Rilevazione presenze software: guida all'acquisto
Cos’è un software di controllo presenze?
Definizione
Il software di controllo presenze è una soluzione professionale che facilita il controllo delle presenze e del tempo di lavoro dei vostri collaboratori (per individuo, luogo, funzione).
In qualsiasi momento potrete visualizzare il timesheet dei vostri dipendenti sul posto e in telelavoro:
- I dipendenti presenti, assenti o in ritardo
- I dipendenti disponibili o in un appuntamento
Come funziona?
Sincronizzato con i vostri registri del personale, questo software recupera i dati legati alle entrate, uscite e pause dei vostri dipendenti:
- Registrazione RFID realizzata con un badge sul cartellino
- Registrazione biometrica
- Registrazione da computer: IP o manuale
- Registrazione smartphone o tablet attraverso un’app
- Ecc.
Ogni dipendente è identificato da un profilo che centralizza tutte le informazioni del suo contratto di lavoro (orari di lavoro ed ecc.) ed è integrato coi dati dei vostri cartellini.
Avrete a disposizione un account amministratore per visualizzare le presenze dei dipendenti e gestire le anomalie:
- Registrazioni sbagliate
- Registrazioni fuori dagli orari previsti
- Assenza di registrazioni
- Numero massimo di ore di lavoro superate
- Pause non rispettate
- Ecc.
Alcuni strumenti dispongono di un portale dipendenti sul quale essi potranno inserire quotidianamente le ore lavorate.
Questi strumenti elaborano automaticamente i Timesheet dei dipendenti e li trasferiscono automaticamente ai software buste paga o al commercialista
Quali sono le principali funzionalità degli strumenti di controllo presenze?
Affrontiamo le funzionalità di questi programmi con ordine: dalla creazione alle registrazioni HR
Gestire i diversi profili dei dipendenti
Attraverso il software, ogni membro ha disposizione di uno strumento di integrazione delle informazioni, su base settimanale, del tipo:
- Orari teorici di inizio e fine
- Durata delle pause quotidiane
Voi potrete definire regole di calcolo delle ore di lavoro dei dipendenti o per categoria:
- Un’ora dall’inizio e dalla fine tolte come pranzo e pausa
- Una segnalazione sistematica per ogni interruzione di lavoro
- Ecc.
Questi strumenti integrano i cicli di lavoro continuato e i giorni festivi.
Il controllo presenza dei dipendenti
Se avete a disposizione uno strumento di registrazione, il software presenze si sincronizza con lo strumento di rilevazione (badge o altro dispositivo di controllo) e avrete un pannello di controllo sul quale visualizzare in tempo reale presenze, assenze e ritardi.
Le schede di presenza sono immediatamente compilate e inviate al vostro software per le buste paghe. Il programma prende in considerazione differenti tipi di orari: straordinari, assenze, riduzioni dell’orario di lavoro, lavoro modulare, ore notturne, domenica ed ecc.
Certi strumenti vi permettono di localizzare i dipendenti in trasferta.
Se il vostro software è dotato di un portale dipendente, i vostri collaboratori potranno registrare le loro presenze settimanali online, dividerle per i diversi progetti e commentare. Un pannello di controllo propone ad ognuno una sintesi delle ore realizzare e per le restanti notifica loro se sono in ritardo con il Timesheet.
Se il vostro software non è dotato di portale HR, i timesheet sono generati di default e possono essere modificati manualmente.
Uno strumento per la gestione delle risorse umane
In qualità di amministratore, avrete a disposizione un calendario grafico per visualizzare le presenze dei vostri collaboratori in tempo reale o a posteriori.
Un pannello di controllo interattivo centralizza tutti gli indicatori di performance alla base delle presenze individuali:
- Presenze, assenze, ritardi per individuo o equipe
- Bisogni di certi equipe
- Anomalie nelle registrazioni: ritardi, assenze,sviste ed ecc.
- Disponibilità dei collaboratori
Un semplice click vi permetterà di generare report analitici personalizzati, esportarli e condividerli:
- Report di job costing per misurare la performance per task di ogni individuo
- Report per progetto (tempo previsto vs effettivo) per giustificare le fatture inviate ai clienti
Questi strumenti rispettano le norme sul lavoro. Sarete notificati in caso di violazioni da parte di dipendenti o manager HR (salvo deroghe previste dallo strumento stesso) :
- Più di 10 ore di lavoro in una giornata
- Non rispetto delle pause
- Eccesso di ore di lavoro non superiore a 13
Semplificare i compiti amministrativi HR
I software di gestione del personale sono spesso inclusi all’interno dei progetti di gestione delle risorse umane. Tuttavia, certi editori forniscono delle soluzioni indipendenti e aperte che si integrino con il vostro HRIS:
- Con lo strumento congedi e assenze per evitare anomalie e contabilizzare le assenze come congedi
- Con lo strumento di gestione dei tempi per sincronizzare lo strumento con il planning degli impiegati
- Con lo strumento paghe per automatizzare la contabilizzazione dei Timesheet e la realizzazione dei bollettini salariali
Chi utilizza un software di controllo delle presenze?
Questi software HR di controllo sono trasversali:
- I dipendenti possono registrare le loro ore di lavoro settimanale
- I responsabili HR e i capi d’equipe controllano la presenza dei subordinati
- I direttori HR visualizzano gli indicatori di performance e gestiscono il personale
Questi strumenti sono principalmente all’interno di strutture importanti che hanno bisogno di sviluppare procedure di controllo formali. Le imprese della grande distribuzione, gli ospedali o i call center sono dei buoni esempi.
Le micro imprese e le PMI possono trovarne utilità per controllare i tempi necessari per portare a termine ciascun progetto.
Perchè utilizzare un software di controllo delle presenze nell’impresa?
Questi strumenti possono migliorare la gestione delle vostre HR: saprete in tempo reale chi è presente, chi è assente e chi è in ritardo. Tuttavia possono presentare qualche inconveniente.
Vantaggi
- Controllo di presenze, assenze e ritardi in tempo reale
- Controllo dell’avanzamento per progetto, differenza dai tempi preventivati
- Sinergie con gli altri elementi HRIS: semplificazione amministrativa della gestione HR e risparmio di tempo
- Tracciabilità degli orari di lavoro in caso di ispezione
- Riduzione dei costi alla base dei minuti per registrare dati, errori di inserimento ed ecc.
- Incremento della produttività dei dipendenti che sanno di essere controllati
- Conforme a legge
Svantaggi
- L’utilizzo di uno strumento di registrazione (es cartellino) è indispensabile per un inserimento dato preciso e automatico
- Dei regolamenti troppo severi sulle presenze possono essere mal percepiti dai dipendenti e fonte di tensione
- Un responsabile HR potrebbe essere oberato di segnalazioni se viene notificato per ogni minimo ritardo.
Soluzioni complementari alle rilevazioni di presenza
