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Cos’è un sistema informativo HR?
Definizione
Un sistema informativo HR (HRIS) è un software destinato a gestire efficacemente tutti i processi HR dell’impresa come il reclutamento, la formazione, la gestione stipendi o la gestione amministrativa. I software di gestione risorse umane come Eurécia, Nicoka RH, ServicesRHOnline o Syrhalogic permettono al datore di lavoro o al dipartimento risorse umane di amministrare i processi HR in maniera automatica e in conformità con le normative nazionali ed europee in vigore.
Come funziona?
Dalla gestione del recruiting a quella di formazione e carriere i software Saas HRIS offrono numerose funzionalità che semplificano e ottimizzano l'attività del dipartimento delle risorse umane:
- Gestione task amministrative: congedi, riduzione ore di lavoro, consultazione bilanci, note spese, gestione tempistiche e planning, report ed ecc
- Gestione delle carriere: dossier sul personale, aggiornamento profili e competenze, mobilità interna, domande di formazione ed ecc.
- Gestione procedure interne: promemoria, entrate annuali, convocazione medico del lavoro, regolamento interno ecc.
I bisogni secondari si identificano in funzioni dell’impresa con esigenze specifiche e si concretizzano sotto forma di moduli da aggiungere alla soluzione HR:
- Gestione del reclutamento del personale e delle carriere
- Gestione delle note spese
- Gestione di tempistiche e attività
- Gestione di congedi e assenze
- Gestione retribuzioni
Quali sono le principali funzionalità di un sistema informativo HR?
Gestione l'amministrazione della forza lavoro
Il HRIS funziona come un software CRM applicato alla gestione risorse umane.
Si ha a disposizione un archivio dipendenti che centralizza le informazioni per individuo: CV, posizione, competenze.
A questo si aggiunge un gestore di documenti o una cassaforte elettronica per accedere ai contratti o ai bollettini paga dei dipendenti con valore legale.
Con questo pacchetto software di gestione integrato, è possibile gestire allo stesso tempo i tempi di lavoro per attività, la contabilità delle risorse umane e il planning dei collaboratori:
- Timesheet pre-impostati indicanti i giorni lavorati, le finestre orarie e i giorni ferie per semplificarne la registrazione.
- La pianificazione delle forza lavoro per individuo o gruppo possono essere inseriti e distribuiti agli individui interessati.
- La gestione dei tempi per attività (task, progetti, mission, interne o esterne) può essere effettuata dalle risorse umane o direttamente dal dipendente tramite portale HR
Con questi strumenti informatici strategici, si semplifica e ottimizza il trattamento di congedi e assenze. Ogni dipendente ha a disposizione un portale self service sul quale accede per vedere i dati sulle tempistiche e inviare domande.Queste ultime sono automaticamente inviate per l’approvazione, poi, ai prfessionisti HR. Una domanda accettata notifica automaticamente il richiedente, aggiorna il conto dei giorni e il planning.
Le note spese
Il HRIS offre la possibilità ai dipendenti di registrare in tempo reale le loro spese professionali (spese viaggi o pasti) manualmente o semplicemente scattando una foto alla fattura grazie alla tecnologia OCR dell’applicazione mobile offerta dalla software house.Le note spese sono quindi automaticamente trasmesse alle HR per l’approvazione. Una domanda approvata attiva automaticamente l’iter di rimborso.
Il reclutamento
In fase di reclutamento, il sistema HR semplifica la ricerca nella vostra raccolta CV o su LinkedIn: dovete solo segnalare criteri indispensabili (conoscenze e competenze) e il software valuta i profili pertinenti.
Una volta che un candidato viene identificato:
- Segnalazione automatica al candidato per pianificare un’intervista professionale.
- Preparate l’intervista; create dei questionari e selezionatene uno
La Gestione Previsionale degli Impieghi e Competenze
Dopo il recruiting, il pacchetto software HRIS vi permette di gestire le competenze del personale:
- Definire delle schede della posizione e valutare le competenze del titolare
- Mappare le competenze dell’azienda e identificare i bisogni.
- Definire un piano e gestire la formazione HR
- Valutazione delle prestazioni
Incluso in questo processo c’è anche il talent management che permette per esempio di programmare le interviste individuali di valutare e stabilire piani di carriera per l'acquisizione di talento.
La guida delle HR
Un pannello di comando permette di ottenere una visione globale grazie ad una serie di indicatori (KPIs) propri delle risorse umane :
- Bilancio sociale ed evoluzione del libro paga: recruiting, stipendi (ripartizione fissa e variabile) ;
- Tasso di assenteismo e andamento;
- Report sul benessere del lavoro;
- Misura di individui potenziali e identificazione di persone chiave e nuovi talenti;
- Ecc.
A partire dall’interfaccia si generano dei rapporti automatici che serviranno a come supporto per giustificare il costo di un progetto, i tempi per realizzarlo e anche in caso di controllo dell’ispettore del lavoro, o realizzare dossier amministrativi.
Chi utilizza un software HRIS?
Apparentemente riservato alle funzioni HR (direzione e manager HR) dei grandi gruppi, queste soluzioni informatiche si adattano sempre di più alle PMI che guadagnano produttività e snelliscono la gestione HR.
Quest’ultimi possono aggiungere mattoni allo strumento HR del futuro e misurarne la crescita.
L’internazionalizzazione di un’impresa è un fattore determinante per innescare un progetto per uno strumento di gestione HR. Quest’ultimo permetterà di sviluppare più facilmente nuovi gruppi, adeguarsi alla cultura e alla legislazione locale e consolidare i dati di quel gruppo.
Perché utilizzare un sistema informativo HR in impresa?
I software di gestione del personale permettono ai responsabili HR di razionalizzare e semplificare i compiti dell'HRM. Talvolta però presentano qualche inconveniente.
Vantaggi
- Tutti i dati HR sono centralizzati in uno strumento basato sul web intuitivo, meno errori a causa di inserimenti multipli della stessa informazione.
- Interoperabilità dei moduli che automatizzano certi compiti onerosi in termini di tempo e permettono di concentrarsi sulla gestione strategica e sulla programmazione delle risorse umane.
- Direttori HR, direttori finanziari, Managers, Collaboratori,tutto il mondo collabora e risparmia tempo ;
- API che permette di integrare gli strumenti del software di paga a quelli contabili per automatizzare il tutto ;
- Soluzioni di gestione cloud che salvano automaticamente i dati ;
- Software che tengono in conto di oneri legali, regole internazionali e della politica di HR.
Svantaggi
- Esportazione di dati sensibili dell’impresa a terzi;
- rischio di diffondere certe informazioni strategiche a tutti i membri;
- Queste soluzioni SaaS possono mancare in flessibilità nell’affrontare i processi GRU propri a ogni impresa
- Problematiche di implementazione
Per saperne di più sull’automatizzazione dei processi HR, scoprite le nostre guide sul HRIS
Soluzioni complementari di HRIS
