Buste paga software: guida all'acquisto
Che cos'è il software per buste paga?
Definizione
Un software per buste paga permette il trattamento delle operazioni contabili relative alla gestione del libro paga. Permette alle aziende d'internalizzare la gestione delle ferie, l'edizione delle buste paga, le ore lavorate, il pagamento degli stipendi e le eventuali dichiarazioni sociali. Permette al personale delle Risorse Umane che si occupa del libro paga dei dipendenti e ad altri fornitori di servizi di automatizzare parte del processo del libro paga.
Questo software è tradizionalmente disponibile in un modello On-premise (download su computer) o SaaS (in abbonamento e accessibile sul web)
Le caratteristiche principali di un software per buste paga
Come si può modificare una busta paga? Se decidete di occuparvi da soli della gestione relativa al personale e della contabilità, è altamente raccomandato l'uso di un software per il libro paga per evitare errori sulle buste paga o nelle vostre registrazioni contabili. Ecco le funzionalità offerte da un software di libro paga:
- Elaborazione delle buste paga e dei cedolini tenendo conto delle modifiche degli oneri sociali e delle varie tariffe, nonché degli straordinari (orario di lavoro) e delle varie indennità.
- Preparazione dei file per il pagamento degli stipendi. I bonifici vengono effettuati più rapidamente su una data precisa.
- Esportazione di voci contabili con integrazione
- Valutazione dei conti di risparmio di tempo e gestione del tempo
- Stesura di documenti per il dipendente: contratti di lavoro (assunzione), certificati, dichiarazioni fiscali, saldo dei conti e interruzioni del lavoro.
- Amministrazione del personale e reporting finanziario
- Gestione della busta paga semplificata
Come funziona un software per la busta paga?
Questo software HR vi assiste nella creazione delle buste paga, ma anche nel calcolo delle ferie pagate che dovete concedere ai vostri dipendenti secondo il contratto collettivo. Questi ultimi possono accedere facilmente al calcolo dei loro giorni di ferie rimanenti. È anche molto utile per fare le dichiarazioni sociali obbligatorie della vostra azienda senza bisogno di ricorrere a un commercialista o a un esperto contabile.
Le soluzioni di gestione del libro paga vanno dal semplice software di redazione delle buste paga all'HRIS (pacchetto software che copre tutti i componenti HR). Vi permettono di evitare di esternalizzare il vostro libro paga a servizi specializzati o a contabili.
Chi può fare le buste paga?
Aziende con meno di 10 dipendenti (PMI e startup): esternalizzazione del libro paga
Se avete meno di 10 dipendenti nella vostra azienda, allora la gestione del libro paga è molto probabilmente gestita dalla vostra società di contabilità. In questo caso, è consigliabile utilizzare i servizi di outsourcing dei libri paga che ridurranno drasticamente i costi di gestione del personale.
Aziende con più di 10 dipendenti (PMI): internalizzazione dei libri paga
A partire da 10 dipendenti, diventa vantaggioso acquisire una soluzione di gestione delle paghe HR. Le economie di scala vi permetteranno di fare risparmi significativi rispetto a un commercialista e a un servizio di outsourcing.
Perché usare un software di gestione del libro paga?
Per preparare le buste paga, dovete raccogliere ogni mese le informazioni relative a ogni dipendente della vostra azienda e trasmetterle al vostro contabile in modo che lui/lei possa emettere le buste paga. Questo processo richiede tempo, è costoso e soggetto a errori.
Inoltre, c'è il quadro contrattuale (contratto collettivo, ecc.) e il salario minimo, la situazione personale del dipendente (part-time, ecc.), ecc. Tutti questi importanti aspetti dell'amministrazione dei dipendenti sono facilitati da software di gestione delle buste paga online.
I vantaggi di un software per buste paga:
Un software per buste paga può fornire molti vantaggi al vostro business e alla gestione del libro paga:
- Ridurre gli errori legati all'elaborazione dei libri paga. Facilitando una centralizzazione dei dati e l'aggiornamento degli oneri sociali e delle aliquote dei contributi sociali.
- Risparmiare tempo: il software è dotato d'impostazioni per automatizzare alcuni compiti che non sarà più necessario ripetere. Con un'interfaccia ergonomica, si guadagna anche in produttività. Inoltre un software buste paga permette di aggiornarsi automaticamente sulle novità
- In modalità SaaS, non si rischia di perdere le informazioni che sono memorizzate al di fuori della vostra azienda.
- Non c'è bisogno di ricorrere a una parte esterna per gestire il vostro libro paga. Si diventa il proprio contabile. Le dashboard sono disponibili in qualsiasi momento. Molto pratico per le piccole aziende come le PMI.
- Il software può evolvere e offrire funzioni avanzate con nuovi moduli. I redattori propongono un aiuto a distanza per aiutarvi e spiegarvi le modifiche apportate al software di gestione e al pacchetto software di paghe online.
- Il software del libro paga è anche uno strumento che limita il rischio di errori. Se tu o i tuoi dipendenti non siete abiutati a fare il libro paga, potete trovarvi rapidamente di fronte a errori nelle dichiarazioni sociali (per esempio) che possono avere gravi conseguenze finanziarie per la vostra azienda. Ecco perché è stato creato un software per l'elaborazione delle buste paga e perché è un aiuto indispensabile per la gestione del libro paga della vostra azienda.
- Segue l'arrivo del dipendente nell'azienda fino al giorno in cui lascia la struttura.
- Vi accompagna nelle azioni quotidiane della gestione corrente dei libri paga, ma anche sull'aspetto della gestione amministrativa di tutti i vostri dipendenti.
Software per buste paga: svantaggi
- Non necessariamente facile da usare per un principiante
- Spesso bisogna pagare per ottenere le caratteristiche importanti, controllate le limitazioni del vostro software se usate un software gratuito per il libro paga
Software del libro paga per utente singolo o SaaS? Come scegliere?
Il software per singolo utente è un'applicazione che viene installata sui computer della vostra azienda o sulla vostra rete di computer con gestione delle licenze.
Questa soluzione garantisce una maggiore sicurezza dei vostri dati, poiché le informazioni vengono trasmesse solo all'interno della vostra rete e sui computer della vostra azienda.
Tuttavia, rimane un po' meno pratico della versione SaaS (Software as a Service). Si tratta di un software installato sui server dell'editore e che funziona con un abbonamento.
Il vantaggio del SaaS è che si può accedere facilmente al software del libro paga in qualsiasi momento e in qualsiasi luogo, ma anche che è configurabile.
Non siete limitati a usarlo su uno dei computer della vostra azienda. Se volete lavorare da casa o da un altro ufficio quando siete in viaggio, il software è disponibile a condizione che possiate connettervi a Internet. Inoltre, gli aggiornamenti vengono fatti automaticamente, mentre con un singolo computer bisogna programmare gli aggiornamenti.
In breve, i Software as a Service sono spesso le soluzioni più adatte ai nuovi usi:
- nessuna necessità di installazione specifica, tutto è nel cloud,
- gli aggiornamenti avvengono automaticamente grazie al monitoraggio e alla programmazione gestita dall'editore,
- formule flessibili, su abbonamento mensile o annuale,
- Mobilità d'uso su tutti i terminali: computer, tablet, smartphone, ideale per monitorare anche quando si è in telelavoro o in viaggio,
- interoperabilità con altri strumenti aziendali (sistema informativo delle risorse umane, software di gestione delle spese, software di contabilità, ecc.) per un'integrazione ottimale con il tuo software e l'utilizzo di tutti i dati utili.
I vantaggi di un software SaaS per buste paga
Trasparenza per i dipendenti
I software stanno integrando sempre di più il lavoro collaborativo. Nel caso di un software per il libro paga, anche i dipendenti hanno accesso allo strumento: possono avere accesso alle loro buste paga, consultare i loro saldi di ferie, tempo libero e straordinari, allegare rapporti di spesa, ecc.
Nota: ricordatevi d'impostare i diritti di accesso ai diversi moduli o funzionalità secondo i profili utente. Il dipartimento HR avrà accesso all'intera soluzione, mentre i dipendenti hanno meno diritti di accesso.
Software busta paga più popolari
Tra i software per busta paga più popolari troviamo:
- Paghe Open
- Finson
- Teamsystem
- Zucchetti
- Factorial
