VoIP software: guida all'acquisto
Cos’è un software VoIP?
Definizione
Il VoIP è un sistema di telefonia attraverso internet. La Voice over IP è un sistema di comunicazione vocale attraverso la rete. In altri termini, per chiamare i clienti o comunicare con gli altri in azienda non avrete più bisogno di attrezzature fisiche di tipo PBX (autocommutatori telefonici privati). La rete telefonica tradizionale viene rimpiazzata da un sistema telefonico a comunicazioni unificate attraverso un server SIP.
Certe applicazioni VoIP sono fornite con browser web popolari. Altre sono prodotti autonomi. Il sistema VoIP specifico all’impresa è una versione commerciale dei servizi VoIP offerti al pubblico che offrono alle PMI delle funzionalità avanzate come lo scambio di connessioni private, le conferenze telefoniche,le chiamate da ufficio a ufficio, la musica per le attese e risposte automatiche. La maggior parte di questi sistemi gestiscono chiamate in simultanea. .
Come funziona?
Un software VoIP è destinato a sostituire i servizi di telefonia attualmente in uso nella vostra azienda senza problemi. il centralino è installato attraverso il Centrex e la rete IP non necessita di cablaggi supplementari. La soluzione VoIP trasmette e riconosce le chiamate telefoniche grazie alla rete internet. In caso di calo elettrico o di malfunzionamento della rete il sistema VoIP trasferisce la rete telefonica ad un numero mobile scelto in precedenza.
Il telefono IP permette di effettuare chiamate con tutto il mondo. Il solo limite è la necessità di una connessione a internet, quindi voi potete accedere al telefono dell’impresa o raggiungere tutti i vostri clienti anche i più lontani. In più i software VoIP garantiscono di non sovraccaricare la banda al di mantenere una fluidità della rete informatica e una buona qualità della chiamata IP.
Perché le aziende ricorrono ad un software VOIP?
Grazie a un software VoIP i tuoi collaboratori potranno lavorare da qualsiasi luogo e utilizzando lo stesso numero pur disponendo di una connessione ad internet. In questo modo potrai rendere disponibile il tuo servizio telefonico h24. Inoltre,permette di avere un notevole risparmio rispetto al sistema PSTN tradizionale. Non vi saranno più differenze tra le chiamate nazionali e internazionali in termini di costo.
In aggiunta a quanto detto in precedenza, siccome il centralino VoIP è nel cloud , non vi sono costi di manutenzione dedicati all’hardware del centralino fisico.
Inoltre potrai adattare le licenze in base alle esigenze della tua azienda: ottenere numerazioni in base alla zona geografica e aggiungere linee.
Quali sono le funzionalità di un software VoIP?
I fornitori VoIP hanno elaborato delle soluzioni software con funzionalità avanzate molto pratiche. Infatti, non solo l’installazione telefonica sarà più rapida ma assicura anche:
- Il trasferimento di chiamata o il richiamo se siete occupati;
- La configurazione di un server vocale interattivo ;
- Una musica d’attesa per far aspettare l’interlocutore;
- La numerazione abbreviata ;
- Il richiamo automatico una volta che il vostro interlocutore è di nuovo disponibile o dopo che è stato in linea;
- La registrazione delle conversazioni per riascoltarle in caso di bisogno ;
- La presa di chiamata di un collega se non è momentaneamente disponibile;
- Il click-to-call per facilitare le azioni commerciali di telemarketing ;
- Segreteria telefonica e chat ;
- La possibilità di fare una conversazione tra più persone o una videoconferenza;
- L’invio di SMS o fax ;
- Un segnale di chiamata per notificare le chiamate in arrivo ;
- Una black list per bloccare i contatti indesiderati;
- Un’interfaccia grafica, statistiche e indicatori di attività per visualizzare la produttività dell’equipe i;
- Il criptaggio delle comunicazioni per avere più discrezione e sicurezza per le informazioni.
Questo strumento di comunicazione vi permette di gestire il vostro sistema senza possedere delle conoscenze tecniche avanzate.
Chi utilizza un software VoIP?
La telefonia VoIP è interessante per le imprese che devono assicurare un supporto tecnico o supporto clienti 24/7 via telefono, videoconferenza o teleconferenza. Il ponte VoIP è funzionale anche per chiamate internazionali o conferenze telefoniche.Come avrete capito, quindi, questi strumenti sono principalmente destinati ai centralini di imprese intermedie e grandi gruppi.
Perchè utilizzare un software VoIP?
La telefonia attraverso internet e i software VoIP sono una vera svolta in materia di interconnessioni e comunicazioni unificate. Tuttavia le soluzioni VoIP presentano degli svantaggi.
Vantaggi
- Una riduzione delle spese di comunicazione con chiamate illimitate (sotto certe condizioni) o con abbonamenti veramente poco costosi ;
- Nessun bisogno di investire in strumenti per la telefonia standard;
- Possibilità di sviluppare un telefono “standard” senza bisogno di acquisti supplementari ;
- Maggiore reattività dell’impresa alle richieste dei clienti ;
- Un’immagine molto professionale e innovativa ;
- L’accesso a videoconferenze con un audio di qualità;
- Integrazione al CRM al fine di migliorare la relazione col cliente e far evolvere l’equipe;
- Gestione semplificata della telefonia VoIP;
- Nessun sovrapprezzo al di là di ciò che l’utente paga già per l’accesso a internet, come del resto non si paga per inviare mail;
- L’interfaccia è intuitiva.
- Il software si integra con le applicazioni delle aziende.
- La maggior parte dei software sono compatibili con i sistemi Windows e MacOS.
Svantaggi
- La connessione a internet deve essere fluida e dotata di una gran portata per non subire latenze (ping in inglese);
- Siete esposti a rischi di pirati web e altri problemi di sicurezza.
Software SaaS o interno?
Avete la possibilità di scegliere tra un software SaaS (Software as a Service) o l’installazione di un software internamente. Spetta a voi capire quale scelta si adatti meglio alla vostra impresa.
La modalità SaaS :
- non necessita un’installazione particolare e beneficia di aggiornamenti costanti da parte del provider del servizio ;
- è offerto sotto forma di abbonamento con diversi tipi di tariffe ;
- i dati restano salvati nel sistema di stoccaggio del software in cloud;
- l’integrazione e la mobilità.
Scegliete bene il fornitore in modo da non legarvi a qualcuno con poche prospettive per una visione nel lungo termine perché vi trovereste nella scomoda posizione di dover recuperare i vostri dati.
Il software installato internamente :
- È più sicuro perchè i vostri dati si trovano nella vostra rete;
- È più costoso e richiede un investimento consistente al contrario del SaaS;
Gli aggiornamenti saranno realizzati su misura per le esigenze vostre e del vostro sistema informatico.
I software VoIP sono strumenti di comunicazione pratici e meno costosi della rete telefonica tradizionale. Più flessibilità ma al tempo stesso risponde alle esigenze di performance telefoniche di una rete tradizionale.
Esempi di Software
