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Software di Gestione documenti (DMS)

Dalla loro creazione alla distruzione, voi potreste perdere traccia dei vostri documento con i software collaborativi. I Document Management Systems (DMS) all’interno dell’impresa vi aiuteranno a: 

Gestione documenti (DMS) : categorie associate

La nostra selezione di 12 software di gestione documenti (dms)

Dokmee

Soluzione di gestione dei contenuti elettronici (ECM)

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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente con un software di gestione documentale. Organizza, archivia e condividi facilmente i tuoi file.

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Dokmee è un software di gestione documentale che ti aiuta a organizzare i tuoi documenti in modo semplice ed efficace. Puoi creare cartelle, etichettare i documenti, assegnare permessi di accesso e molto altro ancora. Dokmee ti aiuta a risparmiare tempo e a evitare errori nella gestione dei tuoi documenti.

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GlobalSearch

Software per la gestione di documenti

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Gestisci facilmente i tuoi documenti con questo software di gestione documentale. Ottimizza la ricerca con la scansione OCR e la ricerca full-text.

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Con questo software, puoi organizzare i documenti in modo efficace grazie alla gestione dei metadati e alla possibilità di creare flussi di lavoro personalizzati. Inoltre, la funzione di accesso remoto ti consente di accedere ai tuoi documenti da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento.

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LogicalDOC

Software di gestione documentale

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4.5
Sulla base di +200 recensioni
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Gestione documentale facile e veloce con funzionalità avanzate come ricerca intelligente e condivisione sicura dei file.

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Con LogicalDOC, potrai gestire i tuoi documenti in modo efficiente grazie alla possibilità di organizzare i file in cartelle e sottocartelle, di creare tag personalizzati e di assegnare permessi di accesso ai vari utenti. Inoltre, la piattaforma offre anche la possibilità di integrarsi con altri software e di personalizzare l'interfaccia grafica.

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OpenKM

Gestione Documentale Avanzata per le Aziende Moderne

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4.7
Sulla base di 69 recensioni
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Software per gestione documenti che semplifica la gestione dei file e la collaborazione tra i membri del team.

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Grazie alla sua interfaccia intuitiva, la soluzione permette di organizzare facilmente i documenti in cartelle, assegnare permessi di accesso e monitorare le modifiche apportate ai file. Inoltre, la funzionalità di condivisione dei documenti consente di lavorare in modo collaborativo, migliorando l'efficienza del team.

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Google Docs

Collaborazione in Tempo Reale per la Vostra Scrittura

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4.7
Sulla base di +200 recensioni
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Software per la gestione di documenti online. Collaborazione in tempo reale, accesso da qualsiasi dispositivo e condivisione facilitata.

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Con Google Docs, puoi creare, modificare e condividere documenti con altri utenti in tempo reale. Grazie alla piattaforma web-based, è possibile accedere ai propri file ovunque ci si trovi e in qualunque momento, anche offline. Inoltre, la condivisione dei documenti è resa semplice grazie alla possibilità di invitare altri utenti tramite email o link.

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SharePoint

Piattaforma collaborativa

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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente con questo software di gestione documentale.

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Con questo software, puoi organizzare, condividere e archiviare documenti in modo facile e sicuro. Inoltre, offre funzioni di ricerca avanzate e la possibilità di creare workflow personalizzati per automatizzare i processi aziendali.

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Outmind

Motore di ricerca intelligente collegato a strumenti interni

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Versione a pagamento da 390,00 € /mese

Gestione documentale completa e intuitiva per organizzare, archiviare e condividere i tuoi file in modo sicuro e veloce.

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Con Outmind puoi creare cartelle personalizzate, assegnare permessi di accesso, monitorare le modifiche e cercare documenti con parole chiave. La soluzione perfetta per ridurre il disordine e migliorare la collaborazione.

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I punti di forza di Outmind

check Trova rapidamente le informazioni che stai cercando nei tuoi

check Anteprima e classificazione nell'interfaccia

check Certificazione GDPR, ISO 27001:2013, SSAE16, SOC1, SOC2, SOC

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Amagno

Gestione e archiviazione dei documenti

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Versione a pagamento da 17,00 € /mese

Ottimizza la gestione dei documenti aziendali grazie ad un software specializzato.

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Amagno è un sistema di gestione documentale che semplifica la ricerca, la condivisione e la sicurezza dei file aziendali. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alla sua compatibilità con diversi formati, Amagno è la soluzione ideale per migliorare l'efficienza del flusso di lavoro.

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JDOC

Software gestione elettronica documenti

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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente grazie a questo software di gestione documentale. Automatizza i processi e semplifica il lavoro di squadra.

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Il software di gestione documentale ti consente di organizzare i tuoi documenti, tracciare le modifiche e controllare l'accesso. Puoi creare flussi di lavoro personalizzati e collaborare con il tuo team in tempo reale.

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TopMedia Social NED

Software collaborativo di gestione documenti

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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente con il software di gestione documentale di TopMedia Social NED. Organizza, condividi e accedi ai tuoi file in modo sicuro e facile.

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Grazie alla sua interfaccia intuitiva, puoi creare una struttura di cartelle personalizzata per organizzare i tuoi documenti. Inoltre, il software offre funzionalità di condivisione dei documenti, controllo delle versioni e accesso remoto ai file, rendendo la collaborazione tra team semplice e veloce.

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Globe Arket

piattaforma collaborativa di gestione documenti

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Software per la gestione documentale che semplifica l'organizzazione e la condivisione dei file.

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Globe Arket è una soluzione SaaS che permette di centralizzare i documenti in un unico posto, facilitando la ricerca e il recupero di informazioni. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, è facile condividere file con i membri del team e collaborare su progetti in tempo reale.

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Google Drive

Condividi e crea documenti

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4.8
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Versione a pagamento da 1,99 USD /mese

Gestisci e condividi i tuoi documenti ovunque tu sia con un software di gestione documenti online.

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Con la possibilità di archiviare, condividere e collaborare in tempo reale su documenti, fogli di calcolo e presentazioni, questo software di gestione documenti online ti offre la libertà di lavorare dove e quando vuoi.

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Cos’è un software DMS?

Definizione

I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Come funzionano?

I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) : 

  • Per consultare i documenti o chiedere il diritto di accesso
  • Per modificare i documenti
  • Per la condivisione
  • Per arricchire i database
  • Per eliminare degli elementi

L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.

Quali sono le principali funzionalità di un software DMS?

La digitalizzazione dei documenti

Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa: 

  • Fate upload dei documenti digitalizzati attraverso un semplice drag and drop all’interno di una cartella o sottocartella
  • Utilizzate la tecnologia OCR e fotografate i cartacei dallo smartphone
  • Sincronizzate il software alla mail

Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::

  • Tutti vostri documenti: amministrativi, contratti, buste paghe, ordini, fatture fornitori e clienti ed ecc
  • Tutti i formati: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Image, video, Google Doc, Sharepoint ed ecc

Per archiviare correttamente i vostri documenti,  dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli  inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.

La gestione dei documenti nel software

Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS: 

  • Consultazione documenti
  • Gestione dei contenuti all’interno dell’impresa
  • Modifiche simultanee e condivise
  • Condivisione nominativa o di gruppo
  • Salvataggio dei dati e cronologia delle modifiche
  • Aggiunta di commenti e tag

Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio: 

  • Una domanda di consultazione o download di un documento sensibile
  • Una domanda di condivisione di un documento con una persona interna o esterna (cliente, partner) 
  • Una modifica che necessita approvazione a monte:  nomi, cancellazione, archiviazione elettronica ed ecc
  • ecc.

L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.


Lo spazio di lavoro collaborativo

Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:

  • Condividere documenti (intranet o extranet)
  • Discussioni su chat e realizzare sondaggi
  • Utilizzare task management
  • Ricevere notifiche
  • Consultare l’agenda dell’equipe o di un membro

Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e  modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.

Uno strumento di cyber sicurezza 

Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:

  • Cifrature con certificati SSL
  • Cloud security in datacenter protetti
  • Autenticazione multi-fattore e multi-periferica (NFC, IP, orarie, biometriche, QR Code ed ecc)

Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.

Chi utilizza uno strumento DMS?

Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.

Perchè utilizzare i sistemi DMS in azienda?

La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.

Vantaggi

  • Mai più supporto cartacei, i documenti sono classificati online e facilmente accessibili
  • Facilita la gestione di progetti collaborativi tra i membri di un team
  • Risparmio di tempo e guadagno in produttività
  • Protezione contro il furto di dati e la falsificazione
  • Soluzione di cloud computing
  • Compatibile con tutti i sistemi ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, ecc.)e tutti gli elementi del sistema informativo (CRM, CMS,Social network aziendale, CAD,ecc.)

Svantaggi

  • In caso di malfunzionamenti rischiate di perdere tutto se non avete precedentemente provveduto ad un backup esterno
  • Utilizzare il cloud del fornitore può essere rischioso se interrompe la sua attività
  • Prima di sviluppare un sistema DMS, bisogna assicurarsi una clausola di reversibilità dei dati in caso di interruzione contrattuale
  • Rischi di problemi di sincronizzazione se due individue modificano il documento in contemporanea

Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS

Soluzioni complementari ai DMS

Software di Gestione documenti (DMS): FAQ

Come funziona un software di gestione documentale?

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Un software di gestione documentale consente di organizzare, archiviare e condividere documenti digitali in modo efficace. I documenti vengono caricati nel sistema e indicizzati per facilitare la ricerca. Il software può anche gestire i permessi di accesso dei singoli utenti e tracciare le modifiche apportate ai documenti.

Quali sono le caratteristiche da cercare quando si cerca un software di gestione documentale?

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Una buona soluzione di gestione documentale dovrebbe offrire funzionalità come la ricerca avanzata, la gestione dei permessi di accesso, l'integrazione con altri software, la possibilità di automatizzare i processi di approvazione e la gestione dei flussi di lavoro.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale per la mia azienda?

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La gestione documentale aiuta a ridurre la carta, migliorare l'organizzazione e la produttività, aumentare la sicurezza dei dati, semplificare la conformità normativa e ridurre i costi di archiviazione e gestione dei documenti.

Quali sono le migliori opzioni di software di gestione documentale?

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Alcune delle migliori opzioni di software di gestione documentale includono Microsoft SharePoint, DocuWare, Alfresco, M-Files e OpenText.

Quali sono le alternative gratuite al software di gestione documentale che posso provare?

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Alcune alternative gratuite al software di gestione documentale includono Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoho Docs e OpenKM. Tuttavia, questi potrebbero non offrire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione documentale completa.