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Software di Gestione documenti (DMS)

Dalla loro creazione alla distruzione, voi potreste perdere traccia dei vostri documento con i software collaborativi. I Document Management Systems (DMS) all’interno dell’impresa vi aiuteranno a: 

Gestione documenti (DMS) : categorie associate

La nostra selezione di 97 software di gestione documenti (dms)

bSource

Gestione documentale avanzata per aziende italiane

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Sistema di gestione documentale avanzato con archiviazione sicura, accesso multi-utente e funzionalità di collaborazione in tempo reale.

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bSource è un sistema di gestione documentale che offre una serie di funzionalità innovative per migliorare l'efficienza aziendale. Include archiviazione sicura dei documenti, accesso multi-utente e la possibilità di collaborare in tempo reale tra i membri del team. Inoltre, viene fornita una ricerca intuitiva che facilita il recupero dei file e un'interfaccia user-friendly che semplifica l'esperienza degli utenti. Ideale per organizzazioni di qualsiasi dimensione che cercano di ottimizzare la propria gestione documentale.

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CERF

Innovativo Software di Gestione Documentale

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Soluzione completa per la gestione dei documenti, con archiviazione sicura, accesso condiviso, controllo delle versioni e strumenti di ricerca avanzati.

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CERF è una potente piattaforma di gestione dei documenti che offre archiviazione sicura e accesso condiviso per facilitare la collaborazione. Le sue funzionalità includono il controllo delle versioni, assicurando che gli utenti lavorino sull'ultima versione del documento, e strumenti di ricerca avanzati che permettono di trovare rapidamente file e informazioni. Ideale per aziende che cercano efficienza nella gestione dei documenti e sicurezza nell'accesso ai dati sensibili.

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ContractWorks

Gestione Contratti Efficiente per Aziende

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4.8
Sulla base di +200 recensioni
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Sistema di gestione documentale con funzioni per la creazione, archiviazione e ricerca di contratti. Include controlli di accesso e notifiche per le scadenze.

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ContractWorks è un sistema di gestione documentale avanzato, progettato per semplificare la creazione, l'archiviazione e la ricerca di contratti. Consente agli utenti di impostare controlli di accesso personalizzati e ricevere notifiche automatiche per le scadenze imminenti. Grazie a una semplice interfaccia utente, facilita il monitoraggio delle revisioni e l'automazione dei processi di approvazione, migliorando così l'efficienza aziendale.

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Corona DMS

Innovativa gestione documentale per aziende smart

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Sistema intuitivo per la gestione di documenti, con funzioni di archiviazione, ricerca avanzata e collaborazione in tempo reale.

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Corona DMS offre un sistema intuitivo per la gestione dei documenti, facilitando l'archiviazione sicura e l'accesso rapido attraverso la ricerca avanzata. Inoltre, permette la collaborazione in tempo reale, consentendo agli utenti di lavorare insieme su documenti condivisi e migliorare l'efficienza del flusso di lavoro. La sua interfaccia user-friendly rende semplice l'adozione e l'utilizzo da parte di tutti i membri del team, rendendolo una scelta ideale per le aziende che cercano soluzioni efficaci nella gestione documentale.

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CuadraSTAR SKCA

La tua soluzione avanzata per la gestione documentale

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Gestisce documenti in modo efficiente, offre archiviazione sicura e supporta il lavoro collaborativo, semplificando il flusso di lavoro e l'accesso alle informazioni.

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CuadraSTAR SKCA è una soluzione completa per la gestione dei documenti che consente un'archiviazione sicura e organizzata. Facilita il lavoro collaborativo grazie a funzioni di condivisione e accesso simultaneo, migliorando l'efficienza nel flusso di lavoro. Con strumenti avanzati di ricerca e categorizzazione, gli utenti possono trovare rapidamente le informazioni necessarie, ottimizzando così la produttività generale dell'organizzazione.

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DeliveryWare

Efficienza Logistica Avanzata per E-commerce

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Gestione documentale avanzata, ottimizzazione dei flussi di lavoro, archiviazione sicura e accesso facile ai file da qualsiasi dispositivo. Soluzioni scalabili per le aziende.

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DeliveryWare offre una gestione documentale avanzata che semplifica l'organizzazione e l'archiviazione dei file. Include strumenti per l'ottimizzazione dei flussi di lavoro e funzioni di sicurezza avanzate, garantendo che i documenti siano accessibili facilmente da qualsiasi dispositivo. È scalabile, permettendo alle aziende di adattare la soluzione alle proprie esigenze in crescita, migliorando così l'efficienza operativa complessiva.

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DocBoss

Soluzione Gestione Documentale per Progetti Tecnici

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Sistema completo per la gestione dei documenti, con funzionalità di archiviazione, ricerca avanzata e condivisione sicura.

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DocBoss si presenta come un sistema completo per la gestione dei documenti, offrendo strumenti di archiviazione efficienti che permettono di organizzare facilmente file e informazioni. La funzione di ricerca avanzata consente agli utenti di trovare rapidamente i documenti necessari, mentre le opzioni di condivisione sicura garantiscono la protezione delle informazioni sensibili. Questo software è ideale per aziende che cercano un modo efficace per gestire e collaborare su documenti in modo sicuro.

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Doccept

Sistema di Gestione Documentale Efficiente e Flessibile

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4.8
Sulla base di 26 recensioni
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Soluzione completa per la gestione documentale, con funzionalità di archiviazione, ricerca avanzata e collaborazione in tempo reale per migliorare l'efficienza del lavoro.

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Doccept è una soluzione innovativa per la gestione documentale che offre strumenti essenziali come archiviazione sicura, sistema di ricerca avanzato per ritrovare rapidamente i documenti e opzioni di collaborazione in tempo reale. Ideale per le aziende che desiderano semplificare i flussi di lavoro e migliorare la produttività, il software permette un accesso facile ai documenti da qualsiasi luogo. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, facilita l'adozione da parte degli utenti.

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DocXellent

Gestione Documentale Efficiente per Aziende Moderni

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4.6
Sulla base di 14 recensioni
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Gestione documentale semplificata con archiviazione, condivisione e collaborazione in tempo reale. Ottimizza i flussi di lavoro e migliora l'organizzazione dei documenti.

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Il software offre una gestione completa dei documenti, consentendo l'archiviazione sicura, la condivisione facilitata e la collaborazione in tempo reale tra gli utenti. Grazie a strumenti avanzati per la ricerca e la categorizzazione, aiuta a ottimizzare i flussi di lavoro aziendali, migliorando notevolmente l'organizzazione e la produttività. Le funzionalità di tracking delle modifiche assicurano che ogni revisione sia monitorata per evitare conflitti durante le collaborazioni.

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DOMA ekdb

Soluzione Innovativa per la Gestione dei Dati

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Sistema completo per la gestione dei documenti, offre archiviazione sicura, condivisione facilitata e funzionalità di ricerca avanzata per ottimizzare il flusso di lavoro.

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DOMA ekdb è una soluzione all'avanguardia per la gestione dei documenti. Permette un'archiviazione sicura e organizzata con una facile condivisione tra team. Le sue funzionalità di ricerca avanzata rendono semplice recuperare informazioni critiche, migliorando l'efficienza del flusso di lavoro. Inoltre, supporta l'integrazione con altre applicazioni aziendali, garantendo un ecosistema digitale completo per ottimizzare la produttività e ridurre i tempi di ricerca.

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Echo Publish

Soluzione innovativa per la gestione editoriale

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5.0
Sulla base di 1 recensioni
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Un sistema di gestione documentale che offre organizzazione, condivisione e sicurezza per file e informazioni aziendali. Ideale per flussi di lavoro collaborativi.

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Echo Publish è un sistema di gestione documentale completo che permette di organizzare, condividere e proteggere file e informazioni aziendali. Con funzionalità avanzate come la gestione dei flussi di lavoro e il controllo delle versioni, facilita la collaborazione tra team e migliora l'efficienza operativa. Inoltre, offre strumenti di ricerca rapida e interfacce intuitive, rendendo l'archiviazione e l'accesso ai documenti semplice e veloce.

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Documentum

Gestione Documentale Avanzata per Aziende Moderne

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Gestisci facilmente i tuoi documenti digitali con un software intuitivo e personalizzabile per il tuo business.

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Con la possibilità di organizzare, condividere e proteggere i tuoi documenti in modo centralizzato, questo software ti permette di aumentare l'efficienza del tuo team e migliorare la collaborazione tra i membri.

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Ennov Doc

Gestione Documentale Avanzata per Aziende

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3.8
Sulla base di 12 recensioni
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Gestione documentale efficace con controllo delle versioni, accesso sicuro e collaborazioni in tempo reale. Ottimizza flussi di lavoro e riduce i tempi di ricerca.

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Ennov Doc è una soluzione completa per la gestione documentale, che offre strumenti avanzati come il controllo delle versioni, sicurezza dei dati e funzionalità per collaborazioni in tempo reale. Facilita l'organizzazione dei documenti, ottimizza i flussi di lavoro e migliora l'efficienza nella ricerca delle informazioni, permettendo agli utenti di accedere facilmente ai contenuti critici da qualsiasi dispositivo.

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FileBound Document Management

Gestione Documentale Efficiente e Facilità Operativa

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Un sistema completo per la gestione dei documenti che offre archiviazione sicura, accesso mobile, flussi di lavoro automatizzati e integrazioni con vari strumenti aziendali.

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FileBound Document Management è una soluzione all-in-one per le aziende che desiderano ottimizzare la gestione dei documenti. Offre archiviazione sicura e accesso mobile, permettendo agli utenti di accedere ai file ovunque si trovino. Inoltre, le funzionalità di automazione dei flussi di lavoro semplificano i processi aziendali, riducendo i tempi di attesa e aumentando l'efficienza. Le integrazioni con diversi strumenti aziendali rendono FileBound una scelta versatile e compatibile per ogni tipo di organizzazione.

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FileHold

Soluzione avanzata di gestione documentale

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4.8
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Gestisci i tuoi documenti in modo efficiente grazie a un software di gestione documentale. Organizza, archivia e condividi i tuoi file in modo sicuro e veloce.

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Il software di gestione documentale ti permette di automatizzare i processi, ridurre il tempo di ricerca dei documenti e migliorare la collaborazione tra i membri del team. Grazie alla gestione dei permessi, puoi garantire la sicurezza dei tuoi dati.

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FileNet Content Manager

Gestione Efficiente dei Contenuti Aziendali

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5.0
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Gestisce documenti in modo sicuro, facilitando archiviazione, ricerca e condivisione, con strumenti di automazione per i flussi di lavoro aziendali.

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FileNet Content Manager è una soluzione avanzata per la gestione dei documenti, che offre funzionalità per archiviare, cercare e condividere contenuti in modo sicuro. Supporta processi aziendali attraverso l'automazione dei flussi di lavoro, migliorando l'efficienza e riducendo i rischi associati alla gestione manuale delle informazioni. Grazie a strumenti intuitivi e un'interfaccia user-friendly, offre agli utenti la possibilità di accedere facilmente ai documenti necessari in qualsiasi momento.

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FileStar Document Manager

Gestione Documentale Avanzata e Multifunzionale

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3.3
Sulla base di 3 recensioni
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Gestione documentale efficiente con archiviazione, condivisione e ricerca avanzata. Strumenti per collaborazioni in tempo reale e integrazioni con altre applicazioni.

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FileStar Document Manager offre una gestione documentale completa, consentendo di archiviare, condividere e cercare i documenti in modo intuitivo. Le funzionalità di collaborazione in tempo reale migliorano la comunicazione tra i team, mentre le integrazioni con altre applicazioni facilitano l'ottimizzazione dei flussi di lavoro. Grazie a un'interfaccia user-friendly e strumenti avanzati di ricerca, risulta semplice trovare le informazioni necessarie rapidamente.

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Gestione documenti (DMS) software: guida all'acquisto

Cos’è un software DMS?

Definizione

I Document Management System (o DMS) sono applicazioni web che vi permettono di archiviare tutti i documenti dell’impresa (fatture, buste paghe, ordini, documenti tecnici, mail, video ed ecc) all’interno di un cloud che consenta l’accesso per eventuali modifiche e consultazioni
I software DMS più popolari : iExtranet, Zeendoc, Jalios, FlyDoc, Kimios, Esker on Demand, Zoho Docs, Ftopia.

Come funzionano?

I software DMS centralizzano e organizzano i vostri documenti digitali. Proposti in SaaS, i vostri collaboratori si connettono allo strumento da un browser web (PC, Smartphone o tablet) : 

  • Per consultare i documenti o chiedere il diritto di accesso
  • Per modificare i documenti
  • Per la condivisione
  • Per arricchire i database
  • Per eliminare degli elementi

L’admin può gestire i diritti di accesso dei collaboratori allo strumento e ai documenti: sola lettura, modifiche, condivisione, accesso negato.
L’offerta dell’editor include generalmente uno spazio di archiviazione cloud. Tuttavia, si può interfacciare con il vostro sistema di archiviazione.

Quali sono le principali funzionalità di un software DMS?

La digitalizzazione dei documenti

Innanzitutto, importate tutti i documenti della vostra impresa: 

  • Fate upload dei documenti digitalizzati attraverso un semplice drag and drop all’interno di una cartella o sottocartella
  • Utilizzate la tecnologia OCR e fotografate i cartacei dallo smartphone
  • Sincronizzate il software alla mail

Per semplificare l’archiviazione dei documenti cartacei, potete collegare il software al vostro scanner, fotocopiatrice o copiatrice digitale.
Il programma prende in carico::

  • Tutti vostri documenti: amministrativi, contratti, buste paghe, ordini, fatture fornitori e clienti ed ecc
  • Tutti i formati: PDF, Word, Excel, Powerpoint, Image, video, Google Doc, Sharepoint ed ecc

Per archiviare correttamente i vostri documenti,  dovete strutturare i documenti secondo una concatenazione logica (autore, progetto, equipe, funzione ed ecc) e riordinare i documenti all’interno delle diverse cartelle e sotto-cartelle. Allo stesso modo, potrete trovarli  inserendo le parole chiave nel motore di ricerca dello strumento.Lo strumento informatico riconosce i documenti con formato simile e li indicizza automaticamente. Per esempio, le fatture sono tutte raccolte nella cartella “fatture”.

La gestione dei documenti nel software

Le funzioni seguenti sono alla base della gestione DMS: 

  • Consultazione documenti
  • Gestione dei contenuti all’interno dell’impresa
  • Modifiche simultanee e condivise
  • Condivisione nominativa o di gruppo
  • Salvataggio dei dati e cronologia delle modifiche
  • Aggiunta di commenti e tag

Certi documenti hanno bisogno di utilizzare i motori di workflow per gestire domande e diritti. Per esempio: 

  • Una domanda di consultazione o download di un documento sensibile
  • Una domanda di condivisione di un documento con una persona interna o esterna (cliente, partner) 
  • Una modifica che necessita approvazione a monte:  nomi, cancellazione, archiviazione elettronica ed ecc
  • ecc.

L’amministratore del documento o dell’applicazione è automaticamente notificato della domanda e può accettarla o respingerla. Un documento condiviso notifica via mail gli interessati. Uno troppo voluminoso può essere inviato per mail attraverso un link scaricabile.


Lo spazio di lavoro collaborativo

Certe soluzioni DMS includono un portale collaborativo per progetti sul quale il gruppo può:

  • Condividere documenti (intranet o extranet)
  • Discussioni su chat e realizzare sondaggi
  • Utilizzare task management
  • Ricevere notifiche
  • Consultare l’agenda dell’equipe o di un membro

Con la funzione di sincronizzazione del programma, voi avrete a disposizione sul vostro desktop una cartella che indica tutti gli elementi del vostro drive. Potrete consultare i documenti e  modificarli se ne avrete diritto. I documenti modificati localmente sono automaticamente caricati e sia nel software DMS che nella mail professionale dei dipendenti interessati.
In modalità offline, si sincronizzerà automaticamente una volta ristabilita la connessione.

Uno strumento di cyber sicurezza 

Gli editor delle soluzioni CMS propongono differenti livelli di sicurezza per garantire l’integrità dei dati:

  • Cifrature con certificati SSL
  • Cloud security in datacenter protetti
  • Autenticazione multi-fattore e multi-periferica (NFC, IP, orarie, biometriche, QR Code ed ecc)

Certe soluzioni integrano le funzionalità chiave delle casseforti digitali altre della firma elettronica o dell’archiviazione digitale con valore legale.

Chi utilizza uno strumento DMS?

Dematerializzare i documenti è una tendenza attuale che rende i documenti accessibili e condivisibili. Una micro impresa o PMI si può accontentare di una cartella su disco rigido, una suite office e una protezione dall’esterno. Un ufficio commercialista, una collettività locale, una grande impresa ed ecc hanno tutto l’interesse di installare una soluzione DMS per gestire le conoscenze.
Queste soluzioni sono solitamente installate dal reparto sistemi informativi e utilizzare per differenti servizi come la gestione dei contratti, migliorare l’esperienza e il rapporto col cliente ed ecc.

Perchè utilizzare i sistemi DMS in azienda?

La dematerializzazione dei documenti permette di gestire il ciclo di vita di tutti i documenti eliminando l’archiviazione cartacea laboriosa. Tuttavia, presenta dei limiti.

Vantaggi

  • Mai più supporto cartacei, i documenti sono classificati online e facilmente accessibili
  • Facilita la gestione di progetti collaborativi tra i membri di un team
  • Risparmio di tempo e guadagno in produttività
  • Protezione contro il furto di dati e la falsificazione
  • Soluzione di cloud computing
  • Compatibile con tutti i sistemi ERP (SAP, Oracle, Infor, Sage, Microsoft, ecc.)e tutti gli elementi del sistema informativo (CRM, CMS,Social network aziendale, CAD,ecc.)

Svantaggi

  • In caso di malfunzionamenti rischiate di perdere tutto se non avete precedentemente provveduto ad un backup esterno
  • Utilizzare il cloud del fornitore può essere rischioso se interrompe la sua attività
  • Prima di sviluppare un sistema DMS, bisogna assicurarsi una clausola di reversibilità dei dati in caso di interruzione contrattuale
  • Rischi di problemi di sincronizzazione se due individue modificano il documento in contemporanea

Per più dettagli consultate la nostra guida sul DMS

Soluzioni complementari ai DMS

Software di Gestione documenti (DMS): FAQ

Come funziona un software di gestione documentale?

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Un software di gestione documentale consente di organizzare, archiviare e condividere documenti digitali in modo efficace. I documenti vengono caricati nel sistema e indicizzati per facilitare la ricerca. Il software può anche gestire i permessi di accesso dei singoli utenti e tracciare le modifiche apportate ai documenti.

Quali sono le caratteristiche da cercare quando si cerca un software di gestione documentale?

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Una buona soluzione di gestione documentale dovrebbe offrire funzionalità come la ricerca avanzata, la gestione dei permessi di accesso, l'integrazione con altri software, la possibilità di automatizzare i processi di approvazione e la gestione dei flussi di lavoro.

Quali sono i vantaggi della gestione documentale per la mia azienda?

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La gestione documentale aiuta a ridurre la carta, migliorare l'organizzazione e la produttività, aumentare la sicurezza dei dati, semplificare la conformità normativa e ridurre i costi di archiviazione e gestione dei documenti.

Quali sono le migliori opzioni di software di gestione documentale?

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Alcune delle migliori opzioni di software di gestione documentale includono Microsoft SharePoint, DocuWare, Alfresco, M-Files e OpenText.

Quali sono le alternative gratuite al software di gestione documentale che posso provare?

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Alcune alternative gratuite al software di gestione documentale includono Google Drive, Dropbox, OneDrive, Zoho Docs e OpenKM. Tuttavia, questi potrebbero non offrire tutte le funzionalità di una soluzione di gestione documentale completa.