Software di Piattaforma Collaborativa

Piattaforma Collaborativa software: purchase guide

Cos'è una piattaforma collaborativa?

Definizione

La piattaforma collaborativa è uno strumento ibrido che riunisce gli strumenti di comunicazione e collaborazione utilizzati internamente all'interno di uno spazio di lavoro virtuale. 

Accessibile online, questo software include:

• Gestione dei progetti
• Gestione elettronica dei documenti (EDM)
• Rete sociale aziendale 
• Messaggistica istantanea (chat)
• Videoconferenze
• Gestione della conoscenza, blog, comunità
• Piattaforma di co-creazione, innovazione partecipativa
• Ordine del giorno condiviso
• Ecc.

Come funziona?

I fornitori di software possono offrire una piattaforma collaborativa personalizzata con gli elementi visivi distintivi dell'azienda (logo, colori, interfaccia web personalizzata, url, ecc.) che centralizza le informazioni su server sicuri (interni o inclusi nell'offerta).

Ogni utente accede al cloud aziendale e allo spazio di lavoro personale online per visualizzare o pubblicare informazioni:

• Tenere d'occhio il proprio feed di notizie con messaggi, richieste ricevute, notizie aziendali e progetti
• Accedere a un progetto o attività: creare, convalidare, annotare un'attività, consultare un documento, ecc.
• Mettere i documenti online e condividerli 
• Inviare un messaggio privato a un'università o partecipare a un gruppo di discussione
• Contribuire agli inviti a presentare idee
• Compilare i moduli (permessi, assenze, rimborsi) e inviarli al responsabile del personale.
• La piattaforma è modulare, sotto forma di un pacchetto di funzionalità.

Questi software sono interoperabili con i più diffusi strumenti di collaborazione: Slack, Asana, Trello, JotForm, Salesforce, Wimi, Dropbox, Google drive, Onedrive, Github, ecc.
 

Quali sono le principali funzionalità di una piattaforma collaborativa?

3 elementi distintivi:

• Il social network aziendale (CSR)
• Lo spazio di lavoro collaborativo per progetto o attività
• Lo spazio personale specifico per ogni dipendente

Il social network aziendale (CSR)

Queste piattaforme web prendono i fondamenti del social network (Facebook, LinkedIn, Twitter, Twitter, ecc.) e li applicano all'azienda:

• Condivisione di informazioni, documenti, eventi, ecc. su una bacheca virtuale 
• Messaggistica istantanea (scritta, audio, video) con i membri della intranet
• Chiamate audio e video (videoconferenza, webconferenza con possibilità di condivisione dello schermo)
• Profili dei membri della rete
• Pagine di discussione, forum, blog
• Ecc.

Lo spazio di lavoro collaborativo per progetto o attività

Tutte le funzionalità relative alla gestione del progetto sono incluse nello strumento per evitare di doversi destreggiarsi con diversi programmi software: 

• Gestione delle attività e sottoattività: nome, descrizione, descrizione, manager, scadenza, commenti, notifica automatica (manager e abbonati), attività ricorrenti, ecc. 
• Gestione dei diritti di accesso dei membri ai diversi elementi del progetto (dipendenti o ospiti: clienti, fornitori, partner): sola lettura, modifica, nessun accesso.
• Messaggistica istantanea: privata o pubblica, individuale o collettiva
• Gestione dei documenti per progetto
• Barra di ricerca
• Pianificazione provvisoria, indicatori di progresso, agenda della squadra, ecc.
• Organizzazione di riunioni e invito dei partecipanti
• Relazione di progetto

Ad ogni progetto è dedicato un portale collaborativo.

Più che nella gestione di progetti e strumenti di comunicazione interna, questi strumenti sono utilizzati nella gestione della conoscenza, nell'innovazione partecipativa e negli approcci di co-creazione. I bandi di idee (idee relative a un tema o problema) possono essere creati e diffusi all'interno dell'azienda:

• Tutti i dipendenti possono proporre idee e brainstorming: dare il loro parere sulle proposte, ispirarne di nuove.
• Gli amministratori visualizzano le idee sul news feed del progetto, effettuano una prima selezione e studiano le idee rilevanti.
• Al termine della campagna viene generato un rapporto sulle prestazioni che viene inviato ai partecipanti al bando in modo che siano a conoscenza di nuovi progetti innovativi.

Il portale dipendenti 

Ogni dipendente ha un account utente per accedere al proprio spazio personale e alle varie funzionalità dello strumento: 

• Un news feed con la possibilità di filtrare le informazioni e commentare le voci che appaiono.
• Messaggistica istantanea
• L'aggregatore di feed RSS automatizza il monitoraggio organizzativo
• Accesso agli spazi collaborativi: progetto, attività, cassetta dei suggerimenti, ecc.
• Un'agenda personale e di squadra
• Ecc.

Lo strumento si sincronizza anche con i vari software utilizzati internamente:

• La email per elaborare le sue email dalla piattaforma
• La base di conoscenza dell'azienda: un drive o uno strumento DMS (che può essere incluso nella soluzione). 

Alcuni strumenti offrono funzioni organizzative aggiuntive: 

• Gestione delle richieste dei dipendenti (partenze, fatture, ferie, ecc.) e trasmissione al responsabile (inserimento nel news feed dell'interessato)
• Gestione dei fogli di lavoro
• Hub software

Chi utilizza una piattaforma collaborativa

Queste piattaforme sono strumenti di collaborazione completi e versatili, interessanti da utilizzare sia in medie imprese (PMI) che grandi gruppi.

Centralizzano gli strumenti di comunicazione e collaborazione: per progetto e trasversali (innovazione partecipativa, newsletter, ecc.). Sono utilizzati da tutti i reparti.

L'importanza del modulo di project management facilita l'utilizzo di questi strumenti da parte di organizzazioni agili o organizzazioni che operano regolarmente in modalità progetto: aziende, start-up, aziende, studi di progettazione, uffici di progettazione, web agency, ecc.

Anche le università sono interessate a questi strumenti che forniscono spazi virtuali per gli studenti.

Perchè utilizzare una piattaforma collaborativa?

Le piattaforme di collaborazione uniscono gli strumenti di comunicazione e collaborazione. Tuttavia, presentano alcuni svantaggi.

Vantaggi

• Niente bisogno di destreggiarsi tra e-mail, live chat, task manager, strumenti di EDM e CSR.
• Gestione collaborativa di progetti innovativi che generano innovazioni radicali 
• Meno e-mail inviate internamente
• La centralizzazione delle informazioni per progetto porta alla semplificazione della gestione del progetto, all'efficienza e all'aumento della produttività.
• Presenza di uno spazio di lavoro collaborativo dedicato ad ogni progetto
• Prossimità dei dipendenti che dispongono di una rete di messaggistica e social network per condividere informazioni e collaborare.

Svantaggi

• Offerto in SaaS, una dipendenza dalla piattaforma può essere dannosa in caso di indisponibilità del servizio.
• La dimensione sociale dello strumento può distrarre gli individui che vogliono essere alla ricerca delle ultime notizie.
• La messaggistica istantanea può essere stressante tra coloro che sono in attesa di una risposta immediata e i dipendenti che stanno controllando i loro messaggi per rispondere immediatamente.