File sharing software: guida all'acquisto
Che cos'è un software di file sharing online?
Definizione
Il software di file sharing online include strumenti essenziali per fornire l'accesso remoto o la condivisione dei vari documenti di un'organizzazione. Questo permetterà ad ogni dipendente di inserire o prendere uno o più file multimediali senza dover viaggiare o trasportare documenti cartacei.
Come funziona?
Il software di file sharing online offre generalmente una quantità abbastanza grande di spazio di archiviazione. Ogni membro con diritti amministrativi può accedere ai file nella misura desiderata. Può trasferire le cartelle e modificarle.
Per fare questo, è necessario prima di tutto abbonarsi a un fornitore. Una volta completato l'abbonamento, gli utenti possono ospitare i loro documenti nel cloud. Con questa tecnologia, hanno la possibilità di accedere ai loro file su più computer contemporaneamente. Basta che questi dispositivi siano connessi a Internet. Questi possono essere file di grandi dimensioni come testi PDF, immagini o video. L'archiviazione online gratuita è quasi illimitata.
Quali sono le caratteristiche principali del software di file sharing SaaS?
Il software di file sharing SaaS ha molte caratteristiche, le più comuni delle quali sono le seguenti:
Una lavagna virtuale
Alcuni strumenti presentano una lavagna virtuale. Si tratta di una caratteristica essenziale per lo scambio di idee durante una videoconferenza. Ogni dipendente potrà utilizzare la propria scheda ed esprimere i propri punti di vista. Pertanto, non è necessario viaggiare per raggiungere piani d'azione concreti.
Uno spazio di lavoro legato ad un progetto specifico
Il software di file sharing online include un sistema di posta elettronica che fornisce uno spazio di discussione comune. Ogni canale è collegato ad un determinato progetto. Solo i responsabili del progetto in corso hanno la possibilità di accedere ai file ivi memorizzati. Se uno dei membri aggiunge o recupera un documento nella casella, tutti i membri interessati ricevono una notifica per seguire il flusso di lavoro in tempo reale.
Sincronizzazione dei file
Tutte le cartelle memorizzate nel software sono sincronizzate con l'account dell'utente. Questo gli permetterà di accedere ai suoi file ovunque, condividerli e modificarli. Con questi strumenti, il trasferimento è fatto rapidamente, permettendo all'amministratore di lavorare istantaneamente da un terminale collegato ad un altro.
Chi usa un software di file sharing?
Un software di file sharing è stato progettato per tutte le aziende e le associazioni che cercano strumenti web collaborativi per migliorare la comunicazione all'interno del proprio team ed evitare perdite di tempo. Si rivolge anche a tutte le strutture e gli individui alla ricerca di un'applicazione in grado di sincronizzare i file, indipendentemente dal formato, e condividerli in qualsiasi momento.
Perché utilizzare un software di file sharing online per un'azienda?
Vantaggi
- L'utilizzo di questo tipo di strumento consente di avere spazio di archiviazione online, senza preoccuparsi che le cassette postali siano piene.
- Grazie a questo software è possibile inviare rapidamente file di grandi dimensioni. Lo stesso vale per il download di file, il trasferimento e la condivisione e lo scambio di file tra i dipendenti. È semplicemente un potente strumento per la gestione dei compiti.
- Queste applicazioni consentono di risparmiare tempo nell'esecuzione di un progetto. Poiché tutti i documenti sono disponibili online, non è più necessario partecipare sempre alle riunioni. Tutto può essere fatto con una connessione internet, compresa una conferenza web.
- Ogni dipendente avrà accesso ai documenti, il che eviterà errori di comunicazione ed errori.
- Lo strumento include un'interfaccia di gestione dei diritti. Ogni utente ha una chiave di crittografia personale. I documenti riservati sono accessibili agli altri membri solo se la persona responsabile consente la condivisione di questi file.
Svantaggi
- Alcuni software di file-sharing gratuiti includono solo moduli di base, che potrebbero rallentare il tempo di lavoro invece di accelerarlo.
Come scegliere un software di condivisione file?
- Sicurezza dei dati: è importante che i file registrati online siano protetti da un protocollo di sicurezza di alto livello. Si consiglia pertanto di chiedere all'editore il grado di sicurezza dei dati.
- Volume di archiviazione: la maggior parte di questi software online offre uno spazio di archiviazione illimitato a pagamento. In questo modo è possibile conservare file di grandi dimensioni senza vincoli hardware.
- Tempo di esecuzione: se la sincronizzazione dei documenti richiede tempo, l'utente dovrà attendere prima di poter sfogliare i vari file. Affinché il processo sia completamente interattivo, è importante garantire che il software sia il più efficiente possibile.
- Costo: il prezzo del software deve corrispondere alle esigenze dell'azienda. Alcuni strumenti sono offerti gratuitamente, consentendovi di avere alcune funzionalità di base. Tuttavia, una versione a pagamento più completa è raccomandata se ci sono molti utenti.
