Project management software: guida all'acquisto
Cos'è un software un di Project Management e a cosa serve in un progetto?
Definizione
Un software di project management è uno strumento di gestione dedicato alla pianificazione delle mansioni, inerenti a dei progetti, secondo dei vincoli di tempo, risorse e costi. È utilizzato per organizzare il lavoro in gruppo secondo il metodo di lavoro scelto. SI tratta di uno dei software che ha visto il suo mercato crescere maggiormente negli ultimi 10 anni. Infatti, quando pensiamo ad un progetto, non vediamo immediatamente la complessità che esso nasconde. Un software di Project Management può, quindi, intervenire in questo senso attraverso una semplificazione delle attività in task più ridotte, permette di coordinare i diversi attori, budget e risorse coinvolte.
Permette di organizzare il lavoro di squadra secondo la metodologia di lavoro preferita. Il software di gestione dei progetti è disponibile in una varietà di forme per soddisfare diverse esigenze e supportare i team in diversi metodi di gestione dei progetti.
Inoltre, il software di gestione dei progetti automatizzerà alcuni processi, per esempio, fornendo l'assegnazione automatica dei compiti tra le parti interessate. Questo porta a una maggiore produttività e a un flusso di informazioni più fluido.
Come funziona
Il software di project management è progettato intorno una o più metodologie di lavoro (Agile Scrum, PMBOK, Prince 2, kanban, Lean, etc.).Offre così un framework per eseguire e monitorare il ciclo di vita di un progetto nelle giuste circostanze. Gli strumenti di project management hanno come scopo l’aumento della produttività del team attraverso la semplificazione e l’organizzazione automatica del lavoro.
La maggior parte degli strumenti moderni sono allo stesso tempo soluzioni collaborative potenti che permettono di creare sinergia tra le parti interessate (capo del progetto, ingegneri, clienti …).
Quali sono le funzionalità di uno strumento di project management?
Il software di project management offre delle funzionalità che vanno dalla semplice gestione delle task a programmi di gestione di un portfolio di progetti:
- Gestione delle task:creazione, attribuzione e controllo delle mansioni
- Gestione del tempo : Stima dei tempi e creazione di timesheet per controllare il tempo passato su un progetto o un insieme di compiti.
- Diagramma di Gantt :Grafico che permette di monitorare e anticipare l’avanzamento di un progetto. Visualizzazione delle milestones.
- Pianificazione e controllo delle attività : Divisione del progetto in più step, coordinamento delle mansione assegnate, impostazione di una timeline ..
- Gestione dei costi: acquisto di materiali, budget dedicato alle risorse umane, segnalazioni su possibili costi extra-budget
- Collaborazione e gestione dei flussi di informazione: condivisione dati, report di controllo, eventuali segnalazioni
- Pannello di comando e reporting per guidare il progetto
- Project Portfolio Management (PPM)
- Fatturazione di un progetto, compito o tempo dedicato ad un cliente
- Gestione del piano di lavoro
- Gestione dei documenti: condivisione di documenti attraverso un’interfaccia unica e centralizzata
- Roadmap : lista delle consegne pianificate entro certi termini
- Gestione del workflow del progetto
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A chi sono indirizzate le soluzioni di project management?
Uno strumento di project management permette di gestire le scadenze ma anche seguire attentamente il budget. Ogni membro ha accesso a tutte le informazioni necessarie allo svolgimento della sua missione. Con pochi click è quindi possibile accedere a fatturazioni dettagliate, contabilità, gestione del magazzino ed ecc. I software di project management convengono a tutti i tipi di microimpresa e PMI.
Imprese che lavorano “per progetto”
Ogni impresa può lavorare “per progetto” per essere più agile come organizzazione. Quest’ultima permette, infatti, di responsabilizzare tutti i collaboratori e all’impresa di adattarsi rapidamente ai cambiamenti allineandosi a essi. In questo caso degli strumenti di gestione dei compiti o di semplice pianificazione sono sufficienti per organizzare il carico di lavoro del gruppo. Così si organizza il lavoro dell’equipe facilitando lo scambio di documenti e utilizzando strumenti di comunicazione a distanza.I software di project management assicurano un accentramento delle informazioni, una gestione dei documenti ottimale e un accesso rapido ai documenti di valutazione e ai report. Anche la gestione della pianificazione e delle mansioni può essere uno strumento molto utile.
Project management di aziende informatiche
Un software di project management permette alle imprese informatiche di gestire efficacemente i processi di sviluppo ma anche di garantire i termini di consegna ai clienti. Permette all’impresa di assicurare una qualità tecnica di alto livello e di reagire rapidamente ai malfunzionamenti.
Guida dei progetti interni
Molte imprese si sono lanciate nella gestione di progetti online lavorando a distanza con più collaboratori. Questo è ciò che propone di facilitare lo strumento di gestione dei progetti online o SaaS.Questo strumento strategico è l’ideale per i capi di progetto che guidano un portfolio di progetti per gestire le risorse e seguire l’avanzamento dei progetti interni in tempo reale.
Quali sono i benefici di un software di project management?
Lo strumento per seguire i progetti unico ad una metodologia “Agile” è un valore aggiunto per l’impresa. A seguire delle funzionalità avanzate e moduli che devono diventare indispensabili nel quotidiano:
Vantaggi
- Risparmio di tempo : accesso rapido alle informazioni e ai documenti
- Accesso al diagramma di Gantt: è uno strumento che facilita il project management permettendo di visualizzare nel tempo i vari step e milestone del progetto.
- L’elaborazione di rapporti precisi :Tutti i collaboratori hanno accesso ai report per seguire l’organizzazione e i dati finanziari.
- Possibilità di connessione da diversi apparecchi: che tu sia ad un incontro professionale o in viaggio, puoi consultare il software da computer, tablet o smartphone. il programma si aggiorna su tutti gli i dispositivi nello stesso momento.
- Spazio di lavoro collaborativo:scambio facile e rapido con tutte le persone interessate senza bisogno di spedire continue e-mail; ottimizzazione della produttività attraverso il collaborative project management online.
- Spazio archivio sicuro: possibilità di archiviare i documenti in modo tale che tutti possano accedervi in completa sicurezza.
- Gestione del rischio: controllo di sforamenti del budget o ritardi sulle consegne
- Archivio capiente per tutti i documenti condivisi
- Attribuzione rapida dei compiti tra colleghi
Svantaggi
- Molti software di project management sono in realtà di gestione di compiti
- Aver seguito un corso sulla gestione per progetti (metodologie) è fondamentale
- Impiegare un nuovo strumento può essere complesso
Come scegliere un software di project management?
Certi software sono solo disponibili tramite download mentre altri in modalità SaaS (applicazione web). Excel è bandito (inadatto)
Criteri
- Integrazione : sincronizzazione con Dropbox, Google Drive, CRM, software di contabilità, ERP, gestione del magazzino e altri software amministrativi (Microsoft Office)
- Modalità SaaS (Full Web) o su licenza(Windows, Mac OS)
- Interfaccia : semplice e intuitiva
Microsoft Project, IL gigante
Microsoft Project è di gran lunga il software di project management più utilizzato al mondo. Diverse versioni di Microsoft Project sono disponibili per le aziende: Microsoft Project standard, Microsoft Project professional, Microsoft Project online e una versione di prova gratuita.
Le sue funzionalità di project management integrano tutte le fasi della gestione del progetto, sia verticalmente (dalla A alla Z) che orizzontalmente (sviluppo dei compiti relativi ad una fase del progetto). Con MS Project, le aziende possono pianificare e gestire progetti, ottimizzare la gestione delle risorse umane e controllare i budget.
MS Project online include anche uno strumento di analisi e comunicazione intorno al progetto. Si tratta quindi di uno strumento di prima classe per la pianificazione, la gestione dei progetti e il lavoro collaborativo. Tuttavia, MS Project è ben lungi dall'essere l'unico software sul mercato del project management.
Top 8 software Project Management alternativi a Microsoft Project
| Software |
Caratteristica principale |
Target |
| WorkTogheter |
Snellisce i processi aziendali |
PMI |
| Basecamp |
Gestione di progetti di gruppo |
Professionisti e piccoli gruppi |
| Smartsheet |
Integrazione con Google App |
Equipe ridotte |
| monday.com |
Portfolio management |
Imprese con un orientamento a lungo termine |
| Wimi |
Lavoro collaborativo |
Grande impresa che cerca versatilità |
| Redmine |
Altamente intuitivo |
Impresa che cerca una soluzione Open Source |
| Wrike |
Forte visione collaborativa |
A seconda della versione |
| Zoho Project |
Pianificazione efficiente del lavoro |
Pmi |
Software di project management gratuiti e disponibili
- Redmine : un software Open Source sviluppato in Ruby con database MySQL
- Asana : un amministratore di mansioni gratuito per la prima versione (ideale per imprese individuali e start-up)
- Trello : prospettiva Kanban
- Software di project management a pagamento
- Jira
- Planzone (essai gratuit)
- Wimi
- Microsoft Project (MS Project)
- Bubble Plan
- Podio
- Genius
- NQI Orchestra
- Smartsheet
- Project Monitor
- Ganttproject
- Genius Project (démo possibile)
Quali sono le conclusioni da trarre per un project manager?
Anche se Microsoft Project è un gigante quasi inevitabile nella gestione dei progetti, sul mercato sono disponibili altri software di gestione. Flessibilità, facilità di gestione e visione sinottica dei progetti li caratterizzano.
Economiche e collaborative, queste soluzioni sono solide e serie alternative a Microsoft Project per l'organizzazione e la pianificazione dei vostri progetti.
