Project Portfolio Management (PPM) software: guida all'acquisto
Cos'è un software di Project Portfolio Management online?
Definizione
I software di Project Portfolio Management (PPM) sono stati sviluppati per rendere i processi di gestione dei progetti pratici ed efficienti. E' una soluzione che permette di accelerare e migliorare in modo notevole il follow-up di tutti i progetti realizzati da un'azienda. Questi strumenti di gestione forniscono agli utenti tutti i mezzi per raccogliere, qualificare e dare priorità alle loro idee, al fine di gestirle con fiducia, avendo una buona visibilità delle risorse disponibili.
Come funziona?
In generale, uno strumento PPM permette di gestire efficacemente i progetti contemporaneamente. Poiché tale gestione richiede l'esecuzione di vari compiti quali la valutazione di fattibilità, la revisione dei dati strategici e il monitoraggio dei progressi compiuti, l'utilizzo di questi strumenti consentirà di svolgere tutte queste attività in modo semplice e rapido. Per fare ciò, questo tipo di applicazione integra programmi che automatizzano la maggior parte dei compiti sotto la responsabilità degli amministratori e di tutti i team responsabili dell'organizzazione dei progetti aziendali.
Queste applicazioni online offrono moduli essenziali dedicati all'ottimizzazione del portafoglio aziendale e alla loro correlazione con la pianificazione e l'esecuzione del progetto. L'obiettivo è quello di rispettare le scadenze fissate, garantendo al tempo stesso il lancio dei progetti e il rispetto del relativo bilancio.
Quali sono le caratteristiche principali di uno strumento SaaS di PPM?
La gestione di un piano strategico richiede uno strumento potente per ottimizzare le capacità delle sue risorse e garantire il corretto funzionamento della sua azienda. Per fare questo, uno strumento PPM deve includere queste caratteristiche:
Gestione delle attività
Pianificare attività che garantiscano la realizzazione di diversi progetti può diventare un compito noioso. L'utilizzo di uno strumento PPM permetterà ai project manager di gestire facilmente le proprie attività grazie ad un piano dettagliato e facile da studiare. Questo include generalmente gli attributi e le assegnazioni richieste per ogni progetto. Questa funzionalità permette al manager di gestire al meglio il processo di prioritizzazione in modo che i progetti più importanti siano i primi ad essere realizzati, senza trascurare gli altri in corso di realizzazione.
Gestione dei costi
L'utilizzo di uno strumento PPM aiuta a rafforzare l'organizzazione finanziaria grazie ad una migliore resource management. Ciò fornisce una visibilità completa e trasparente delle spese necessarie per la realizzazione di un progetto. Fornisce inoltre una buona visibilità dei possibili vincoli e dei costi aggiuntivi (nel peggiore dei casi). Questo permetterà all'utente di valutare la situazione finanziaria della propria azienda e decidere quale progetto da realizzare, quale congelare e quale interrompere definitivamente.
Analisi delle prestazioni
Sfruttare una visione dettagliata dello stato di un insieme di progetti è un modo efficace per gestire al meglio la pianificazione del progetto. Con una dashboard intuitiva e completa, tutti gli indicatori chiave saranno messi a disposizione dei manager per analizzare la fattibilità dei progetti.
Chi usa uno strumento PPM online?
Tutte le aziende che devono gestire un portafoglio progetti possono utilizzare questo tipo di soluzione. Piccola struttura o grande azienda, qualunque sia la dimensione o anche il settore di attività, l'utilizzo di uno strumento PPM permette di avere una tabella di marcia chiara e precisa per un lavoro PPM sicuro, e quindi progetti ben concretizzati.
Perché utilizzare uno strumento PPM online nella vostra azienda?
Vantaggi
- Uno strumento PPM permette di classificare i progetti in base alla loro importanza
- L'utilizzo di questo tipo di software permette di gestire diversi progetti allo stesso tempo, senza timore di vederne fallire alcuni.
- Le risorse aziendali possono essere ottimizzate con caratteristiche essenziali
- Facilita il processo decisionale per decidere se il progetto può essere realizzato o meno.
- Riduce notevolmente il rischio di deficit
- La comunicazione tra i team diventa più facile
- Permette di prevedere i bisogni futuri
Svantaggi
- Pochi strumenti PPM gratuiti soddisfano le aziende, a causa di un deficit di funzionalità.
Come scegliere uno strumento PPM online?
Gli strumenti PPM hanno differenti proprietà. Questi sono alcuni punti importanti da considerare prima di scegliere lo strumento giusto.
- A seconda delle esigenze aziendali: la scelta di uno strumento PPM dipende soprattutto dagli obiettivi aziendali. I leader devono determinare in anticipo i loro progetti per trovare uno strumento che soddisfi le loro esigenze tecniche e funzionali.
- A seconda della dispersione delle informazioni: poiché la gestione del portafoglio progetti è generalmente effettuata in team, si raccomanda uno strumento collaborativo. I progressi possono quindi essere monitorati simultaneamente da più postazioni. Questo tipo di strumento permette anche di condividere i dati con diversi media in modo che tutti i responsabili del progetto possano consultarli in tempo reale.
- A seconda del costo dello strumento: l'utilizzo di questo tipo di strumento dovrebbe ridurre le spese di realizzazione dei progetti aziendali. In questo senso, è consigliabile calcolare il costo della sottoscrizione prima di investire, altrimenti si rischia di superare il budget. Cioè, il supporto dello strumento, la sua manutenzione e il suo aggiornamento spesso richiedono un prezzo separato.
I migliori software di Project Portfolio Management
- Microsoft Project
- Planview
- Planisware
- Jira
- Wrike
- Smartsheet
- Ganttic
