cos'è la gestione dei dati e cosa può fare per la vostra azienda? Se avete mai cercato informazioni senza sapere bene dove cercarle o se le informazioni trovate fossero corrette, questo articolo fa per voi. Riuscite a stimare quanto tempo viene sprecato ogni anno nella ricerca di dati?
La gestione dei dati non riguarda solo la gestione dei dati informatici, ma è un progetto interfunzionale che riguarda l'intera azienda. Analizzando e sfruttando la massa di dati a loro disposizione (big data), le aziende data-driven creano un innegabile valore competitivo per i loro prodotti o servizi.
Il 28% dei manager ammette di non analizzare ancora i propri dati (fonte: Decidio e YouGov, dicembre 2018). Dopo aver letto questo articolo, avrete compreso le sfide della gestione dei dati e vi sarete convinti dell'utilità di formare un data manager, di impostare nuovi processi e di adottare nuovi strumenti per garantire la qualità dei vostri dati. Ecco alcune spiegazioni.
Gestione dei dati: definizione
Che cos'è la gestione dei dati?
La gestione dei dati è una disciplina di gestione, ma questa volta riguarda i dati.
Il processo prevede la raccolta, il controllo, l'archiviazione, l'analisi, la protezione e l'elaborazione dei dati. L'obiettivo? Metterli a disposizione dell'azienda per poterli utilizzare al meglio, ad esempio nell'ambito di una strategia Big Data.
I dati sono una fonte inesauribile di informazioni per le aziende. Come gestirli in modo intelligente e nel rispetto delle normative vigenti?
Le origini della gestione dei dati
Inizialmente, la gestione dei dati è nata dall'esigenza di disporre di best practice e strumenti per sfruttare i dati generati dalle aziende.
Di quali dati si tratta?
- Dati dei clienti
- dati di marketing
- dati di prodotto
- dati sulle risorse umane
- dati tecnici, ecc.
Esempi di dati :
- comportamento degli utenti sul vostro sito (navigazione, tempo di permanenza, carrello medio, ecc.),
- dati personali degli utenti
- interessi dell'utente (pagine visualizzate, pulsanti cliccati, ecc.)
Gestione dei dati e gestione dei dati master (MDM)
La gestione dei dati e la gestione dei dati master sono concetti simili, ma devono essere differenziati.
La gestione dei dati master (MDM) prevede la classificazione e l'assegnazione di priorità ai dati in base al loro grado di importanza, al fine di concentrarsi sui dati più qualitativi.
Questi metodi consentono di individuare i dati dalla quantità disponibile per un'azienda, di convalidarne la qualità e di garantire che possano essere utilizzati senza rischi. Ciò comporta la creazione di un archivio di dati noto come "master file".
Il diagramma seguente riassume le sfide di un progetto MDM:
I vantaggi di una gestione efficace dei dati
- Maggiore produttività : non si perde più tempo a cercare informazioni. I dati affidabili e qualitativi sono a disposizione dei team che sanno dove trovarli e li comprendono facilmente.
- Risparmio sui costi : nessuna duplicazione dei dati, riduzione dei costi di archiviazione ed elaborazione dei dati e risparmio di tempo nella ricerca e nell'analisi dei dati.
- Migliore capacità di adattarsi alle aspettative del mercato: se siete lenti a prendere decisioni strategiche per adattarvi al mercato, sarete rapidamente superati dalla concorrenza. Avere accesso ai dati giusti al momento giusto vi aiuterà a evitare questo problema.
- Miglioramento della gestione del rischio e riduzione della perdita di dati: Grazie a un piano di gestione dei dati, potete avere il controllo dei vostri dati sapendo dove e come vengono archiviati e scambiati, e siete in grado di ridurre al minimo i rischi associati alla perdita o addirittura alla fuga di dati.
Gli obiettivi della gestione dei dati
Tra le sfide della gestione dei dati, la principale è senza dubbio quella di sfruttare al meglio i dati come patrimonio aziendale. Altri obiettivi sono
Garantire la qualità e l'affidabilità dei dati
L'obiettivo della gestione dei dati non è solo quello di raccogliere dati per il semplice piacere di accumularli. È necessario poterne fare qualcosa: la gestione dei dati richiede dati affidabili, di alta qualità e utilizzabili.
Va detto che la gestione dei dati di un buon numero di aziende può essere ottimizzata. Questa mancanza di ottimizzazione può avere diverse cause, ma non dimentichiamo che uno degli obiettivi della gestione dei dati è quello di :
- evitare errori di inserimento o di elaborazione dei dati
- evitare i duplicati dovuti a una copia incauta,
- perdere dati perché sono stati spostati senza la dovuta attenzione,
- garantire la tracciabilità dei dati
➡️ Quali sono le possibili conseguenze di una scarsa qualità dei dati?
- reportistica imprecisa o addirittura errata,
- mancanza di visibilità e di anticipazione,
- decisioni distorte,
- costi elevati per il reperimento, l'analisi e la conservazione dei dati di qualità, ecc.
Quali sono le soluzioni ?
Soluzione 1: definire i criteri di qualità dei dati specifici per la vostra azienda. Ogni organizzazione ha le proprie problematiche, sfide e priorità: la qualità dei dati varia da un'azienda all'altra.
Soluzione 2: definire processi rigorosi per garantire che l'intera azienda crei, acceda, trasmetta ed elabori dati di qualità che soddisfino le esigenze dell'azienda e dei suoi clienti.
E fate tesoro dei consigli riportati in questo articolo!
Considerare il ciclo di vita dei dati
Il ciclo di vita dei dati consiste nell'identificare dove si trovano i dati, al fine di determinare eventuali punti di vulnerabilità.
I dati possono essere vulnerabili in qualsiasi momento:
- raccolta
- archiviazione
- condivisione
- analisi,
- cancellazione.
Conoscere questi punti di vulnerabilità consente di mettere in atto buone pratiche e sistemi che garantiscano la riservatezza e la sicurezza dei dati.
Integrare i dati
Perché consolidare i dati in un unico luogo, in un unico database ? In questo modo è possibile
- rendere i dati facilmente accessibili in tutta l'azienda
- facilitarne l'elaborazione
- industrializzare i flussi di dati.
Uno strumento decisionale per i manager
Essere in grado di analizzare e sfruttare i dati è fondamentale per prendere le decisioni strategiche giuste al momento giusto.
La mancanza di informazioni aumenta la probabilità che le decisioni prese non corrispondano alle aspettative (di clienti, utenti, dipendenti dell'azienda, ecc.).
L'accesso a questi dati ci permette anche di anticipare le esigenze, in modo da poter prendere le decisioni giuste con un certo anticipo.
Garantire la conformità normativa
Gestire i dati significa raccoglierli, conservarli, elaborarli e metterli al sicuro.
Ciò deve avvenire nel rispetto della legislazione francese ed europea che regola la raccolta e l'utilizzo dei dati:
- il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR), in vigore da maggio 2018, porta un vento di rispetto e tracciabilità nel mondo dei dati;
- altre normative si applicano a un particolare settore, come le normative Bale e Solvency, che regolano rispettivamente la gestione dei dati del settore bancario e assicurativo.
Gestione dei dati e governance dei dati
La data governance è complementare alla gestione dei dati, in quanto riunisce tutte le procedure necessarie per una buona gestione:
- viene applicata in tutta l'azienda;
- mette in pratica la gestione dei dati e ne garantisce la sostenibilità a lungo termine;
- cerca di estrarre valore dai dati.
Come si possono combinare i dati per creare valore? Come si possono utilizzare i dati per supportare la strategia? Come possiamo trarre vantaggio dalle normative che regolano la gestione dei dati?
La governance dei dati cerca di rispondere a queste domande. Si tratta di strutturare l'azienda, i processi e gli strumenti per ottenere il meglio dai dati.
Ecco alcune best practice da seguire, secondo Inventiv IT:
Come gestire efficacemente i dati all'interno dell'azienda?
Garantire la sicurezza dei dati
La sicurezza dei dati è una delle chiavi del successo della gestione dei dati. Come si può fare?
- Implementare e mantenere un'infrastruttura IT che garantisca la sicurezza dei dati,
- limitare il numero di punti di accesso a strumenti e applicazioni,
- garantire che gli scambi di dati, sia interni che esterni, non li rendano vulnerabili (fughe, perdite, alterazioni), ecc.
Definire i processi
L'organizzazione è alla base di un'azienda sana e funzionante. Questo vale anche per la gestione dei dati. Senza organizzazione, senza processi chiaramente definiti e conosciuti da tutti, non si può avere un'azienda data-driven di successo.
Quanto più l'azienda è strutturata su processi, tanto più è in grado di gestire dati di qualità.
Senza processi chiaramente definiti, è difficile passare dai big data quantitativi, una "massa di dati", a dati sfruttabili da cui ricavare valore per l'azienda e i clienti.
ℹ️ In termini pratici, come procedere?
- Nominare una o più persone responsabili della gestione dei dati (responsabile della qualità, responsabile dei dati, dipartimento dedicato, ecc,)
- adottare gli strumenti appropriati,
- definire le regole di business,
- formalizzare i processi e condividerli con tutti i dipendenti in modo che essi stessi adottino le migliori pratiche.
Nota: avrete sempre il lusso di affidarvi a strumenti per automatizzare le attività, risparmiare tempo o fare calcoli avanzati. Ma se non siete organizzati correttamente, tutto questo valore aggiunto non esiste.
Gestire l'accesso
Chi ha accesso a quali dati? La gestione degli accessi deve essere definita con precisione nei vostri processi. Dovete essere in grado di identificare chi ha accesso a quali dati, chi può memorizzarli o archiviarli, modificarli o consultarli, e anche di limitare l'accesso.
Questa identificazione aiuta a proteggere i dati da perdite, alterazioni o furti.
ℹ️ Questo processo deve essere messo in atto per rispettare le normative, in particolare il RGPD.
Nominare un responsabile dei dati
Il data manager è l' esperto di gestione dei dati dell'azienda. Questa nuova professione ha diversi compiti principali:
- comprendere, sintetizzare e rispondere alle esigenze di gestione dei dati;
- implementare i processi di big data all'interno dell'azienda;
- definire strumenti comuni per semplificare l'elaborazione dei dati;
- garantire che i dati siano utilizzati in modo appropriato, ecc.
Esistono corsi di formazione specifici, tra cui master in gestione dei dati.
Scegliere i giusti strumenti di gestione dei dati
Piattaforme di scambio dati
Se avete intenzione di estrarre i dati da un'applicazione a un'altra (ad esempio per aggiungere valore), avrete bisogno di uno strumento di scambio dati. L'utilizzo di questo tipo di soluzione è spesso un prerequisito per la gestione dei dati.
Esistono diversi tipi di strumenti per questo scopo. Ad esempio
- ESB (Enterprise Service Bus): consentono alle applicazioni di comunicare tra loro,
- ETL (Extract Transform Load): sincronizzano le informazioni provenienti da fonti diverse.
Quale piattaforma di scambio dati scegliere?
🛠️ Crosscut
Vantaggi della soluzione :
- Scambio di dati da tutte le fonti (on premise, cloud, ecc.),
- esperienza di creazione di flussi applicativi semplice e veloce,
- monitoraggio tecnico e operativo,
- integrazione con l'ambiente di lavoro esistente,
- buon rapporto qualità-prezzo.
La piattaforma di gestione dei dati (DMP)
Una piattaforma di gestione dei dati è uno strumento di archiviazione ed elaborazione dei dati. I dati vengono integrati e consolidati in un'unica piattaforma da una moltitudine di fonti (CRM, sito web, e-mail, social network, file, ecc.).
L'obiettivo è semplice: analizzare facilmente i dati e fornire agli utenti dati di alta qualità, accurati, trasparenti e affidabili.
Quale software DMP scegliere?
🛠️ Hadoop (Apache)
Vantaggi di questa soluzione:
- Piattaforma open source per i big data,
- uno strumento che può essere adattato alle vostre esigenze, grazie a sviluppi specifici,
- Archiviazione ed elaborazione di volumi di dati molto grandi,
- elevata tolleranza agli incidenti,
- costi contenuti.
🛠️ SAS Viya
Vantaggi della soluzione :
- collaborativa per tutte le professioni (data manager, data scientist, sviluppatore, decision maker),
- elaborazione ultraveloce dei dati,
- intelligenza artificiale integrata per migliorare la qualità dei dati,
- modelli di analisi,
- disponibile in modalità SaaS, on-premise o ibrida.
🛠️ Piattaforma di servizi dati Talend
Vantaggi della soluzione :
- Adatta alle PMI e ai grandi clienti,
- piattaforma che si integra con le vostre applicazioni (Oracle, Microsoft SQL Server, Salesforce, NetSuite, ecc.),
- mappatura dei dati,
- profilazione dei dati
- visualizzazione grafica dei dati per una migliore analisi.
Soluzioni di Business Intelligence (BI)
Uno strumento di Business Intelligence, basato sull'analisi dei dati e sulla generazione automatica di report, vi consentirà di ottenere facilmente informazioni utilizzabili da un'ampia gamma di fonti.
Di conseguenza, sarete in grado di definire con maggiore precisione la direzione strategica della vostra azienda e di instillare una cultura data-driven in tutti i vostri team grazie alla centralizzazione e all'accessibilità dei dati per le varie linee di business.
Quale soluzione di Business Intelligence scegliere?
🛠️ MyReport
Vantaggi della soluzione :
- Ampia copertura funzionale (creazione, gestione, distribuzione, pubblicazione e allerta di report, visualizzazione dei dati, ETL, ecc,)
- integrazione per tutti i reparti aziendali (Direzione Generale, Finanza, Vendite, Risorse Umane, Marketing, Logistica, ecc,)
- facile da usare, non richiede competenze tecniche,
- reportistica e cruscotti automatizzati,
- adattato alle esigenze delle PMI e nell'ambiente familiare di Excel per una maggiore semplicità.
Prendete il controllo dei vostri dati
I dati sono il nuovo oro per le aziende. Ma spesso non hanno idea di quanto siano ricchi. I dati ci sono, esistono e ne vengono creati milioni al minuto. Tutto ciò che dovete fare è sfruttarli! Se non lo fate voi, lo faranno sicuramente i vostri concorrenti.
Siete pronti a creare valore dai vostri dati?
Articolo aggiornato, pubblicato originariamente nell'ottobre 2019.
Articolo tradotto dal francese