Dalla loro creazione alla distruzione, voi potreste perdere traccia dei vostri documento con i software collaborativi. I Document Management Systems (DMS) all’interno dell’impresa vi aiuteranno a:
Corona DMS è un software avanzato per la gestione documentale che aiuta le aziende a ottimizzare la gestione e l'organizzazione dei documenti.
Destinato a PMI e grandi imprese, questo strumento offre ricerca rapida, archiviazione automatica e condivisione sicura, distinguendosi per efficienza e praticità.
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CuadraSTAR SKCA è un software all'avanguardia progettato per la gestione documentale ottimale.
Destinato ad aziende di tutte le dimensioni, offre funzionalità avanzate come l'archiviazione semplificata, la ricerca intelligente e l'integrazione flessibile nei sistemi esistenti.
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DeliveryWare è la soluzione ideale per ottimizzare le operazioni logistiche di aziende di e-commerce.
Destinato a manager e responsabili delle spedizioni, offre un'integrazione semplice con piattaforme esistenti e un sistema di tracking in tempo reale, distinguendosi dai competitor per la sua flessibilità e scalabilità.
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DocBoss è una piattaforma ideale per aziende ingegneristiche e manifatturiere, semplificando la gestione documentale complessa.
Offre funzionalità chiave come automazione della documentazione e controllo completo sui flussi di lavoro, superando le soluzioni tradizionali con efficienza e precisione.
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Doccept offre una soluzione di gestione documentale intuitiva per aziende di ogni dimensione, migliorando l'organizzazione e l'accesso ai documenti.
Le sue caratteristiche distintive includono l'automazione dei processi, la gestione dei flussi di lavoro e l'integrazione personalizzata.
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DocXellent è una soluzione software avanzata per la gestione documentale destinata alle aziende che cercano di ottimizzare i flussi di lavoro.
Offre funzionalità di automazione dei documenti, accesso centralizzato e collaborazione in tempo reale, distinguendosi come una delle migliori opzioni nel settore.
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DOMA ekdb è una piattaforma avanzata per la gestione dei dati, dedicata a medie e grandi imprese.
Facilita l'organizzazione delle informazioni e migliora la collaborazione con il suo motore di ricerca potente e strumenti di analisi dettagliati, superando i concorrenti in efficienza e flessibilità.
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Echo Publish è un potente software progettato per editori e creatori di contenuti. Offre strumenti avanzati per l'organizzazione editoriale, facilitando la collaborazione tra team.
Con automazione del flusso di lavoro e gestione centralizzata, distingue Echo Publish dalla concorrenza.
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Gestisci facilmente i tuoi documenti digitali con un software intuitivo e personalizzabile per il tuo business.
Con la possibilità di organizzare, condividere e proteggere i tuoi documenti in modo centralizzato, questo software ti permette di aumentare l'efficienza del tuo team e migliorare la collaborazione tra i membri.
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Ennov Doc è una soluzione software progettata per ottimizzare la gestione documentale delle aziende.
Ideale per PMI e grandi imprese, offre automazione dei processi, integrazione fluida e accesso remoto ai documenti, distinguendosi per la sua flessibilità e facilità d'uso.
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FileBound è una soluzione avanzata di gestione documentale, ideale per PMI e grandi aziende che cercano di ottimizzare i loro processi di documentazione.
Offre integrazione flessibile con sistemi esistenti, automazione dei flussi di lavoro e accessibilità mobile per garantire un'esperienza d'uso superiore.
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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente grazie a un software di gestione documentale. Organizza, archivia e condividi i tuoi file in modo sicuro e veloce.
Il software di gestione documentale ti permette di automatizzare i processi, ridurre il tempo di ricerca dei documenti e migliorare la collaborazione tra i membri del team. Grazie alla gestione dei permessi, puoi garantire la sicurezza dei tuoi dati.
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FileNet Content Manager è una soluzione avanzata per la gestione dei contenuti aziendali, mirata a grandi imprese che necessitano di ottimizzare la gestione documentale.
Offre funzionalità potenti come l'automazione dei processi, integrazione flessibile e gestione centralizzata dei contenuti per migliorare l'efficacia operativa.
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FileStar Document Manager è una soluzione all'avanguardia per la gestione documentale, ideale per aziende e professionisti.
Converte, organizza e automatizza un'ampia gamma di documenti digitali, distinguendosi per la sua versatilità e integrazione con molteplici formati.
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I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni.
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.
I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) :
L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.
Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa:
Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::
Per archiviare correttamente i vostri documenti, dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.
Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS:
Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio:
L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.
Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:
Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.
Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:
Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.
Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.
La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.
Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS
Un software di gestione documentale consente di organizzare, archiviare e condividere documenti digitali in modo efficace. I documenti vengono caricati nel sistema e indicizzati per facilitare la ricerca. Il software può anche gestire i permessi di accesso dei singoli utenti e tracciare le modifiche apportate ai documenti.
Una buona soluzione di gestione documentale dovrebbe offrire funzionalità come la ricerca avanzata, la gestione dei permessi di accesso, l'integrazione con altri software, la possibilità di automatizzare i processi di approvazione e la gestione dei flussi di lavoro.
La gestione documentale aiuta a ridurre la carta, migliorare l'organizzazione e la produttività, aumentare la sicurezza dei dati, semplificare la conformità normativa e ridurre i costi di archiviazione e gestione dei documenti.
Alcune delle migliori opzioni di software di gestione documentale includono Microsoft SharePoint, DocuWare, Alfresco, M-Files e OpenText.
Alcune alternative gratuite al software di gestione documentale includono Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoho Docs e OpenKM. Tuttavia, questi potrebbero non offrire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione documentale completa.
