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Cos’è un software di gestionale?
Definizione
I software di gestione commerciali sono delle soluzioni professionali che favoriscono una gestione unificata dei processi aziendali:
- Gestione fatture e ordini
- Gestione spedizioni
- Gestione Acquisti e vendite
- Controllo dei pagamenti e relazioni coi clienti
- Gestione fornitori e prezzi d’acquisto
Tutti questi moduli condividono uno stesso database che vi permette di lavorare su dati sempre aggiornati e di non dover mai fare importazione/esportazione di dati tra un’applicazione e l’altra.
Come funziona?
Le soluzioni di gestione commerciale sono costituite da moduli. Voi potete accedere online ad una interfaccia e realizzare azioni correlate ad ogni modulo al quale siete abbonati:
- Gestione delle fatture: creazione di preventivi e fatture, invio ai clienti e archiviazione.
- Gestione della relazione col cliente e fornitori per visualizzare crediti e debiti, contratti, inviare solleciti ed ecc.
- Gestione degli acquisti e delle vendite per controllare il flusso di produzione e gestire lo stock in real time
- Gestione delle attività finanziarie per controllare i flussi finanziari della vostra compagnia e interagire con i vostri contabili/commercialisti
Secondo le vostre necessità, potete aggiungere moduli più specifici: nomenclatura dei prodotti, gestione tariffaria ed ecc.
Queste soluzioni sono interoperative col il vostro sistema informativo interno in modo da ottimizzare certi processi:
- Arricchire il vostro CRM con le ultime domande clienti, informazioni sui pagamenti ed ecc
- Automatizzare l’invio di fattura ai vostri contabili che li registrano nelle scritture associate
- Ecc.
Quali sono le principali funzionalità dei programmi gestionali?
Per affrontare le funzionalità di queste soluzioni bisogna spiegare meglio ciascun modulo.
La gestione delle fatture
A partire dai modelli e da sezioni personalizzabili voi potrete realizzare i vostri preventivi, fatture, acconti, ordini, ordini di consegna ed ecc ed inviare il tutto ai clienti.
Certi strumenti includono una nomenclatura per articolo: un database personalizzabile che indica tutti i prodotti e servizi offerti dalle imprese di settore (denominazione, prezzo). Voi cliccate su una prestazione e viene aggiunta al preventivo.
Un preventivo accettato dal cliente può essere convertito in fattura dal software.
Su ogni fattura si possono applicare tariffe personalizzate, sconti e altre promozioni. Allo stesso modo potete registrare le promozioni in corso per applicarle con un semplice click.
Lo strumento di fatturazione centralizza tutte le vostre fatture vi assicura una tracciabilità senza falle.
Certi strumenti dispongono di uno spazio collaborativo sul quale i vostri clienti e fornitori possono visualizzare la cronologia delle transazioni realizzate. Allo stesso tempo dispongono dei documenti online: potete esportarli in PDF o inviarli direttamente per mail.
I software di gestione commerciale rispettano le obbligazioni regolamentari in materia di fatturazione elettronica (sicurezza e confidenzialità).
La gestione della relazione cliente e fornitore
Le soluzioni di gestione commerciale conservano la cronologia commerciale dei vostri clienti: preventivi, fatture pagate e non.
Si possono, quindi, classificare i clienti per:
- Costruire operazioni di fidelizzazione dei migliori clienti
- Controllare saldo o applicare restrizioni
- Ottenere un elenco dei clienti in attesa di pagamento o fatturazione.
- Etc.
Potete gestire tutte le vostre attività clienti e potete programmare solleciti automatici.
In merito ai vostri fornitori, dal software potete gestire direttamente i ritardi nei pagamenti a ciascuno.
La gestione acquisti, vendite e magazzino
Online potete gestite i vostri stock in lean production :
- Gli approvvigionamenti: definizione degli stock minimi e massimi da rispettare, definizione del lotto di acquisto, scelta dei fornitori ed ecc.
- Movimenti di magazzino: entrate, uscite, trasferimenti.
- Valutazione del magazzino con un metodo a scelta: costo unitario medio ponderato, LIFO e FIFO
In tempo reale visualizzate lo stato del magazzino, accedete al catalogo dei prezzi praticati dai vostri fornitori e programmate gli ordini. I dati dei vostri acquisti e vendite sono automaticamente trasferiti al vostro programma contabili per essere registrati nella vostra contabilità.
La direzione aziendale
I software di gestione commerciale sono centrali per la governance commerciale e strategica della vostra impresa (micro imprese, PMI e grandi imprese).
Gli strumenti di analisi vi permettono di visualizzare in tempo reale gli indicatori chiavi di performance (KPIs) :
- Analisi della struttura dei costi
- Fatturato e prospettive, tesoreria
- Consegne in corso e ritardi
- Ammontare dei crediti verso i clienti e dei debiti verso i fornitori
- Ecc.
Un pannello di controllo vi permette di produrre dei KPIs su misura per migliorare la produttività i margini della vostra impresa, per esempio. Dei report personalizzati possono essere generati dallo strumento. I dati della vostra impresa sono protetti e al sicuro in un cloud.
Chi utilizza un software di gestione gestionale?
I software di gestione sono trasversali dalle piccoe e medie imprese ai grandi gruppi. sono utilizzati per differenti scopi:
- I commerciali e gli assistenti commerciali realizzano preventivi, fatture ed ecc.
- I responsabili acquisti e logistica gestiscono il magazzino.
- I contabili registrano la contabilità online
- I responsabili finanziari realizzano un’analisi diagnostica della situazione finanziaria dell’impresa
- Ecc.
In ultimo luogo i dirigenti aziendali utilizzano questo strumento per elaborare strategie di governance strategica e sviluppare attività
Perchè utilizzare un software gestionale?
I software di gestionale sono degli strumenti configurabili molto potenti per la governance ma possono presentare qualche svantaggio.
Vantaggi
- Riduzione dei costi di gestione delle informazioni: risparmio di tempo, semplificazione di compiti amministrativi e reattività.
- Riduzione del rischio di alla base di inserimenti multipli
- Gli strumenti che centralizzano i dati permettono condivisioni inter-funzione.
- Spazi collaborativi tra fornitori e clienti
- Visione chiara, dettagliata e attuale delle operazioni commerciali
- Gestione degli stock in lean management
- Interoperabilità con gli strumenti di contabilità interni
Svantaggi
- Soluzioni che possono rivelarsi molto costose se ricercate su misura
- Soluzioni polivalenti che non sostituiscono l’utilizzo di programmi specifici nelle strutture importanti (gestione magazzino, approvvigionamenti, fatture ed ecc)
- Strumenti che non sono adatti a tutte le imprese: un’azienda di servizi non ha bisogno di uno strumento gestione magazzino per esempio
Soluzioni complementari:
