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Consigli sulla scelta di un software per la firma digitale
Un software di firma digitale permette di apporre le firme sui documenti digitali condivisi per posta elettronica. Di conseguenza, viene meno la necessità delle firme autografe in quanto garantiti da dei certificati di firma.Oltre al fatto di permetterti di firmare documenti anche con persone fisicamente lontane. Le firme digitali sono legalmente e giuridicamente riconosciute.
Cos’è un software di firma digitale?
Definizione
Un software per firma digitale permette nella maggior parte dei casi non solo di firmare un documento, ma anche di completarlo. Riducendo in questo modo i costi di stampa e permettendo di risparmiare tempo.
Contratti e atti firmati in pochi secondi da un collega che si trova nel vostro ufficio? è possibile! Scoprite le numerose funzionalità dei software per la firma digitale.
Con una forte autentificazione e l’archiviazione a valore legale, la dematerializzazione dei documenti è una rivoluzione possibile nell’automazione di certi compiti.
Trasmettete elettronicamente i vostri documenti e allegati in pochi secondi e senza rischi per la sicurezza dei sistemi informativi con i software di firma digitale.
Come funziona?
Ogni domanda di firma digitale è configurabile per definire il livello di sicurezza e autenticità:
- I documenti sono inviati per mail o sono oggetto di notifica per invitare il destinatario a firmare.
- Egli appone una firma digitale sul documento.
- Il contratto viene automaticamente mandato una volta firmato.
I firmatari possono aver accesso alle informazioni grazie ad un sistema elettronico di archiviazione dei documenti. Fatture elettroniche, preventivi, buste paga ... si riduce la necessità di carta all’interno della vostra azienda, mostrando un’immagine eco-responsabile. Dimenticate le firme a mano e la perdita di tempo!!
Quali sono le principali funzionalità di un software di firma digitale?
Per la gestione elettronica dei documenti e la firma online, scegliete un software performante e soprattutto sulla dematerializzazione certificata. Verificate che esso abbia le seguenti funzionalità :
- L’emissione dei vostri contratti pre-compilati ;
- Firma con certificazione qualificata attraverso marche temporali ;
- L’invio di notifiche e solleciti per mail al firmatario ;
- Una profilo firma configurabile;
- Archiviazione automatica e gestione rapida e semplice dei documenti ;
- Una cassaforte elettronica attribuibile a ciascun dipendente ;
- Controllo possibile con la tracciabilità dei vari step ;
- Evolutività del software ;
- Digitalizzazione degli scambi tra HR e dipendenti.
Beneficiando della trasformazione digitale, gli ultimi software includono strumenti biometrici di riconoscimento nel processo di firma. L’utilizzo delle impronte digitali o di un lettore smart card, per esempio, ha ridotto notevolmente le problematiche di cyber sicurezza.
Perchè utilizzare un software di firma digitale in impresa?
L’utilizzo di un software di firma e certificazione digitale vi assicura un risparmio di tempo eliminando i processi tradizionali. Però, possono presentare degli inconvenienti.
Vantaggi
- La rapidità di trattamento e condivisione dei documenti in formato elettronico ;
- La dematerializzazione fiscale in conformità alle direttive europee;
- La firma digitale con lo stesso valore di quella scritta a mano;
- Più sicurezza negli scambi mail più affidabilità nella firma di un terzo;
- Riduzione dei costi alla base dei documenti cartacei;
- Archiviazione elettronica automatica dei vostri documenti HR;
- Lavoro collaborativo più facile e centralizzazione delle informazioni;
- Semplificazione dei processi e maggior praticità nello scambio dati;
- Strategia globale di trasformazione digitale e l’azienda viene percepita come innovativa;
- Riduzione delle trasferte necessarie per recuperare i documenti cartacei firmati;
- Strumento ideale per televendite o commercio senza punti vendita;
- Approccio CSR benefico per l’ambiente;
- L'integrità dei documenti firmati, non possono essere modificati una volta apposta la firma, in quanto qualsiasi modifica risulta evidente;
- Nella maggior parte dei casi i software sono compatibili con i sistemi Windows e Vista;
- Nella maggior parte dei casi i software sono utilizzabili da qualsiasi dispositivo;
- Risparmio dei tempi: grazie a un software di firma digitale si possono firmare e inviare i documenti immediatamente;
- Spesso questi software permettono anche di compilare i documenti.
Inconvenienti
- Attenzione alle falle nella sicurezza che potrebbero portare ad un leak di dati confidenziali e ad un abuso della vostra identità.
- Un documento firmato digitalmente può essere facilmente falsificato da individui malintenzionati.
Come scegliere un software per la firma digitale?
I software per la firma digitale possono essere proposti in SaaS o su installazione interna. Le due soluzioni di dematerializzazione possiedono vantaggi e svantaggi.
Saas :
- Installazione rapida e maggiore flessibilità grazie ad una possibilità di evoluzione;
- servizio di supporto tecnico per ogni malfunzionamento;
- possibilità di consultare i dati ovunque siate purché siate connessi ad internet;
- scaglionamento delle spese perché i servizi SaaS sono spesso offerti tramite abbonamento mensili e con offerte flessibili;
- la performance degli strumenti di archiviazione elettronica e firma digitale ;
- un approccio più responsabile perché necessita meno materiale informatico.
- il software ha una versione in cloud che permette di usare il software online su un sito senza dover effettuare il download.
Software locale :
- la sicurezza dei dati che sono archiviati su server interni all’azienda ;
- una spesa unica mentre il SaaS sul lungo termine può rivelarsi più dispendioso e i componenti aggiuntivi spesso si rivelano costosi;
- è un software che vi appartiene al contrario di quello SaaS che potrebbe essere pericolo se l’editor non si rivela affidabile.
Applicazione
- Utilizzabile in qualsiasi luogo e momento;
- le app permettono di gestire le urgenze.
I migliori software per la firma digitale
- FirmaCerta
- Firma digitale certificata
- Actainfo
- Software Dike
- Digital Signature Service.
- DigitalSign Reader.
- Firma OK!
- PkNet.
- Acrobat Reader DC pour la signature des document PDF.
- Aruba.
