Gestione viaggi aziendali software: guida all'acquisto
Cos'è un software per la gestione dei viaggi aziendali online?
Definizione
Un software per la gestione dei viaggi aziendali offre ai dipendenti l'opportunità di gestire meglio i loro viaggi d'affari. Questi programmi software sono dotati di una tecnologia che facilita la gestione delle informazioni di viaggio. Sono soluzioni in grado di facilitare totalmente il pagamento dei viaggi di lavoro e di aumentare la produttività dei team finanziari, contribuendo ad avere una buona visibilità sui dipendenti.
Come funziona?
Un software per i viaggi aziendali viene spesso utilizzato all'interno delle aziende in associazione con software per le richieste di rimborso spese o con strumenti di reporting di BI (business intelligence). Il software si collega direttamente ai vari siti delle agenzie di viaggi d'affari per consentire alle aziende di ottimizzare la loro gestione. Spesso è facile e veloce da usare.
Quali sono le caratteristiche principali di un software SaaS per i viaggi aziendali?
Il software può essere adattato in base alle esigenze e alla frequenza di viaggio. L'interfaccia è piacevole e permette ad ogni viaggiatore di avere un accesso privato e individuale al sito per effettuare prenotazioni e accedere alle statistiche di viaggio. Il software offre tutte le tariffe possibili (abbonati, pubbliche o a basso costo). Un software per i viaggi d'affari permette di confrontare le aziende per ottenere la migliore tariffa possibile.
Una volta installato, gli utenti inseriscono informazioni sull'acquisto, la data, la quantità e il nome del fornitore per ogni progetto avviato. Su alcuni software è possibile scansionare un'immagine della ricevuta per il software per scaricare immediatamente i dati nel sistema. Il responsabile approva o meno la ricevuta rilasciata dal dipendente. Poi il software elabora continuamente per tutto il mese le spese dei dipendenti al fine di supportare il dipartimento finanziario nel suo lavoro. I dipendenti possono quindi scegliere di effettuare le loro prenotazioni online sulla piattaforma o sull'applicazione mobile. E' anche possibile effettuare prenotazioni direttamente per telefono dove gli utenti saranno in contatto diretto con un agente polivalente che si occuperà di ricercare in tempo reale i servizi richiesti.
Chi usa un software per la prenotazione di viaggi aziendali?
Il software per viaggi aziendali è destinato a tutte le aziende con dipendenti che richiedono viaggi d'affari regolari. Può essere utilizzato da travel manager, buyer, rappresentanti di vendita in generale, travel manager o anche dalla direzione aziendale.
Perché utilizzare il software di prenotazione di viaggi d'affari nelle aziende?
Vantaggi
- Il software facilita l'implementazione dei contratti e della politica aziendale in materia di viaggi (EVP).
- Facilitare tutti i processi di prenotazione di viaggi aziendali
- Consente un migliore controllo dei costi
- Dà ai dipendenti un senso di responsabilità per ottimizzare gli spostamenti.
- Un'interfaccia facile da usare e conveniente che fissa obiettivi di risparmio.
- Un ottimo ritorno sull'investimento che limita i rischi delle operazioni
Svantaggi
- Richiede controlli spontanei da parte dell'ufficio contabilità per evitare alcuni dei potenziali errori.
- Fate un buon uso del software per beneficiare di tutti i suoi vantaggi.
Come scegliere un software per la prenotazione di viaggi d'affari?
Criteri
Per selezionare il vostro software di prenotazione di viaggi d'affari, ci sono diverse cose da controllare. Prima di tutto, è necessario assicurarsi che la soluzione consenta l'automazione della gestione dei viaggi d'affari, dalla prenotazione all'elaborazione delle richieste di rimborso spese. Poi è importante verificare che il servizio disponibile fornisca assistenza in tempo reale su tutti gli aspetti di una pratica (problemi di prenotazione, cancellazioni inattesae, ecc.). È necessario verificare che il software scelto rispetti le politiche di viaggio delle aziende. Se il software beneficia di un sistema per la gestione dei profili dei viaggiatori e dei clienti, ciò migliorerà le prestazioni del personale interno. Per offrire maggiore flessibilità e comfort nella prenotazione ai dipendenti, è utile avere accesso a una piattaforma digitale su un'applicazione mobile.
Costo
I costi di tali soluzioni sono piuttosto variabili e devono essere considerati caso per caso.
