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I software note spese sono dei software finanziari e contabili che permettono di inserire rapidamente le richieste di rimborso per le spese sostenute all’interno della vostra attività lavorativa.
Note spese : guida all'acquisto
Perché fare una nota spese?
Per un dipendente, la redazione di una nota spese consente di ottenere il rimborso delle spese professionali sostenute. La nota spese serve come prova delle spese professionali sostenute per le esigenze dell'attività del dipendente ed è grazie a questo documento che può essere rimborsato.
Come calcolare una nota spese? Come rimborsare una nota spese?
Il rimborso delle spese dipende dalla natura delle spese aziendali sostenute. Il lavoratore deve compilare la nota spese in formato digitale o cartaceo. Per poter ottenere il rimborso il lavoratore dovrà allegare la documentazione fiscale.
Cos’è un software note spese?
Definizione
I software online note spese permettono di inviare immediatamente le richieste di rimborso spese professionali in tempo reale a chi di competenza (manager, contabili, dirigenti ed ecc.) per mantenere sotto controllo l'intero processo.
Le richieste sono successivamente approvate dalle note spese e infine viene effettuato il rimborso.
Come funziona ?
Le soluzioni Web di gestione note spese in modalità SaaS funzionano in due parti.
Innanzitutto, un portale HR o un’applicazione mobile (per tablet o smartphone) che permette ai collaboratori di registrare le loro spese professionali :
- Compilare una domanda di rimborso
- Allegare un giustificativo (foto della ricevuta o di un biglietto)
- Inviare la richiesta ad un responsabile per l’approvazione
Il direttore, manager o responsabile HR dispone di uno strumento informatico per gestire le domande ricevute:
- Attraverso browser web (o app mobile), accede ad un pannello di controllo sul quale dispone di una visione globale sulle domande.
- Dopo un esame caso per caso sceglie se accordare il rimborso o no.
Una nota accettata attiva automaticamente il rimborso del dipendente e la registrazione della transazione nella contabilità generale dell’impresa.
L’interessato è automaticamente notificato della decisione del responsabile.
Quali sono le principali funzionalità di un software per la gestione note spese?
Questi strumenti HR, come per esempio Expensya, sono numerosi sul mercato anche se non offrono tutti gli stessi servizi.
Le funzionalità al cuore della gestione note spese sono:
- L’inserimento delle note spese
- La gestione delle ricevute
- La richiesta di rimborso
- La convalida dei rimborsi
- La gestione dei pagamenti
- L’archivio spese
- la gestione delle trasferte
I software gratuiti o a pagamento delle note spese (come Notilus) sono sempre più spesso accoppiati ad un’applicazione mobile che permette di fotografare la ricevuta da allegare alla richiesta di rimborso. Alcuni software propongono una compilazione automatica della nota spese attraverso il riconoscimento automatico di parole e numeri dalla ricevuta (tecnologia OCR).
Altre funzionalità notevoli vi permetteranno di risparmiare tempo nei vostri processi di gestione e rimborso delle spese professionale. Tra cui:
- La gestione spese di trasferta (spese per km, spese sostenute ed ecc.) e delle aliquote nazionali
- L’esportazione di dati contabili (CSV,PDF)
- Il riconoscimento di dati bancari
- La definizione del workflow di approvazione (semplice o multilivello) e il monitoraggio delle richieste
- La modalità offline per le applicazioni
- Inserimento spese allegando un giusificativo
- Ecc.
Sul pannello di controllo dell’applicazione, si può accedere a grafici, indicatori di performance (KPIs) e a report per analizzare le spese aziendali per natura, categoria ed ecc.
Chi utilizza una software nota spese online ?
Un imprenditore individuale o una piccola impresa (micro, Piccola PMI, startup) non hanno particolare bisogno di una soluzione HR dedicata alle note spese. Un software contabile è sufficiente per qualsiasi nota spesa: registrarle nelle scritture contabili, iscriverle le spese nella busta paga dell’interessato o inviarle al commercialista.
Delle strutture più importanti (medie e grandi imprese) hanno tutto l’interesse di dotarsi di uno strumento per gestire le note spese e per permettere a risorse umane, finanziario e contabile di risparmiare tempo e guadagnare in produttività.
Perchè utilizzare un software di gestione nota spese?
I software per le note spese semplificano la gestione fastidiosa delle spese professionali e delle trasferte.Attraverso di loro i benefici si diffondono praticamente a tutte le funzioni. Talvolta, però, presentano qualche inconveniente.
Vantaggi
- Non c’è più bisogno di gestire note spese cartacee, tutto è numerato e gestito da un’applicazione configurabile e intuitiva.
- Più rapidità nel trattare le spese dei collaboratori e non si bloccherà più metà reparto tesoreria per i rimborsi a inizio mese
- Questo strumento di gestione razionalizza alcune task amministrative dispendiose di tempo alla base della gestione del personale. Migliora la gestione contabile e quella dei progetti (le spese possono essere attribuite a certe task o progetti)
- Questo software migliora la gestione commerciale e la relazione col cliente : le spese rilevate sono automaticamente usate come giustificativo per un preventivo o una fattura ad un cliente
- Il software è interoperativo con gli strumenti monitoraggio dei tempi, gestione dei viaggi d’affari e trasferte professionali
- Assicura una tracciabilità senza errori delle spese sostenute
Svantaggi
- I dipendenti possono essere tentati di trasformare tutti i loro acquisti in note spese. All’interno di una struttura importante il manager HR dovrà filtrare tutte le richieste per trovare quelle pertinenti.
- Per essere performante, lo strumento necessita di essere interoperativo con la maggior parte dei software utilizzati in azienda: software di fatturazione online, ERP, project management, contabilità, paghe ed ecc. Alcune aziende preferiscono adottare un HRIS completo piuttosto che una soluzione indipendente che può essere difficile da integrare.
Come scegliere un software di note spese?
Scegliere una buona soluzione nella gestione delle spese vuol dire rendere più confortevole il lavoro di tutti i collaboratori:
- I dipendenti devono poter inserire le loro richieste di rimborso e creare le loro note spese facilmente. Allo stesso tempo devono essere in grado di consultare il loro saldo note spese
- I manager e l’amministrazione contabile devono poter approvare le spese rapidamente, consolidare ogni mese l’importo da rimborsare e creare dati contabili senza re-inserimento
Il costo di una soluzione nota spese è anch’esso da tenere in considerazione. Solitamente varia in funzione del numero di utenti o note da trattare mensilmente.
L’ultima tendenza: la carta note spese
Alcuni editor come Spendesk hanno rivoluzionato le note spese sopprimendo l’anticipo delle spese grazie alla carta nota spese.
Si tratta di una soluzione informatica che raggruppa le funzionalità di cui sopra ma in più propone una carta di pagamento Mastercard (fisica e virtuale) nominativa e distribuita ai lavoratori.
I dipendenti, quindi, non devono più anticipare le spese ma possono pagare direttamente con la carta dell’azienda entro un certo limite di credito. Quest’ultima è gestita dal manager HR che così può gestire al meglio le risorse.
Per sapere di più sulla gestione dei rimborsi, scoprite la nostra guida sulle note spese.
Soluzioni complementari di note spese
